Тегін жүктеп алу

Кіріспе

Жаңа заманға қарай кәсіпорынның қайсысы болмаса да, құжат ақпарат берудің негізгі әдісі болып табылады. Кәсіпорын бизнесінің сәтті жүргізілуі үшін ақпараттық ресурстардың сақталуы мен ұтымды пайдалануының маңыздылығы даусыз.

Дер кезінде шешім қабылдай білу және болған жағдайларға дұрыс көзқарас білдіріп, нарық өзгерістерін терең сезіну, білу басшылардың талантына ғана емес, тәжірибесіне де байланысты. Кәсіпорынды басқарудың білімділігі құжат айналым басқарудың дұрыс ұйымдастырылғанына да байланысты.

Жинақталған ақпараттың шын мәнінде тиімсіз пайдаланылуы (немесе одан сорақасы, одан айырылуы және т.б.) бизнестің жойылып кетуіне әкеліп соғады. Уақытылы алынбаған құжат немесе ақпарат, біріншіден, жоғалған ақшаға, уақытқа және жіберіп алған мүмкіндіктерге әкеліп соғады. Осыдан келіп, кез келген кәсіпорында әр түрлі құжатпен жұмыс істесуде ерте ме, кеш пе ақпараттардың маңызды көлемін қауіпсіз түрде сақтау, өңдеу, жүйелеу мәселелері тұрады. Кәсіпорын қызметін оңтайландыруда электрондық құжат айналымның жаңа замандағы жүйелері маңызды рөл атқарады.

Корпоративтік бизнес-ақпараттың тасқыны шығуы мен берілу түрлеріне қарай әр қилы екенін атап өту керек. Бірақ оларды сақтау түріне қарай шартты түрде электронды және қағазды құжат деп тіркеуге болады.

Қағаз құжаттардың көп болуы (хаттар, өтініштер және т.б.), сонымен қатар олардың тез шешімін талап етуі тәжірибешілерді автоматтандыруға көп көңіл бөлу керек, өйткені дамудың негізгі қызметі қабылданған шешімдердің тиімділігін көтеру болып табылады.

Шыққан деректер көлемінің ұлғаюы, кезінде ақпаратты өңдеудің және шешім қабылдаудың (қағаз нұсқасы) ескі технологиялары түскен материалдарды уақытылы, әрі жылдам қабылдауға кедергісін келтіреді. Одан келіп, ақпараттарды өңдеудің персоналды жүйесін жетілдіру, құжат айналымды ықшамдау, жеке компьютерлер негізінде автоматтандырылған жұмыс орындарын енгізу мәселесі тұрады.

Дәстүрлі құжат айналымнан (қағаз нұсқа) машина жазбаға көшу процесі түскен материалдарды талдаудың шапшаңдығын ұлғайтуға әкеліп соғуы мүмкін. Осыдан келіп, адам факторын баспай, керісінше, барлық құрылымның жұмысын нақты, әрі дәлірек ету автоматтандырудың үлесінде болып шығады.

Кез келген экономикалық субьектінің аралық буындар, оның бір тармағы болып табылатын іс жүргізушілікке көптен-көп байланысты, өйткені ол шешім қабылдауда жеделдікті қамтамасыз ете алады. Оның ішінде өндірістік кәсіпорынның қысқару аппаратының басқару қызметінің ақырғы нәтижесін атап кетуге болады. Іс жүргізушілік жобалқала бастап, іс жүзінде шешім қабылдауда жүзеге асыру сияқты жұмыстың бар кезеңдерін үйлестіреді.

Басқару процесі төмендегідей типтік құжат операцияларынан тұрады:

