Курсовик1
Корзина 0 0 руб.

Работаем круглосуточно

Доступные
способы
оплаты

Свыше
1 500+
товаров

Каталог товаров

Практика в архиве

В наличии
0 руб.

Скачать Практика в архиве

После нажатия кнопки В Корзину нажмите корзину внизу экрана, в случае возникновения вопросов свяжитесь с администрацией заполнив форму

Будем благодарны если Вы поддержите проект ссылка на помощь проекту


Содержание

Введение................................................................................................. 3

Глава 1. Краткая история предприятия и архива, структура архива, организация его деятельности........................................................................ 4

Глава 2. Основные задачи и функции архива.................................... 15

2.1. Организация хранения документов......................................... 15

2.2. Учёт документов архива........................................................... 24

2.3. Комплектование архива............................................................ 27

2.4. Использование документов архива.......................................... 28

Заключение........................................................................................... 30

Список литературы.............................................................................. 31


Введение

Производственно-ознакомительная практика является органической частью учебного процесса. Она необходима для закрепления теоретических знаний, полученных при изучении специальных и профилирующих предметов, для приобретения практических знаний опыта и навыков работы в сфере экономики

В период с __ ______ по __ ______ 201_ года мною была пройдена практика в ЗАО ПФ «СКБ Контур», располагающегося по адресу: 620017, г. Екатеринбург, ул. Космонавтов, д. 56. Практика проходила в архивном отделе с __.__.2_г. по __.__.2_г

Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

Задачами практики являются ознакомление с:

  • организацией работы архивного учреждения;
  • принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;
  • способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов;
  • процессом создания системы информации о содержании документов;
  • организацией всестороннего использования документальной информации.

Глава 1. Краткая история предприятия и архива, структура архива, организация его деятельности

СКБ Контур – федеральный разработчик программного обеспечения с 1988 года. В компании работает больше 1200 специалистов, которые умеют находить практичные решения самых сложных задач. Именно поэтому каждое четвертое предприятие в стране использует программные продукты данной компании.

Сегодня компания СКБ Контур сотрудничает с крупнейшими федеральными контролирующими и исполнительными органами: Федеральной налоговой службой, Пенсионным фондом, Фондом социального страхования, Федеральной службой по тарифам, Росстатом, Росинформтехнологиями и др. – и обслуживает более 1 млн клиентов по всей стране.

Фирма работаем над тем, чтобы избавить специалистов от бумажной волокиты. Разработанные программные продукты способны автоматизировать самые разные процессы:

• подготовить и сдать через Интернет отчетность в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы (ПФР, ФСС, Росстат) – система «Контур-Экстерн», сервис «Контур-Отчет ПФ»;

• наладить кадровый учет и начислить зарплату – системы «Контур-Зарплата» и «Контур-Персонал»;

• обменяться юридически значимыми документами с контрагентами посредством безбумажного юридически значимого документооборота между предприятиями;

• уточнить правовые аспекты бухгалтерской работы – система «Контур-Норматив».

Компания развивает направления:

• электронная торговля;

• услуги для повышения эффективности и продуктивности работы;

• услуги по созданию корпоративного портала, а также быстрой и недорогой разработке простейших веб-сайтов для тех, у кого их еще нет;

• организация совместной работы сотрудников с почтой, календарем, контактами.

В июле 2010 года, за день до принятия закона, федеральная IT-компании СКБ Контур представила на рынок Диадок - систему обмена электронными первичными документами:

• Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры;

• Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения);

• Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).

Технические характеристики, обеспечивающие безопасность обмена документами:

• Доступ осуществляется по сертификату электронной цифровой подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа;

• Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что обеспечивает их защиту);

• Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.

УЦ СКБ Контур предоставляет полный комплекс услуг удостоверяющего центра

• изготовление сертификатов ключей ЭЦП;

• поставка и техническое обслуживание средств криптографической защиты информации (СКЗИ);

• консультирование по использованию сертификатов ЭЦП и СКЗИ;

• ведение реестра сертификатов ключей подписей, обеспечение его актуальности и возможности свободного доступа к нему клиентов. Поддержка списка отозванных сертификатов;

• сопровождение сертификатов ЭЦП (возможность неограниченное количество раз производить смену и отзыв сертификата ЭЦП).

Удостоверяющий центр СКБ Контур – крупнейший коммерческий удостоверяющий центр России, обеспечивающий высшую степень защиты данных.

• УЦ был построен на базе сертифицированного ФСБ России программного комплекса «Удостоверяющий Центр «КриптоПро УЦ».

• УЦ СКБ Контур имеет аттестат соответствия требованиям безопасности по классу 1Г. Данный документ является гарантией высшей степени защищенности Удостоверяющего центра в области обеспечения безопасности конфиденциальных данных и коммерческой тайны.

• Обладает лицензией Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК РФ) на техническую защиту конфиденциальной информации.

