Введение.....................................................................................................................................2
Организация и управление закупочной деятельностью.....................................................................................................................................3
Основные факторы, влияющие на организацию процессов закупки.....................................................................................................................................9
Информационная и нормативно-правовая база проведения закупок.....................................................................................................................................13
Заключение.....................................................................................................................................15
Библиографический список.....................................................................................................................................16
Современные условия рыночной экономики, глобализация рынков, интеграция деятельности участников цепей поставок и растущие требования потребителей приводят к повышению требований к конкурентоспособности приобретаемой и выпускаемой продукции. Управление закупочной деятельностью является существенным вкладом в успешное функционирование компании, помогая предоставлять качественные материалы в необходимое время и месте, обеспечивать высокий уровень сервиса для заказчика и сокращать издержки компании.
Важное значение при данных условиях играет процессный подход к управлению организацией в общем и управлению закупочной деятельностью в частности. Идентификация существующих процессов, анализ и оценка эффективности, пересмотр и внедрение новых процессов, а также управление их взаимодействиями для достижения поставленных организацией целей является ключевым задачами процессного подхода.
Управление закупочной деятельностью является одной из важнейших функций управления организацией. Необходимость применения процессного подхода для совершенствования процессов управления закупками приводит к тому, что разрабатываются новые методы оптимизации закупочной деятельности для повышения эффективности процессов и более качественного взаимодействия отдела закупок с остальными подразделениями.
Соответственно, отсутствие полной научной проработанности и рост практической значимости повышения качества процессов управления закупками определяет актуальность данного исследования.
На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:
• доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
• сущность приобретаемой продукции или услуг;
• ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
• наличие возможностей для выполнения данной функции;
• задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.
Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.
Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем (рис. 1) назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.
Преимущества централизованных закупок:
• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.
Рис. 1. Организационная структура управления закупочной логистикой
на предприятии
Вариант структуры службы закупок предприятия, представленный на рис. 1, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.
Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Организационная структура типичного крупного отдела закупок (вариант)
Организация процесса закупок имеет определенные этапы:
1. Определение потребности в материальных ресурсах.
2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
3. Анализ и определение возможных источников снабжения.
4. Определение цены и условий закупок.
5. Подготовка и размещение заказа на закупку.
6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
7. Получение и проверка товаров.
8. Обработка счета и оплата.
9. Учет поступлений материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.
Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.
Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты и условий заказа.
После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля и экспедирования. Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа — это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
Важный этап — оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.
Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа — вы- полнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Основным документом, регулирующим взаимоотношения по
закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель — принять и оплатить эту продукцию.
Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.
В современном мире качественная и грамотная организация процессов закупки товаров и услуг является неотъемлемым фактором развития и улучшения позиций организации на рынке. Обычно для реализации данных процессов в структуре организации происходит создание функционирующей службы закупок, в область деятельности которой входят контакты с поставщиками и дальнейшее сопровождение сделок до момента заключения контрактов. Ряд факторов оказывает влияние на функционирование данной службы:
доля затрат на приобретаемые товары и услуги в доходах (расходах) компании;
сущность приобретаемых товаров и услуг;
текущая ситуация на рынке товаров и услуг, которые наиболее необходимыми для организации;
возможности для осуществления данной функции;
наличие задач в области снабжения, которые способствуют достижению организационных целей.
Организация служб закупок в компаниях может быть централизованной и децентрализованной. В случае децентрализации закупочная деятельность осуществляется служащими отделов самостоятельно для своего отдела. Основное преимущество такого подхода заключается в том, что сотрудник отдела лучше знает его потребности и процесс закупок в таком случае осуществляется быстрее.
В случае организации закупок централизованно осуществляется выбор конкретного лица или создание отдела для совершения закупок в интересах всей компании. В основном, компании (за исключением самых мелких) предпочитают такой подход к организации закупок, благодаря следующим преимуществам:
простота стандартизации купленных товаров и услуг;
отсутствует административное дублирование;
совместное (несколько отделов одновременно) размещение заказов у поставщиков для получения скидки при большом объеме заказа;
лучший контроль выполнения обязательств по закупкам;
развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам (специализация, профессиональное принятие решений и оптимальное использование времени).
В случае, когда все функции закупок предприятия сосредотачиваются в одних руках, то создается возможность логистической оптимизации материальных потоков на этапе закупок оборудования. Такой вариант характерен для структуры службы закупок предприятия. Приобретением продукции занимаются специалисты службы закупок предприятия на основании спецификации, полученной от внутренних пользователей (других функциональных подразделений компании, которым необходима продукция).
Для организации закупочной деятельности можно выделить следующие этапы:
1) Определение потребности в материальных ресурсах.
2) Определение необходимых характеристики и количества товаров и услуг.
3) Анализ и определение возможных источники снабжения.
4) Определение цены и условий закупок.
5) Подготовка и размещение заказа на закупку.
6) Контроль выполнения заказов.
7) Получение и проверка товаров.
8) Обработка счета и оплату.
9) Учет поступления материальных ресурсов.
Для организации закупочной деятельности вначале необходимо определить общие потребности предприятия и индивидуальные потребности всех подразделений. Благодаря такой информации можно компенсировать недостаток материальных ресурсов с помощью перемещений избытков товаров из других подразделений или со склада, а также приобретая новые товары. Помимо этого, требуется точное описание запрашиваемых потребностей, артикулов товаров или услуг, для чего создается каталог регулярно приобретаемых товаров, способствующий грамотному бухгалтерскому учету и складированию.