• құжаттың ақпараттарды жинау немесе өңдеу;
• шешімдерді дайындау;
• шешімдерді қабылдау және құжаттау;
• шешімдерді орындаушыларға жеткізу;
• шешімдерді орындау және олардың орындалуын бақылау;
• шешімдердің орындалғаны жөнінде ақпарат жинау;
• ақпараттың көлденең және тік байланыстар бойынша берілуін қадағалау;
• ақпараттың сақталуын және оның іздестірілуін жүзеге асыру және т.б.
• пәндік аймақты сипаттау;
• зерттеу объектісіндегі электрондық құжат айналымы бойынша деректерді өңдеудің әрекет етуші жүйелерінің ресурстарын меңгеру, олардың кемшіліктерін табу және олардың алдын-алу бойынша шараларды ұйымдастыру;
• жаңа ақпараттық жүйені құру үшін экономикалық есептің қойылымын құрастыру;
• келіп түсіп жатқан ақпараттың толықтығына бақылау жасау;
• деректер базасының негізінде кіріс ақпараттарды құру;
• мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру бойынша ақпараттық жүйені құрастыру;
• шығыс есеп берулер мен анықтамаларды жетілдіру;
• аппараттық және бағдарламалық құралдарды таңдау және негіздеу.
• кеңістікте: кәсіпорынның ішінде және одан тыс жерде;
• уақытта: құжаттардың жасалуы мен алынуынан оның хат алушыға жіберілуі немесе сақтауға берілуіне дейін.
• кәсіпорындарға, ұйымға немесе мекемеге келіп түскен құжаттарды өңдеу;
• басқару қызметі мен құжаттық қамтамасыз ету бөлімдерімен құжаттардың қарастырылуы;
• кәсіпорын, ұйым немесе мекеменің ішіндегі құжаттардың қозғалысы;
• хат алушыға немесе сақтауға жіберілетін құжаттардың өңделуі.
• құжат жасау, яғни оларды қандай да болсын бір жеткізушімен бекітілуі;
• құжаттардың ары қарай орындалуы немесе солар бойынша шешім қабылдау үшін берілуі;
• құжаттардың олардың орындалуын бақылауда жүзеге асыру үшін тіркелуі;
• құжаттардың бір жүйелі келтірілуі және сақталуы қажет жағдайда құжаттардың жылдам ізделінуі.
• құжаттардың электрондық түріндегі даярлануы, келісілуі, тіркелуі, берілуі есебінен еңбек сіңірілуін және оған кететін уақытты азайту;
• кіріс, шығыс, ішкі, ұйымдастырушылық-өкім беру құжаттарының толық есепке алынуы мен олардың бірыңғай жүйеде сақталуы есебінен құжат айналымының айқындығын жоғарылату;
• қажетті құжатты іздеуге шығындалатын уақытты қысқарту;
• мекемедегі «қағаз» құжат айналымымен байланысты шығындарды жою;
• ақпараттық қауіпсіздіктің талаптарын сақтау кезіндегі ақпараттың сапасын, толықтығын және шындылығын жақсарту;
• шешімдерді қабылдау үшін қажетті ақпараттың жоқтығы мен қол жетімсіздігінің тәуекелін азайту;
• құжаттардың жойылу тәуекелін азайту;
• құжаттардың қате нұсқаларын қолданумен байланысты тәуекелді азайту.
• істі басқаруда;
• кеңседе;
• секретариятта;
• жалпы бөлімде;
• хатшы референт;
• іс жүргізуге жауапты серіктестігі.
• қызметтік құжаттар, бұйрықтар, хаттама, баяндау хаттар. Аталған құжаттар нысандаулы болады, олардың жасалуы бір ізгі ережелерге бағынышты, бірақ мазмұны жағынан әр түрлі болуы мүмкін;
• құжаттың дайындалған, шыққан орнына байланысты: ішкі құжаттар мекеменің қызметкерлер өздерінің жұмысына байланысты құжаттар дайындайды. Сыртқы құжаттар басқа ұйымдардан, жоғарғы алқалы органдардан келіп түскен құжаттар;
• маңызына қарай: қарапайым мәселе, талап, сұрақ құжаттардың мазмұнын құрайды;
• нысаны бойынша: жеке құжаттар (құжаттар мазмұнының өзіндік ерекшеліктері бар);
• дайындау мерзіміне қарай: тездетіліп жасалған құжатар, тиісті көрсетілмеген мерзімде дайындалатын құжаттар, белгіленбеген құжаттар;
• шығу тегіне қарай: қызмет бабына байланысты, жеке адамға арналған, жеке бастың мүдесін көрсететін құжаттар;
• хаттар түріне қарай: түпнұсқа, құжаттың көшірмесі, құжаттан алынған үзінді, дубликат (төлқұжат) болып бөлінеді;
• нақтылау тәсілдеріне қарай: жазба, графикалық сурет, кино құжаттар, дыбыс құжаттары т.б.
• құжаттаудың және құжаттар, соның ішінде электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісін ұйымдастырудың құқықтық режимін қамтамасыз ету;
• қабылданған басқару шешімдерінің тиімділігін арттыру үшін олардың толық және сенімді құжатталуын, деректі қорлардың мемлекет пен қоғам мүддесіне жан-жақты пайдаланылуын қамтамасыз ету;
• жеке және заңды тұлғалардың ұйымдық мұрағаттық қорларға қол жеткізуіне байланысты заңды құқықтарын жүзеге асыру;
• ақпараттық және басқа қазіргі заманғы технологиялар негізінде басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісін жетілдіру;
• басқару қызметін құжаттамамен қамтамасыз ету процесінде ұйымның ақпараттық қауіпсіздігін де қамтамасыз ету.
• мекеменің құрылтайшылық құжаттарына немесе нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес міндеттері мен функцияларына орай атқаратын басқару қызметі құжатталуға тиіс;
• мекеменің басқару қызметін құжаттау ісі нормативтік-құқықтық актілер мен мемлекеттік стандарттар талаптарына сәйкес жүзеге асырылады;
• құжаттауды ұйымдастыру ісі құжаттама қызметіне (құрылымдық бөлімше) немесе лауазымды тұлғаға жүктеледі.
• құжат мекеменің құқықтық статусына сай жасалады;
• құжат белгіленген нормативтік-құқықтық актілерге және мемлекеттік стандарттауға сай болуы керек.
• бір ізге түсіруге құжаттардың атаулары, құжат формалары, құжаттау процедуралары, кұжат айналымын ұйымдастыру мен оларды сақтау ісі жатады;
• құжаттарды жүйелеу ісін орталық атқару органдары жүзеге асырады. Құжаттарды жүйелеу нәтижесі құжаттамалардың, құжаттар бойынша жұмыс жүргізу әдістері мен ережелерінің бір ізге түсірілген жүйесі болып табылады;
• құжаттардың бір ізге түсірілген жүйелерін тиісті орталық атқару органдары әзірлейді және ол мемлекеттік стандарт түрінде ресімделеді;
• бір ізге түсірілген құжаттама жүйелерінің мемлекеттік тіркелімдерін стандарттау жөніндегі өкілетті орган жүргізеді.
• құжаттық қор ұйымның өз құқықтық статусы мен орындайтын міндеттеріне және атқаратын функцияларына сәйкес жүргізген қызметі барысында әзірленген құжаттардан тұрады;
• құжат басқару қызметін құжаттамамен қамтамасыз ету жөніндегі нормативтік-құқықтық актілер бойынша белгіленген ережелерге сәйкес тіркеуден өткеннен кейін барып, мекеменің құжаттық қоры құрамына ендіріледі;
• мекемеде әзірленген және өзге ұйымдар мен жеке тұлғалардан келіп түскен құжаттардың бәрі де тіркеуге жатады;
• құжаттар іске ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қапталады.
• құжаттық қордың ақпараттық-іздестіру жүйесі құжаттарды тіркелім мен істер номенклатурасы мәліметтері бойынша іздестіру үшін жасалады;
• тіркеу кезінде жазылатын мәліметтер құрамы, құжаттарды тіркеу мен істер номенклатурасын жасау ережелері өкілетті органның нормативтік- құқықтық актілері арқылы белгіленеді. Бұл әр түрлі ұйымдардың ақпараттық-іздестіру жүйелеріндегі ақпараттар үйлесімділігін қамтамасыз ету үшін қажет;
• ақпараттық-іздестіру жүйесі өкілетті орган белгілеген талаптарға сәйкес автоматтандырылған формада жасалады.