• Имеет все необходимые лицензии ФСБ на продажу и техническое обслуживание средств криптографической защиты информации, а также услуги в области шифрования.

Удостоверяющий центр СКБ Контур гарантирует юридическую значимость электронных документов, т.к. выполняет все нормы Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Удостоверяющий центр СКБ Контур аккредитован:

• в сети Доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы;

• в сети Доверенных удостоверяющих центров Пенсионного фонда России;

• в Сети Доверенных удостоверяющих центров Федеральной службы государственной статистики;

• в системе «Портал доверенных услуг ФГУП НИИ «Восход»;

• в подсистеме Удостоверяющего центра Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ).

Также компания разрабатывает программные продукты для бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового делопроизводства.

Разработка учетных решений составляла основное направление деятельности компании с момента ее основания. Первыми клиентами были крупные организации, которые могли себе позволить покупку вычислительной техники – в то время громоздких и очень дорогих машин. На предприятиях такого типа каждому виду учета соответствовало отдельное рабочее место. Так были созданы автоматизированные подсистемы (АПС) «Бухгалтер», «Кадры», «Руководитель», «Зарплата».

С развитием рынка вычислительной техники круг пользователей расширился. Постепенно стала актуальной задача интеграции отдельных рабочих мест в единую учетную систему. Важно было предложить клиентам максимально простую и удобную систему, которая бы позволяла вести учет на предприятии в соответствии с имеющимися стандартами, а также оперативно изменять настройки, минимально используя помощь специалистов.

В настоящее время учетные решения компании СКБ Контур представляют собой надежные и быстродействующие программы, способные удовлетворить потребности предприятий малого и среднего бизнеса.

Функциональная законченность предлагаемых решений, гибкая система настроек, работа в полном соответствии с законодательством, наглядное представление данных, максимальная автоматизация и множество дополнительных функциональных возможностей, отсутствующих в аналогичных программных продуктах других разработчиков, обеспечивают востребованность учетных решений компании СКБ Контур. За время своего существования «коробочные» продукты компании завоевали прочные позиции на рынке и пользуются неизменным доверием пользователей

Опыт, накопленный за годы разработки и совершенствования учетных решений, стал тем фундаментом, который обеспечил возможность создания и успешного продвижения веб-сервисов – инновационных интернет-продуктов, положивших начало новой эпохе в развитии компании.

В ближайшем будущем планируется создание учетных веб-решений, которые будут «увязаны» между собой, а также сервисами отчетности, представленными на Портале веб-решений.

В начале 2010 года стартовал другой проект – электронный бухгалтер «Эльба», дающий возможность индивидуальным предпринимателям вести элементарный бухгалтерский учет, готовить и сдавать отчетность.

Очевидно, что перспектива развития учетных продуктов компании – создание интегрированной учетной системы.

В настоящее время ЗАО ПФ «СКБ Контур» представляет собой коммерческую организацию, в состав которой входят высококвалифицированные сотрудники. Координацией, управлением и контролированием функционирования организации занимаются:

1) генеральный директор;

2) руководитель департамента по продажам и работе с клиентами;

3) руководитель управления разработки;

4) руководитель управления технической поддержки;

5) руководитель управления регионального развития;

6) руководитель управления федеральными проектами;

7) главный бухгалтер;

8) руководитель стратегического направления «Портал веб-решений»;

9) руководитель стратегического направления «Электронный документооборот».

ЗАО ПФ «СКБ КОНТУР» является организацией, головной офис которой располагается в г. Екатеринбург, где главным управляющим и ответственным лицом является генеральный директор.

Материально-техническое и финансовое обеспечение осуществляется за счет прибыли, получаемой от коммерческой деятельности и частичного финансирования головной организации.

Организационно-управленческая функция возложена на:

  • 1)генеральный директор;
  • 2)руководитель департамента по продажам и работе с клиентами;
  • 3)руководитель управления разработки;
  • 4)руководитель управления технической поддержки;
  • 5)руководитель управления регионального развития;
  • 6)руководитель управления федеральными проектами;
  • 7)главный бухгалтер;
  • 8)руководитель стратегического направления «Портал веб-решений»;
  • 9)руководитель стратегического направления «Электронный документооборот.

Генеральный директор – первое лицо на предприятии, отвечающее за общее функционирование управления, проводящее основную стратегию управления. Генеральный директор является также представительным лицом организации на высшем уровне.

Совместно генеральный директор и руководители департаментов и управлений реализуют организацию планирования и определяют дальнейшую как внутреннюю, так и внешнюю стратегию предприятия.

На рисунке 1 представлена иерархическая функциональная структурная схема ЗАО ПФ «СКБ Контур», полученная при помощи декомпозиции по функциональному признаку.

После разработки и анализа иерархической функциональной структуры ЗАО ПФ «СКБ Контур» становиться возможным выявление функциональных областей и происходящих в них процессов.

Таблица 1 – Функциональные области управления и процессы

Функциональная область управления

Процессы, протекающие в функциональной области

1

2

3

1.

