Корректировка организационных структур

Одна из наиболее важных управленческих задач заключается в приведении организационной структуры в соответствие с изменившимися условиями. Обычно, принятием решений относительно корректировки структур занимаются высшие руководители организации в случае возникновения серьезных для этого причин. Корректировка организационных структур необходима в случае:

- изменения внешней обстановки в экономике;

- неудовлетворительного функционирования организации (снижение производительности труда, рост издержек, кадровая текучесть, снижение внешних и внутренних рынков, недостаток ресурсов, уменьшение масштабов деятельности и т. д.);

- изменение управленческой технологи;

- перегрузки высшего руководства;

- необходимости перераспределения функций и прав;

- возникновения разногласий относительно организационных вопросов;

- роста масштаба деятельности;

- отсутствия перспективы;

- объединения субъектов хозяйствования;

- увеличения разнообразия;

- влияния технологий процессов производства.

В результате каждого из данных обстоятельств, происходят изменения в организационной структуре и, соответственно возникает необходимость повторного анализа главной стратегии организации, поскольку структура и стратегия не могут устанавливаться независимо друг от друга.

Данная взаимосвязь заложена в основу всех рекомендаций по изменению и корректировке организации управления компанией.

Аналитический процесс изучения стратегии организации включает в себя 5 этапов.

Первый этап, которым предусматривается выяснение задач организации, областей неопределенности, а также перспективных направлений развития. Задачами организации определяется общая структура.

Второй этап, заключающийся в определении переменных, имеющих непосредственное влияние на выполнение задач. Немаловажное значение здесь принадлежит анализу внешней среды, изучению влияния внешних факторов, а также внутренней среды (производственная и экономическая структура организации и ее компоненты).

Третий этап предусматривает изучение планов и цели организации, их соответствия основной задаче, так как они влияют на структуру организации посредством определения значения и приоритетов принятых ранее решений.

На четвертом этапе производится определение соответствия организационной структуры целям, задачам, факторам и планам, от которых имеется зависимость успешности ее функционирования. В данных целях производится тщательное изучение существующей формальной структуры организации, ее сильных и слабых сторон.

Пятый этап заключается в оценке человеческих ресурсов организации, т. е. наличии высококвалифицированных кадров. необходимых для выполнения определенных задач, и изучение главных управленческих процессов (планирование, оперативный контроль, распределение ресурсов) в целях определения того, способны ли они выполнить задачи, цели и стратегические программы.

Процессом внесения определенных коррективов в управленческую структуру предприятия должны предусматриваться:

- систематический анализ функционирования предприятия и его среды для определения проблемных зон, с использованием метода упреждающего выявления отклонений от нормы в работе деловых предприятий - метод «Диагностики»;

- разработка генерального плана, направленного на совершенствование структуры организации;

- последовательная реализация запланированных изменений;

- поощрение повышения информированности работников.

Под диагностикой (от греческого слова - способный распознавать) следует понимать изучение и установку признаков, которыми характеризуется состояние системы предприятия в целях определения возможных нормативных отклонений и предотвращения сбоев в процессе осуществления работы системой.

Диагностика является первым этапом в цикле исследования системы управления организацией: «диагноз - прогноз - управленческое решение - контроль».

Осуществление диагностических исследований управленческой системы производится для оценки текущего состояния организации, а также в целях выявления проблемных моментов. Под проблемой следует понимать ситуацию, когда является невозможным достижение поставленных перед организацией целей, в результате чего возникает необходимость корректировки системы.

Процесс диагностики включает в себя несколько этапов.

Первый этап предусматривает выявление, а также описание признаков, которыми вызывается затруднение в работе, то есть, выявление «симптомов заболевания, отклонений от нормы».

Необходимым условием для осуществле6ния данного этапа выступает наличие нормативов и положений, которые выступают в качестве основы измерения социально-психологических и экономических характеристик деятельности системы.

Вторым этапом предусматривается измерение параметров и осуществление анализа полученных результатов.

На третьем этапе делаются заключения и выводы, которые позволяют поставить итоговый диагноз, предоставляя возможность принятия необходимых мер с целью исправления ситуации.

Диагностика проблем – это сложнейшая многошаговая задача.

Первый этап предусматривает формулирование проблемы в общем виде, получив при этом возможность сокращения количества факторов, которыми определяется данная проблема. Информация должна включать сведения, касающиеся рыночного состояния, действий конкурентов, государственных учреждений, т. е. внешних факторов.

В качестве следующего этапа диагностики выступает анализ текущего состояния предприятия, определение которых осуществляется посредством использования следующих показателей: сбыт, прибыль, производительность, издержки; анализ социально-психологических признаков: кадровая текучесть, уровень конфликтности в коллективе.

В целях группирования факторов, также описания их влияния на работу предприятия необходимо применение методов факторного анализа.

Диагностика выступает элементом, как стратегического, так и оперативного управления организацией, для проведения оперативной коррекции управления деловой организации.