• мекемелер құжаттарды нормативтік-құқықтық актілерде белгіленген мерзімдер аралығы ішінде құжаттық қор құрамында сақтауға міндетті;
• құжаттарды сақтау мен оларды жою тәртібі өкілетті органның нормативтік-құқықтық актілеріне сәйкес жүзеге асырылады;
• құжаттарды сақтау тәртібі мен олардың сақталуын қамтамасыз ету ережелері бұзылған жағдайда Қазақстан Республикасы заңнамасына сәйкес мекеме басшысы жауап береді.
• мәтіндер (келісім-шарттар, хаттар, кітаптар, газеттер, факстер);
• кестелер;
• құрылымдық ақпарат толтырылған форма түрінде (бланктер, анкеталар, т.с.с).
• бағдарламалық-ақпараттық қамтамасыз ету бағдарламаларын сатып алу немесе бар бағдарламалармен сәйкестік;
• мекемедегі басылымдық алатын мәтін түрін тану сканерінің жылдамдығы;
• әр түрлі мәтіндерді тану сапасы (қате саны 1000 белгі);
• сирек кездесетін шрифтерді тану қасиеті;
• мәтіннің семантикалық элементтер талдауын жаңа символдар тануына үйрету;
• орфографияны тексеру модулінің болуы;
• пайдаланушы интерфейстің қолайлығы және т.б.
• құжаттарды индекстеу;
• кілттік сөздер бойынша толық мәтін бойынша іздеу;
• әр түрлі құрылымды компаниялар арасында кезектік байланыс орнату құжаттарының конфигурациясын басқару;
• құжаттарды ассембилизациялау (экран бетінде көрсету үшін құрылымдық құжаттарды біріктіру бөліктері);
• құжаттың сақталу орнына қарамастан, құжатты пайдалану мүмкіндігін туғызу;
• кілттік компоненттер арқылы (мысалы, бөлімнің аты немесе бастапқы сөзі) құжаттарды табу және басқару;
• тек белгілі бір қолданушыға қолдану мүмкіндігін туғызу немесе қолдану түрін орнату (мысалы, «тек оқу үшін») деректерді көп деңгейлі қорғау;
• мұрағаттау және есептеуді әкімшілендіру;
• құжаттарды беруді немесе қайтаруды ұйымдастыру;
• құжат түрлерін бақылау;
• құжаттарды тарату және т.б.
• бағдарламалық-ақпараттық қамтамасыз ету бағдарламаларын сатып алу немесе бар бағдарламалармен сәйкестік;
• бұл мекемедегі басылымдық алатын мәтін түрін тану сканерінің жылдамдығы;
• әр түрлі мәтіндерді тану сапасы (қате саны 1000 белгі);
• сирек кездесетін шрифтерді тану қасиеті;
• мәтіннің семантикалық элементтер талдауын жаңа символдар тануына үйрету;
• орфографияны тексеру модулінің болуы;
• пайдаланушы интерфейстің қолайлығы.
• кіріс құжаттардың орындалуын бақылау;
• құжаттарға бірегей нөмір қою;
• кіріс құжаттары бойынша қорытындыларды өңдеу және тіркеу;
• тіркелген құжаттаманың барлық түрлері бойынша құрама есеп берулерді дайындау;
• орындаушылар, сонымен қатар жұмыстың барлық түрлері бойынша құрама есеп беруді дайындау;
• ДБ сақтау;
• шығыс құжаттарды өңдеу және тіркеу;
• мекеменің құрылымдық бөлімшелерімен деректер алмасу үшін Microsoft Excel электрондық кестеге құжаттама бойынша сұрыпталған деректерді экспорттау;
• мекемедегі құжаттардың нөмірленгенін тексеру.
• жүйенің байланыспаған болуы қажет аппараттық бөлімнің жаңа платформаға ауыстыруын және компьютерлік техниканың өнеге шарасыз болуын ескеру;
• сәулелік жүйенің мынандай жағдайда таңдалуы керек, штаттық жұмыс уақытын бұзу жүйесінің болу мүмкіндігін кеміту (жүйенің қатардан шығуы, деректер базасының ақпараттарын бұзуы, ақпараттардың өшіп қалуы және т.б.) пайдаланушының кездейсоқ және қасақана істелгенін ескеру;
• жүйе рұқсатсыз қолданудан ақпараттық деректер базасын қорғауды қамтамасыз етуі қажет;
• жүйенің басты бағдарламалық қабықшасы локальді жүйеге қосылған, жұмыс орындарына орнатылуы қажет;
• басты бағдарламалық қабықшаның таза интерфейсі болуы тиіс және қолданушыдан арнайы, олардың мамандық дайындықтарына қатысы жоқ білімді, дайындықты талап етпеуі қажет;
• жүйе Windows 7, 8 және 10 амалдық жүйелерінен елер астында қызмет көрсетуі тиіс.
• машинограмма түрінде келетін шығыс есеп берулер күнделікті, аптасына бір рет және есеп беру айының 2 жұлдызынан кешіктірілмей ұсынылуы қажет;
• соңғы деректер ДЭЕМ пернетақтасы арқылы ендіріліп, магниттік дискіге сақталады;
• тапсырманы орындау нәтижесінде машинограмма және магниттік дискіде сақталған ақпарат шығуы тиіс.
• құжат түрі анықтамалығы;
• бөлім анықтамалығы;
• жеткізу түрі анықтамалығы.
• талап етілетін мерзімде ақпаратты сақтаудың сенімділігі;
• ұйымдастыру ыңғайлылығы және құрылымның анықтылығы, яғни түпкілікті қайта құрусыз деректерді орындау және қайта құру мүмкіндігі немесе ақпараттық қамтамасыз ету үшін қайта құру;
• ресми белгілер бойынша деректерді логикалық құрылымдау, бұл деректердің аз шығындалуын және оларды тиімді ізделуін қамтамасыз етеді;
• деректерге қолданбалы бағдарламадан диалогпен үндеу режимінде шығу тиімділігі;
• деректер базасын автоматтандырылған жүргізу (қарап шығу, қосымша, түзету және деректерді жою).
• қатынаста анық және анық емес деректерді көшіру артықшылығы бар;
• клиент және байланыс түрі ақпаратты қайта ұсыну;
• деректерді артық көшірмелеудің туғызатын қолайсыздығы, оларды өңдеу.
• «Құжат түрі» кестесі;
• «Маңыздылық» кестесі;
• «Бөлім» кестесі;
• «Әрекет» кестесі;
• «Жеткізу түрі» кестесі;
• «Өтінімдер тізімі» кестесі;
• «Өтінімнің қалып-күйі» кестесі;
• «Қызметкер» кестесі.
• кілттің бірегейлігі;
• индексттік файл көлемін қысқарту үшін кілттік сөздің қысқа болуы және үлкен көлемді сақталымдар кезінде тез іздеп табу.
• басқа тілдерге қарағанда қосымшаларды жазудың биік жылдамдығы;
• көптеген мәселелерді шешуге мүмкіндік беретін компоненттер жиынтықтардың барлығы;
• қолдануда ыңғайлы анықтама;
• қарапайым түсінікті интерфейс;
• құрылған қосымшалардың жұмыс істеудің биік жылдамдығы;
• деректер базасымен жұмыс істеу құралдарымен интеграция.
• енгізу/шығару, жолдарды өңдеу, арифметикалық сопроцессорды эмуляциялауды сияқты қосылған мүмкіндіктері үшін бағыныңқы бағдарламаларды іске асырады, онда негізгі кластардың анықтамалары бар. System кітапханасы кез келген модульмен немесе бағыныңқы бағдарламамен автоматты түрде қолданылады және Uses сөйлемінде көрсетілмейді;
• Windows кітапханасы амалдық жүйенің процедураларын файлдармен, қайталау объектілерімен, графикамен, пайдаланушы интерфейсімен үш өлшемді графикамен жұмыс істеуге жібереді және де сәйкес құрылымдардың анықтамалары бар. Ол Uses сөйлемде оның атын көрсеткенде ашық болады;
• Classes кітапханасында тізімдермен, коллекциялармен, мәліметтер ағымдарымен және т.б. жұмыс істеуге арналған көмекші сыныптардың анықтамалары бар. Ол Uses сөйлемде оның атын көрсеткенде ашық болады;
• Controls кітапханасында басқару элементтері үшін базалық болатын VCL (Visual Component Library) негізгі кластардың анықтамалары бар. Ол Uses сөйлемде оның атын көрсеткенде ашық болады;
• Forms кітапханасында терезелік формалар мен қосымшалармен жұмыс істейтін VCL сыныптардың анықтамалары бар. Ол Uses сөйлемде оның атын көрсеткенде ашық болады;