Для выбора поставщиков необходимо найти источники снабжения и оценить возможность своевременных поставок требуемых товаров и услуг до и после продажи. Информацию о действующих контрактах с поставщиками хранят в электронном виде или в книгах учета, в соответствии с которыми происходит размещение заказов, товарной классификации закупленных товаров и реестр поставщиков. При анализе и выборе поставщиков в большинстве компаний используется простая форма оценки предложений, однако при этом отсутствует универсальная практика. Проведение тендера позволяет разместить заказы благодаря наличию прайс-листов либо во время переговоров.
Для размещения заказов на закупку заполняются формы заказа или используются соглашения с поставщиком на продажу или поставку товара на основании общего заказа. Любая форма заказов на закупку подразумевает наличие серийных номеров, дат заполнения, названий и адресов поставщиков, количества и описания приобретаемых товаров, а также указания по отгрузке, оплате и условиям доставки.
Контролирование хода выполнения и/или ускорение выполнения заказа покупателем осуществляется после отправки заказа на закупку поставщику. Данные функции по контролю выполнения обязательств по срокам доставки поставщиком лежат на отделе контроля экспедирования. Экспедированием заказа является давление на поставщиков с целью доставки товара с опережением графика или ускорение доставки при отставании от него. Для стимулирования могут использоваться угрозы аннулировать заказ или прекратить деловые отношения в будущем, в случае если поставщики не могут выполнить условия договоров.
Ключевыми целями функции по получению и контролю материальных ресурсов являются: гарантии получения заказов; подтверждение получения товара, и проверка его качества; отправление его к месту назначения; регистрация документации для получения материальных ресурсов. Счета на оплату, как правило, выписываются в двух экземплярах и включают в себя номера заказов, стоимость товаров и общую сумму по каждому виду.
Когда товар получен, требуется внести новые данные в учет отдела закупок. Для этого необходимо вести файлы документов, относящихся к заказам и необходимых для отдела закупок:
1) журнал заказов на закупку (учет заказов в соответствии с их номерами и отображение статуса каждого заказа - выполнен/не выполнен);
2) реестр заказов на закупку (база копий всех заказов);
3) товарный реестр (дата, поставщик, количество, цен и номер заказа);
4) реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Договор поставки представляет собой основой документ, регулирующий взаимоотношения по закупкам и поставкам товаров и услуг. В соответствии с ним поставщик берет на себя обязательства по формированию и направлению соответствующих материальных потоков (передача в собственность потребителю продукции определенного ассортимента и качества в заранее оговоренные сроки и в необходимом количестве), а потребитель - получение и оплата данной продукции.
В современном мире нормативно-правовая база регулирует процессы закупок в любых организациях и включает в себя целый ряд документов. Следующие нормативно-правовые акты отвечают за государственное регулирование отношений в сфере закупок товаров, работ, услуг:
1) Конституция Российской Федерации;
2) Гражданский кодекс Российской Федерации;
3) Бюджетный кодекс Российской Федерации;
4) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
5) Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ "О закупке товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";
6) Федеральный закон от 21.07.2005 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";
7) Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ "О защите конкуренции";
8) Постановление Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2012 г. № 908 "Об утверждении положения о размещении на официальном сайте информации о закупке";
9) Постановление Правительства Российской Федерации от 17 сентября 2012 г. № 932 "Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана";
10) Постановление Правительства Российской Федерации от 22 ноября 2012 г. № 1211 "О ведении реестра недобросовестных поставщиков, предусмотренного федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";
11) Приказ Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации от 13.09.2013 № 537 "Об утверждении порядка согласования применения закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), возможности заключения (заключения) контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)".
Данные нормативно-правовые документы регламентируют закупочную деятельность, а также контролируют проведение тендеров и выполнение контрактных обязательств со стороны Заказчика и Поставщика.
Под управлением закупками подразумеваются виды деятельности, в результате которых организация занимается приобретением необходимых товаров и услуг для дальнейшей работы с ними, либо для перепродажи клиентам. При этом закупочная деятельность является процессом, отвечающим за получение необходимого количества продукции с определенным качеством и по требуемой цене при эффективном взаимодействии с поставщиками, а также позволяющим вносить вклад в конкурентное преимущество и реализовывать корпоративную стратегию компании.
В ходе исследования были сформированы основные задачи и цели при организации закупочной деятельности, в соответствии с которыми приобретение товаров и услуг воспринимается как тактическая функция, включающая в себя отдельные операции, которые выполняются по запросам других подразделений. Со временем происходит создание координирующих звеньев и полная интеграция закупок в общую деятельность предприятия, тем самым приобретая стратегическую направленность, которая приводит к необходимости совершенствовать взаимоотношения с поставщиками. Грамотные отношения между заказчиком и поставщиком помогают совершенствовать процессы выполнения условий заказа и транспортировки товара, работать над уровнем качества продукции, снижать издержки, а также удовлетворять нужды потребителей.
1. Андреева Л.В. Закупки товаров для федеральных государственных нужд: правовое регулирование. - Wolters Kluwer Russia, 2014.
2. Старкова Н.О., Старков И.С. Применение современных подходов к управлению изменениями в информационной системе предприятия // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. - 2016. - №.66.
3. Елисеев А.Е., Король А.Н. Основные тенденции в развитии закупочной деятельности // Известия Иркутской государственной экономической академии. - 2018. - №.2.
4. Серажетдинов Р.Р. и др. Порядок оценки заявок, окончательных предложений участников закупки // Практические рекомендации. М. - 2014.
5. Закупочная логистика. URL: http://www.aup.ru/books/m192/2_1. htm (дата обращения: 28.10.2021).
6. Значение понятия тендер и виды тендеров. URL: http://www.bicotender.ru/articles/znacenie-ponyatiya-tender.html (дата обращения: 8.10.2016).
postmaster@kursovik1.ru
RUB
UAH
USD