Управление производством

1.1.Разработка стратегии развития

1.2. Управление предприятием путем принятия управленческих решений

1.3.Принятие решений по повышению эффективности оказываемых услуг

1.4. Планирование производства и перечня оказываемых услуг по заказам на разработки

2.

Управление кадрами и трудовыми отношениями

2.1 Планирование численности работающих.

2.2 Комплектование штатов

2.3 Переподготовка кадров

2.4 Планирование отпусков

3.

Управление бухгалтерским учетом

3.1. Движение денежной наличности

3.2. Учет материальных средств

3.3.Анализ прибылей

3.4.Исполнение смет и отчетов

3.5. Начисление заработной платы

4.

Управление экономикой и финансами

4.1.Финансовое планирование

4.2. Управление капитальными вложениями

4.3. Управление фондами предприятия

4.4 Анализ результатов хозяйственной деятельности

Рисунок 1 – Иерархическая функциональная схема предприятия ЗАО ПФ «СКБ Контур»

Деятельность архива

Собой оно представляет одноэтажное здание серого цвета, с относящейся к ней территорией, которая благоустроенна. Напротив здания растут высокие ясени и каштаны, а также расположен городской парк. Рядом с зданием находится информационный щит, содержащий необходимую информацию о предоставляемых услугах для всех желающих, а также на здании размещена вывеска, характеризующая данное учреждение.

В приемной находится много стендов с информацией по истории архива, о его работе, о перечне документов, которые необходимы при подаче заявлений в архив и др. полезная информация. Также в приемной оборудованы места для отдыха посетителей: удобные мягкие скамейки и стол, помещение хорошо освещено, на стене висят часы.

Что касается кабинетов, то они надлежаще оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенный к Интернету, телефон и все необходимые канцелярские принадлежности. Также в здании имеется два ксерокса, факс.

Имеющиеся в здании пять хранилищ (три по личному составу и два по основной деятельности) также оформлены по всем стандартам: таблички на дверях, указывающие какое это хранилище, при входе в хранилище имеется топоопись, в хранилище расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как то требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеется железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

Все кабинеты и хранилища хорошо освещены и оснащены Сплит система, установлены евро окна, на которых висят жалюзи.

Архивный отдел имеет свою структурную организацию: заведующая архива и подчиняющиеся ей главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ.

Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 13.00.

Основными задачами архива организации являются:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и структурных подразделений организации – источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

Глава 2. Основные задачи и функции архива

2.1. Организация хранения документов

В ЗАО ПФ «СКБ Контур» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов: 1. «Общие положения», 2. «Задачи», 3. «Структура», 4. «Функции», 5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия», 6. «Права», 7. «Ответственность».

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

При оформлении организационно-распорядительных документов ЗАО ПФ «СКБ Контур» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов. К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ЗАО ПФ «СКБ Контур», относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков; Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ЗАО ПФ «СКБ Контур» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ЗАО ПФ «СКБ Контур». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ЗАО ПФ «СКБ Контур». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ЗАО ПФ «СКБ Контур» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ЗАО ПФ «СКБ Контур», в которых за делопроизводство отвечает один работник – менеджер по персоналу.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату; приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка; в дело группируются документы одного календарного года.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела. Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий. В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Независимо от того, какой основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии. При заведении дела в отделе кадров, обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ: полное название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами; название структурного подразделения; индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в номенклатуре; заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так же переносится на обложку из номенклатуры без изменений. срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Дела кадровой службы ЗАО ПФ «СКБ Контур» подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Организация ЗАО ПФ «СКБ Контур» может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности; нестабильности деятельности; отсутствия условий для хранения документов; желания самого предприятия. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одна из важнейших задач организации.

Архив ЗАО ПФ «СКБ Контур» находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф. В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан. Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюде

Loading...

Последние статьи из блога

Конверсия веб-сайта

Взаимодействие PHP и MYSQL

Синтаксис языка PHP

Адаптивная вёрстка сайта

Основные понятия, принципы и системы бережливого производства

Система прохождения государственной службы

Принципы служебной деятельности

Виды государственной службы

Практические рекомендации по совершенствованию поддержки малых форм хозяйствования в АПК Новосибирской области

Анализ деятельности управления развития сельских территории и инвестиций Новосибирской области в сфере поддержки АПК

Характеристика развития АПК Новосибирской области

Анализ ликвидности банковского сектора Российской Федерации

Теоретические аспекты обеспечения банковской ликвидности

Практическая реализация подсистемы голосового управления информационно-измерительных и управляющих систем

Аналитический обзор алгоритмов обработки речевых команд и систем голосового управления

Связь прецедентных текстов и языковой личности

Прецедентные тексты в лингвистике

Мошенничество в сфере государственных закупок

Методика анализа и оценки эффективности системы управления затратами на предприятии

Дневник практики в Старой Риге