• SysUtils кітапханасында типтерді өзгертуге, жолдармен амалдар үшін және кейбір сыныптарды анықтауға арналған көмекші функциялар бар;
• Dialogs кітапханада Windows-тың стандартты сұхбат терезелерімен жұмыс істеуге арналған VCL сыныптардың анықтамалары бар (файлдарды ашу, жабу, баспаға шығару және т.б.) ;
• Messages кітапханасында атталған түріндегі константалары түрінде Windows-тың негізгі терезелік хабарламалардың кодтары бар және де Windows-тың хабарламаларымен жұмыс істеуге арналған құрылымдардың анықтамалары бар;
• StdCtrls кітапханасында Windows-тын басқарудағы стандартты элементтерімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар (өңдеу терезесі, ашылатын тізімдер, пернелер және т.б.);
• ComCtrls кітапханасында Win32 басқару элементтерімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар (тізімдер, ағаштар, аспаптар панелі және т.б.);
• CommCtrl кітапханасында құрылымдар анықтамалары, хабарламалар кодтары бар және Win32 басқару элементтерімен жұмыс істеуге арналған әрекеттерді шығарады;
• ExtCtrls кітапханасында стандартты емес басқару элементтерімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар;
• Menus кітапханасында терезелі мәзірмен VCL кластардың анықтамалары бар;
• AppEvnts кітапханасында қосымшалар оқиғаларымен жұмыс істеуге арналған VCL көмекші кластардың анықтамалары бар;
• Buttons кітапханасында мәтін ғана емес, графика бар пернелермен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар;
• ActnList кітапханасында командалар тізімімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар;
• Math кітапханасында математикалық амалдарды орындау үшін әрекеттерді іске асырады;
• Variants кітапханасында әр түрлі мәні болатын айнымалылармен жұмыс істеуге әрекеттерді іске асырады;
• DBCtrls кітапханасында деректер базасында бар ақпаратты өзгертуге және көрсетуге арналған басқару элементтерімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар;
• DBGrids кітапханасында деректер базасында кесте түрінде бар ақпаратты өзгертуге және көрсетуге арналған басқару элементтерімен жұмыс істеуге арналған VCL кластардың анықтамалары бар;
• DB кітапханасында деректер базаның құрылымымен жұмыс істеуге арналған кластардың анықтамалары бар;
• DBTables кітапханасында BDE құрылымын басқаруға, деректер базасына тұрақты қосылуын жасауға, деректер базасының объектілерін VCL кластардың анықтамалары бар;
• QuickRpt кітапханасында есептерді құру жүйесімен жұмыс істеуге арналған кластардың негізгі анықтамалары бар;
• қою мен диагностиканың қарапайымдылығы;
• желі бойынша және деректер базалардың үлкен көлемі болғанда жұмыс өнімділіктің жақсы көрсеткіштері;
• мәліметерді жоғалтудың, жұмыс істемеудің мүмкіншілігі төмен;
• түсінуге қиын емес процедураларды жазу тілдің баршылығы;
• барлық сұрақтар бойынша үлкен анықтамалық құжаттаманың баршылығы.
• іс жүргізу талаптарын, келісімдерін, құжаттарының орындалуын және бекітілуін, резолюцияның құрастырылуын, қызметкерлерді құжаттармен таныстыруды, e-mail-дарды, хабарландыруларды, құжаттарды автоматты түрде тарату, істердің құрылуын қамтамасыз ету;
• құжаттармен жұмыстың барлық тарихын жүргізу;
• MS-Offiсe-тегі интеграция, кәсіпорындағы бар қосымшалармен еркін есеп берулерді құру бағдарламалау және қарапайым стандартты жүйелерді өңдеу;
• жобалармен және құжаттармен жұмысты топтаса орындау құралдары;
• құжат бойынша жұмыс жасау бойынша қызметкерлерді күнтізбелік жоспарлаумен және бақылаумен қамтамасыз ету;
• соңғы қолдану үшін жүйемен жұмыс жасаудың қарапайымдылығы, жүйенің қамтамасыз етілуінің жеңілдігі және қолданудың арзандылығы, жүйені жаңа құжатқа бейімдеудің жеңілдігі және т.б.
• қатты дискіде 10 Мегабайт бос кеңістіктің болуы;
• монитордың графикалық режимі 1024х768 және одан да жоғары;
• орнатылған Microsoft Access 2003/2007/2010/2013/2016-ның бар болуы.
• бөлімдер;
• құжат түрлері;
• қалып-күй тізімі;
• әрекеттер тізімі;
• өтінім маңыздылығы;
• өтінімді жеткізу түрлері.
  • Автоматтандырылған жобалау жүйесін бағдарламалық қамтамасыздандыру. Сб. науч. трудов. - Рига: РПТИ, 2010.
  • ЭАЖ бағдарламалық қамтамасыздаңдыруын жобалау, Оқулык М.: Финансы и статистика, 2008.
  • Хомоненко А.Д. и др. Delphi 7/ Под общ. ред. А.Д.Хомоненко. – СПб.:БХВ-Петербург, 2010.
  • Брябин В. М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. Москва: Наука, 2010.
  • Сибаров Ю. Г., Сколонев Н. Н., Васин В. К., Охрана труда в вычислительных центрах. – Москва: Машиностроение, 2008.
  • Рогожин М. Ю. Справочник кадровика: Практическое пособие. Издательство “Проспект”, 2010
  • Труханович Л. В., Щур Д. Л Справочник по кадровому делопроизводству: более 200 образцов и форм с комментариями. Издательство “ДИС”, 2009
  • Храмцовская Н. А. “Современный секретарь”. Национальная ассоциация профессиональных секретарей. №4, 2011
  • Подобед М. А., ред. Типовые трудовые документы. Издательство “ПРИОР”, 2012
  • Оглоблина О. М. Образцы договоров: По Гражданскому законодательству РФ. Издательство “Издание Г-на Тихомирова М. Ю.”, 2008
  • Верховец А. В., сост. Справочник работника кадровой службы. Издательство “ИНФРА-М”, 2009
  • Хомоненко А.Д. и др. Delphi 7/ Под общ. ред. А.Д.Хомоненко. – СПб.:БХВ-Петербург, 2010.
  • Дуленков В. Б. Как составить договор. Издательство “Экзамен”, 2005г.
  • Калинина Д. Е., авт.-сост. Сборник трудовых договоров: договоры с работниками различных категорий и специальностей. Издательство “Проспект”, 2009
  • Дёмин Ю. М. Делопроизводство Документационный менеджмент. Издательство “Бератор-Пресс”, 2011
  • Дёмин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. Издательство “Питер”, 2010
  • Храмцовская Н. А. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией. Журнал “Делопроизводство и документооборот на предприятии” №3, март 2009
  • Храмцовская Н. А. информационная безопасность и персонал. Журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия” №3, март 2012
  • Диденко С. А., Диденко Л. В. Деловые бумаги и особенности делового общения. Издательство “Март”, 2009
  • Проектирование и реализация баз данных Microsoft SQL Server 2010.
  • SQL. Программирование: пер.с англ./ Д. Кауффман, Б.Матсик, К.Спенсер и др. – М.: 2012.
  • Корнийчук Г. А. Практический комментарий к изменениям в трудовом законодательстве РФ. Издательство “Альфа-Пресс”, 2008
  • Архангельский А. Я. Программирование в Delphi 2010. - С-Пб, 2009
  • Глинский Я. Н. TurboPascal 7.0 и Delphi. Учебное пособие. - Москва, 2001
  • Фаронов В. Программирование БД в Deiphi 6. - С-Пб, 2009
  • Шумаков П. В., Фаронов В. В. Delphi 4. Руководство разработчика баз данных. - Москва, 2010
  • Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова Компьютерное делопроизводство: учебный курс Издательство “Питер”, 2008.

