АП 76

2022 г.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ................................................................................................... 3

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ..................................................................................................... 6

Понятия, принципы, особенности организации делопроизводства в государственных учреждениях............................................................... 6

История развития, основные направления деятельности в нотариальной конторе......................................................................... 20

АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ....................................................................... 25

Характеристика нотариальной конторы............................................... 25

Особенности организации работы с документами в нотариальной конторе................................................................................................. 29

Анализ документооборота в нотариальной конторе........................... 39

Хранение документов в нотариальной конторе................................... 44

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................ 48

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ............................................................................... 50

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Выбранная тема исследования является актуальной, так как современная организация управления требует серьезного подхода к профессионализму служащих и специалистов, обеспечивающих делопроизводство в учреждении. В условиях скоротечного прогресса, развития рыночных отношений, конкурентной экономики, своевременное и точное решение эффективных и тактических задач определяет жизнеспособность предприятий и организаций. Деятельность любой организации в первую очередь фиксируется и учитывается в документах. Документация во многих случаях ведется на основании законодательства Российской Федерации, а значит соблюдение которых способствует устойчивости организации, ее авторитету, а также дальнейшему процветанию. Благополучное управление любым из процессов организации недостижимо без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечений управлении (ДОУ).

Нотариальная контора, выполняющая нотариальные действия в интересах граждан и юридических лиц, является организацией с большим количеством документов.

Нотариусы обеспечивают защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации. Нотариусы, занимающиеся частной практикой, удостоверяют сделки, выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, свидетельства о праве на наследство, свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, свидетельствуют подлинность подписи на документах, свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой, передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам.

Достаточно широкая деятельность нотариуса сопровождается определенной документацией, которая должна быть оформлена по форме и соответствующим стандартам.

Именно с появлением частных нотариальных контор проблемы нормативно-методического регулирования деятельности нотариальных контор, организации работы с нотариальными документами стали особенно актуальными. Нотариус лично несет ответственность за ведение нотариального делопроизводства.

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены «Правила нотариального делопроизводства». Этих правил ждали с 1993 года, когда были приняты «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», которые в ст. 9 не только установили, что правила нотариального делопроизводства должны быть разработаны и утверждены Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой, но и то, что эти органы обязаны осуществлять контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами.

Цель данной работы заключается в изучении особенностей делопроизводства нотариальной конторы на примере Казанского нотариального округа РТ РФ – нотариуса Махмутовой Минзии Миннахметовны.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд задач:

• раскрыть понятия, принципы, особенности организации делопроизводства;

• описать историю развития и основные направления деятельности нотариальной контры;

• сравнить делопроизводство нотариальной конторы и государственных учреждений;

• изучить особенности организации работы с документами в нотариальной конторе;

• рассмотреть хранение документов в нотариальной конторе.

Объектом исследования является делопроизводство в организации, а предметом – делопроизводство нотариальной конторы.

При написании дипломной работы использовались следующие методы исследования: анализ учебной литературы, нормативно-правовой и методической документации, планово-отчетной документации нотариальной конторы.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, пяти таблиц, трех рисунков, заключения. Работа иллюстрирована таблицами и рисунками.

В первой главе рассмотрены особенности организации делопроизводства в государственных учреждениях, сущность развития нотариата и направление ее деятельности.

Вторая глава посвящена характеристики организации Казанского нотариального округа РТ РФ – нотариуса Махмутовой Минзии Миннахметовны, анализу документооборота и анализу хранения документов в ней.

В основу дипломной работы легли Правила нотариального делопроизводства, принятые приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78, Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, принятые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами называется делопроизводством, которая охватывает документирование, организацию работы с документами и систематизацию. Создание и оформление документов основывается на нормативно-правовых актах.

В нотариальной конторе делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с «Правила нотариального делопроизводства», утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В ней создаются нотариальные документы, такие как:

• завещание;

• свидетельство о наследстве по закону;

• свидетельство о наследстве по завещанию;

• заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство;

• свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемое пережившему супругу.

Одновременно документы передаются территориальными органами в Минюст России по согласованию с нотариальной палатой на хранение. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения.

При создании и оформлении документов в нотариальной конторе используется программа «Экспресс», где содержатся основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике, и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему Махмутовой Минзии Миннахметовны. Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Такая оперативность объясняется подключением ЕИС нотариата к Системе межведомственного электронного взаимодействия.

Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления.

Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий – свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации.

В нотариальной конторе находится архив организации, где производится хранение документов. Архивом, помещение которого располагается в самом помещении нотариальной конторы, руководит архивариус.

Кроме нотариальных документов в архиве происходит хранение поступающих в организацию и исходящих из нее документов. К такому типу документов относятся различные приказы, запросы, письма.