Сол себепті электронды түрде ақпаратты өңдеу технологиясын енгізу, одан келіп түскен құжаттар қозғалысын жедел бақылау, сондай-ақ ақпараттарды сақтаудың тиімділігін арттыру қажеттілігі туындайды.

Дипломдық жұмыстың мақсаты құжаттарды өңдеудің уақытын азайтатын, бағынышты ұйымдарға шешімдер мен тапсырмаларды беруді автоматтандыруға мүмкіндік беретін мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру болып табылады.

Дипломдық жұмысмақсатымен сәйкес келесі есептер қойылады:

Құрастырылатын ақпараттық жүйе мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеу бойынша құжат айналымның жұмысын оңтайландыруға, мәліметтерді белсенді күйде қолдауға, нормативтік-анықтамалық ақпараттарды енгізуді жүзеге асыруға, әр түрлі есеп берулерді дайындауға, сонымен қатар сенімді, әрі толық ақпаратты қалыптастыруға мүмкіндік береді.

1 Талдау бөлімі

1.1 Мекемелердегі іс жүргізу және құжат айналымы

Кез келген мемлекеттік мекеме ұтымды басқаруды ақпараттық процесс түрінде көз алдымызға елестетуге болады. Ақпарат алынады, өңделеді, өңдеу нәтижесінде шешім шығарылады, ол орындаушыларға жеткізіліп, олардың істері бақылауға алынады, ақпарат аясы тұйықталады. Бұл процесс сызба түрінде сурет 1-де көрсетілген.

Сурет 1 Мекеменің құжат айналымы

Ақпараттық процестің барлық кезеңдерінде әр қилы ақпараттар бекітілетін құжаттар жасалады. Құжаттардың жылжуы:

Мекеменің құжат айналымы осылай қалыптасады. Құжат айналым – бұл мекемедегі құжаттық ақпараттың жылжу процесі. Құжат айналым мынадай кезеңдерге бөлуге болады:

Кез келген мекеме ірі болған сайын, оның айналасындағы құжаттарда көбейеді. Құжат айналым әр түрлі дәрежедегі басшылар, мамандар, менеджерлер, сарапшылар, бақылаушылар, ақпаратты сақтаушылар, пайдаланушылар қатыса алады.

Құжат айналым ақпараттық алыс-беріс процесін жылдамдататындай болуы керек (тез қол жеткізу, іздеу, жеткізу және т.б.). Басқарылып отырған ақпараттық жеделдігі және дұрыстығы осыған байланысты.

Іс-жүргізу – құжаттарды жасау процесі мен олармен жұмысты ұйымдастыруды қамтитын сала. Іс-жүргізудің негізгі міндеттері төмендегі сурет 2-де көрсетілген басты мақсаттан келіп шығады. Оларға мыналарды жатқызуға болады:

Сурет 2 Іс жүргізудің негізгі міндеттері

Кез келген мемлекеттік мекемесінің канцеляриясында құжаттармен төмендегідей жұмыстар орындалады.

Құжаттарды тіркеу. Қандай да бір топқа жатқызылған құжатта тіркеу карточкаларының бар болуы, құжаттарды байланыстыру мүмкіндігі іске асырылған, мысалы: сұраныс-жауап және т.б. Пайдаланушының талабы бойынша құжаттарды топтаудың мүмкіндігі. Жүйе құжаттардың екі негізгі сыныбын ұсынады – кіріс және шығыс құжаттар. Канцеляриясындағы кіріс және шығыс құжаттарды нөмірлеу мен тіркеудің бірыңғай жүйесінің бар болуы.

Құжатты қолдану кезінде тиісінше қосымша шақырылады, оның құралдарымен түзету іске асырылады.

Орындалуын бақылау. Құжат тарихын қадағалу мүмкіндігі бар болу керек, яғни құжат болған барлық инстанциялар туралы ақпаратты алуға, бақылауға қойылған құжаттың қарау мерзімінің аяқталуы туралы басшыны да ескерту керек.

Есептердің стандартты нысандарымен бірқатар тапсырушыға ыңғайлы нысандар бойынша есептерді қалыптастыру.

Техниканың және жаңа ақпараттық техналогиялардың дамуы басқару процесін қайта ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Қазіргі іс жүргізушінің құжаттармен жұмыс істеу процесіне компьютерлік, ұйымдастырушылық техникалардың (көп функциялы телефондар, факстер, модемдер және т.б.) және желілік технологиялардың енуімен сипатталады.

Құжат айналымының мақсаттары:

Жүйенің алғашқы тапсырмасы, бұл құжаттарды өңдеудің қолда бар біріздендірілген және жеке технологиялардың (құжаттарды қабылдау, өңдеу, олардың тіркелуі және орындалуын бақылау) ұйымдастырылуын есепке ала отырып, іс жүргізуді автоматтандыру, құжат айналымының автоматтандырылуы (электрондық құжаттарды қалыптастыру, сақтау және жедел енуін қамтамасыз ету, құжаттардың даярлануы мен келісілуі, электрондық құжат айналымының толық циклін жүргізу) және де негізгі басқарушылық бизнес-процестердің автоматтандырылуы жатады.

1.2 Объектіні басқарудағы әрекет етуші жүйесін сипаттау

Мекеменің қызметі құжаттаманың әр қилы жүйелерінде көрініс табады, бірақ та әлде қайда кең тараған ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар болып табылады, олар басқарма органдарының атқарушы және өкімдік қызметінде қолданылады. Құжаттарға қойылатын талаптар (күнін қою, қол қою, адрестеу т.б.) ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың бірізділік жүйесінде көрсетілген және ол Қазақстан Республикасының құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері негізінде құрастырылған. Сондықтан негізгі ережелер қызметтік құжаттарды құрастыруға жалпы ғылыми негізделген талаптар қояды.

Басқарма жұмысы ақпаратты жинаудан, өңдеуден және жеткізуден тұрады. Ақпараттың саны мен сапасы басқарма жүйесінің атқаратын қызметіне әсер етеді.

Біріншіден, ақпаратты шектеу қажет. Тәжірибе көрсетіп отырғандай, артық санды құжаттар пайда болады. Болашақта құжат санының жедел өсуіне құжаттаманы талап ететін көптеген мекемелерге тиісті типті және маңызды құжаттарды анықтау керек.

Құжат кей жағдайларда бөлімшелер мен мекемелерде телефонды байланыста және ауызша келісімдерде кеңінен қолданылады. Бұл жағдайда әкімшілік және қоғамдық ұйымдар тарапынан ауызша айтылған өз пікірлеріне жауапкершілікпен қарауға қажет. Ауызша сенімхат ресми тұлға аралық қарым-қатынаста үлкен орын алуы тиіс.

Құжаттаманы басқаруды қамтамасыз ету ұйымдарда арнаулы қызметте жүзеге асырылады, ұйым басқарушысына тікелей тәуелді.

Құжат өңдеу обьектісіне ұйымдық құрылымы іс жүргізу субъектісінде жүзеге асырылуы мүмкін:

Қазақстан Республикасында басқару қызметін құжаттамамен қамтамасыз етуді мемлекеттік деңгейде реттеу, ұйымдардың басқару қызметін құжаттамамен қамтамасыз етуді мемлекеттік деңгейде реттеу шараларын өкілетті органдар мен Қазақстан Республикасының орталық атқару органдары өз құзіреттеріне сәйкес жүзеге асырады.

Қазіргі «іс жүргізу» дегеннің орнына басқару жұмысын құжаттармен қамтамасыз ету дейміз, өйткені бұл жұмыс барысында мәліметтер қоры түрлі тасымалдаушылар арқылы келіп компьютерге беріледі. Компьютерлердегі құжаттар – электрондық қоймаға сақталынады. Адам, қоғам өмірі, тағдыры, мәлімет, ақпарат сақтаушы, жинаушы құралы ретінде қолданылатын құжатпен байланысты. Қандай тәсілмен берілсе де, құжаттың негізін құрайтын – ақпарат, мәлімет. Осы ұғымның ішінде адамдар, заттар, құбылыстар, көріністер туралы айтылып естілген сөз, көзбен көретін деректер, оқиғалар жатады.

Құжаттың түрлері, жүйелері өте көп. Басқару жұмысында көптеп қолданылатын ұйымдық-өкімдік құжаттар болып табылады. Қандай да болмасын ұйымды басқару үшін мәліметтер қажеттілігі туады. Сол мәліметтер арқылы шешімдер қабылданады. Сондықтан жинақталған, сарапқа салынған мәліметтер толық, сенімді оралымды болуы керек. Бұл мәліметтерге ұстаушы құжат міндетті.

Басқару жұмысында құжаттану ережелерінің бірлігі барлық деңгейде қолданылады. Мемлекеттік құжаттану жүйесі және бір ізге келтірілген құжаттар жүйесі арқылы қамтамасыздандырылады. Бір ізге келтірілген құжаттар – бір ережелерге, талаптарға сай нақтылы салаға арнайы жасалған құжат кешені. Мұндай кешенді құжаттарды компьютер арқылы жүргізілетін дәстүрлі құжаттану жұмыстарында қолданылады. Бір ізге келтірілген құжаттар заңға, нормативтік талаптарға сәйкес жасалынады.

Әр топтың өзіндік құжаттары бар. Басқару жұмысының бір саласын құжаттану, құжаттамасын басқару жұмысы қарастырады. Аталған құжаттама басқару жұмысының арнаулы жолы болады. Олар бірнеше хаттау, рәсімдеу, белгілеу, алу, жөнелту сияқты жұмыстардан тұрады. Ең алдымен келген құжаттарды қабылдау, жобалап көру, іріктеу, содан кейін келіп түскен құжаттарды тіркеу, басшылар және орындаушыларға табыс ету, басшының шешімімен орындаушыларға жіберу, құжаттардың орындауын бақылау, құжаттарды істерге рәсімдеу, құжаттарды ақпаратық-анықтамалық жұмыстарда қолдану, құжаттардың орындалу мерзімін шектеу, орындалған құжаттарды ережеге сәйкес қоймаға жіберу. Сонымен құжаттама басқару жұмысының өзіндік технологиялық сызбасы бар екенін байқаймыз. Құжаттардың тез мерзімде орындалуы бір ізге келтіруге арналған нысандар бойынша дайындалуына байланысты. Нысанды құжаттарды «бір ізге түсірілген құжаттар» деп атауға болады.

Басқару үрдісінде қолданылатын құжаттар қызметіне, міндетіне байланысты екі топқа бөлінеді.

Бірінші топ – жалпы және әкімшілік жұмыстарында қолданылатын құжаттар. Бұл құжаттарда ұйымдардың, мекемелердің жалпы жұмыс жасауы, қызметі, ұйымда жүргізілетін жұмыстар көрсетіледі.

Екінші топ – басқару қызметін атқару үрдісіне қажетті құжаттар. Мұндай құжаттарды қаржылық бөлімшелер, бухгалтер, бағдарлама бөлімшелері, материалдық-техникалық жабдықта және өткізу жөніндегі бөлімшелер дайындайды. Құжаттар атауына қарай жіктеледі:

Құжаттармен жұмыс тәжірибесінде тек құжаттар түпнұсаулары емес, олардың көшірмелері де қолданылады.

Басқару органдары заңға сүйене отырып, өкім құжаттарын шығарды: министрлер кабинеті – қаулылар, министрлікте – қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар, кәсіпорындардың әкімшілігі – бұйрықтар, қаулылар, нұсқаулар, кооперативтік ұйымдар – шешімдер, қоғамдық ұйымдар – қаулылар, өкімдер т.б.

Ұйым құзырының негізгі мәселелері бойынша нормативтік немесе актілер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешімдер, қаулылар шығарылады. Жедел мәселелер бойынша қаулылардың және шешімдердің, бұйрықтардың орын алуын ұйымдастыру үшін өкімдер нұсқаулар қабылданады.

Құжаттардың арасында ұйымдардың, мекемелердің бірлесіп шығаратын құжаттары кездеседі. Мысалы, бірлесіп шығарылған шешімдер, бұйрықтар, қаулылар т.б. Осындай құжаттар арнаулы нысан бойынша шығарылады, құқық күші сақталады. Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалық органдардың мәжілістерінде, кеңестерінде жиналыстарында өтуі қабылданған шешімдерге хаттама жазылады. Хаттама мәжілістердің, кеңестердің жүргізу барысын мазмұнды етіп көрсетеді. Қаралған мәселелер бойынша сөйлеушілер сөздерін қысқаша не толық мазмұндап береді.

Әр ұйымда өздеріне керекті құжаттар тізімі жасалады. Бірақ ұйымдарда жасалатын құжаттар бір ізге түсірілген құжаттар жүйесін қолдану арқылы шығарылады. Құжаттарда сырттай, не болмаса ішкі келісім туралы белгілер кездеседі. Ішкі келісім деп құжаттың жобасын ұйымның, мекеменің ішіндегі бөлімшелердің мақұлдайтын белгісі болып табылады (қаржы бөлімшесі, құқық бөлімшесі, құжаттама басқару орны). Сырттай келісу арқылы органдардың, құжаттық мазмұны басқа ұйымдардың мүдделеріне қатысы бар екенін көрсететін белгі. Құжаттарға лауазымды адамдар, құжатты жасаған, орындаған қызметкерлер қолын қояды. Құжатты іске қосудың айрықша әдісі – оны бекіту.

Басқаруда және мемлекеттік билік органдарының орындайтын қызмет шеңберінде құжаттық ұйымдастыру жұмысы және мемлекеттiк стандарт бойынша өңделеді.

Басқару қызметін құжаттамамен қамтамасыз етудің негізгі принциптері мыналар:

Басқару қызметін құжаттауға қойылатын негізгі талаптар:

Мекеменің басқару қызметі процесінде қалыптасатын құжаттар мына шарттарға сәйкес болуы тиіс:

Құжаттарды бір ізге түсіру және стандарттау:

Мекеменің құжаттық қорын қалыптастыру тәртібі:

Құжаттық қордың ақпараттық-іздестіру және тіркеу жүйесі:

Мекеменің құжаттық қорын сақтау тәртібі:

1.3 Баламаларға шолу

Мемлекеттік мекеме аппараты техникалық, экономикалық және ұйымдастырушылық қатынастардың мекеменің барлық бөлшектерінің бір-бірімен байланысты ұйымдастыруы қажет, сонымен қатар материалды және еңбек ресурстарын тиімді пайдалануы тиіс.

Құжат айналым мәселесін кең пейілді экономикалық әдебиетте кең тараған мәселе деп айту қиын. Әдетте, олар техникалық көмекші ретінде қарастырылады. Алайда экономика субъектерінің жұмысы құжатталған ресімдеуді іске асыруды қажет етеді, осыған байланысты құжаттандыру уақыт тездегіші немесе керісінше уақытты тиімсіз пайдалану себептері болуы мүмкін. Құжат айналым процесін автоматтандыру – даярлау, келісімделу, таратылу, іздеу және мұрағатта құжаттардың сақтауына байланысты компьютеризация жиынтығынан тұрады. Әдетте, «құжат айналым» термині мекемедегі ішкі және сыртқы құжат айналымы дайын құжаттардың қозғалысын бақылау болып есептеледі. Қарапайым технологиялық құжат айналым басқармасының басты кемшілігі – негізгі уақыт масштабы шегінде мекеме құжаттарының қозғалысын орталықтандырылған бақылауын ұйымдастыру мүмкіндігінің жоқтығы.

Америкалық эксперттердің бағалауы бойынша АҚШ-та күнделікті миллиардттан астам құжат беттері реттеледі, ал мұрағатта олардың саны 1,3 трлн. жеткен. Іс құжаттарының ұсынылған ақпараттарының ішінен оның басты үш құрылғыларын атап өтуге болады. Сараптық бағалауға сәйкес Америка Құрама Штаттарында ұсынылған ақпараттың 22% электронды түрде ұсынылады және деректер базасы басқару жүйесі арқылы басқарылып сақталады. 25% ақпарат құрылымдық емес электрондық түрде (әдетте бұл мәтіндік ақпарат), ал ұсынылған ақпараттың 57% әдеттегідей қағаз бетінде сақталады. Дайын ақпараттық құжаттарды жедел және тиімді табу аса маңызды мәселеге айналды.

Электрондық құжат айналымының концепциясы жаңа ақпараттық технологиясының негізі ретінде құжат айналым жүргізуінде 80 жылдардың басында пайда болды. Мұның одан әрі дамуына дербес компьютерлердің массалық таратылуы, қолданушының графикалық интерфейсінің пайда болуын, автоматты өңдеу бойынша жаңа технологиялардың әзірленуін мол үйлесім тигізді.

Жаңа құжат айналымы жүйесі технологияларының автоматизациясы арасында келесілерді атап өтуге болады:

1. Imaging System – құжаттардың сурет технологиясын өңдеу;

2. Optical Character Recognition System (OCR) – символдарын тану оптикалық технологиясы;

3. Document Management System, DMS – құжаттарды басқару жүйесі;

4. Groupware – жұмыс топтары үшін бағдарламалық қамтамасыз ету;

5. Work Flow System – істік процестердің автоматизациялау жүйесі.

Құжаттарды көрсетіле отырып, өңдеу жүйесі қағаз құжаттарының графикалық суреттерін сақтауға, іздеуге, өңдеуге және енгізуге арналған. Оларды құжат айналымы мол көлемде орындалатын мекемелерде пайдаланған дұрыс. Жоғарғы өндеу шығармашылығы жүйесінде іске асырылған технология суреттері қызмет жылдамдығын үлкейтуге мүмкіндік береді. Баяу оптикалық тасымалдағыштардан жылдам магниттік тасымалдағыштарға суреттерді таңдау және тасу, адаптациялық кэштілеу, бұл жиі қолданылатын суретті сервер жадында сақтауға мүмкіндік береді, лазерлік дискіге аудару, бір операция ішінде бірнеше беттің оқылуын қамтамасыз ететін топтастырылған сканирлеу.

Көптеген өңдеу жүйелерінің суреттері оптикалық тануды қамтамасыз ету бағдарламалық қамтамасыздандырылуын қосады. Бұл OCR технологиясы деп аталады, оны қолдану аясында қағаз құжаттарын мәтіндік файл ретінде электронды түрде айналдыру мәселесін шешеді. Мемлекеттік мекемелер үшін, сонымен қатар ірі және орта компаниялар үшін ақпараттық жүйелерді құру кезінде бұл жүйелерді нақты деректермен тиімді және тез арада толтыру қажет, өйткені бастапқы енгізу ақпараттың мол көлемі әзірге қағаз жүзінде қалуда.

OCR жүйесінде енгізілетін құжаттар келесі типтерге бөлінеді:

Рәсімдеу бойынша құжаттар машинамен оқылатын және машинамен оқылмайтын екіге бөлінеді, толтыру түрі бойынша – қолмен жазылғандар және басу құралдары арқылы. Машинамен оқылатын түрі – ол парақ бетінің орналасу шектерінің дұрыс формаларына байланысты (мысалы, ҚР зейнетақы қорының анкетасы, не болмаса салықтық декларация). Өкінішке орай, істе жүрген көптеген құжаттардың бүгінгі күнге дейін ондай формалары жоқ.

Жүйе суретінің тану дәлдігін арттыру үшін OCR бірқатар нәтижелік мәтіндік тексерісін орындай алады. Мысалы, мәтіннің мерзімдік талдауын іске асыра алады (мысалы, бұл символдың пайда болу жиілігін негізгі құжат тіліндегі пайда болуын салыстыру), орфография тәртібіне сәйкес символдардың пайда болу дұрыстығын анықтау.

OCR технологиясы нақты жүйесін таңдау үшін келесі критерийлерді қолдайды:

Ақпаратты басқару жүйесі әр түрлі формадағы электронды басқару іздеу және сақтау автоматизациясы үшін арналған, соның ішінде құжат суреті. Дамыған ақпаратты басқару жүйесімен орындалатын функциялар мыналар болып табылады:

Бүгінгі күнге ақпаратты басқару жүйесі класының сұранысқа ие өнімдерінің бірі DOCS Open болып табылады. Бұл жүйе – көруді, құруды, жүйелендіруді, сақталуды, ілеспелікті қамтамасыз ететін құжаттарды корпоративті басқару жүйесі, сонымен қатар ол өндірістік қиын деңгейлі және көлемді корпоративті мұрағаттық ақпаратты қорғайды, электронды мұрағат құжаттары мұнда істер номенклатурасына сәйкес ұйымдастырылған және бұлардың категориялары бойынша топтастырылуын қамтамасыз етеді. DOCS Open арқылы мұрағаттау операцияларын ендіру тәртібін автоматтандыруға болады (есептеу және кіріс кітаптарын құру істер сипаттауы, құжаттарды қолдануды есептеу және тағы басқа), ал іздеу құралдары ақпараттық-іздестіру (ғылыми анықтамалық) ақпаратының автоматизациялауын қамтамасыз етеді.

Деректердің қауіпсіздігі және жасырындығы қорғау амалдық жүйелері, DOCS Open мамандандырылған жүйелерінің арнайы қосалқы келетін шаралар жиынтығы қамтамасыз етеді. Мінезделген құжаттарды басқару жүйесін қолданудың басты аумақтары: электронды мұрағатты жүргізудің автоматизациясы, ұйымдастырушылық-бөлушілік, техникалық және арнайы техникалық құжатайналымы бойынша істер жүргізу.

Group-ware жұмыс топтары үшін бағдарламалық қамтамасыз ету бір тапсырманы біріге отырып, орындауға негізделген және компьютерлік жүйені пайдаланушы тобына ортақ құжаттармен жұмысты қатарласа отырып, оларды орындауға мүмкіндік береді. Groupware бағдарламасы мекеме қызметкерлерінің қызметінің сипаты бойынша үнемі құжат алмасуын қажет ететін кәсіпорындарға арналған. Бұл класс жүйесі рационалды деректер базасы стандартты схемасына енбейтін саланы автоматтандыруға мүмкіндік береді (мысалы, бір-бірінен алыс орындарда әр түрлі жұмыс істеуші көп санды қызметкерлердің бір-бірімен қатынасы). Мұндай қосымшалар құрылымдық ақпараттарды сонымен қатар құрылымдық емес ақпараттарды өңдей алады.

Groupware басты функциялары электрондық пошта, видео конференцияларды қолдау, құжаттар суреттерін басқару және оларды қосалқы қолдану, құжаттардың маршруттары, күнтізбелік жоспарлау. Бұл кластың ең жақсы жүйесі – «Lotus Development» компаниясының Lotus Notes, «Digital Eguipment» компаниясының Link Works, «Novel» компанияның Group Wise бағдарламалары.

Жүйе суретінің тану дәлдігін арттыру үшін «Азаматтар мен ұйымдардың өтінімдерін есепке алу» бағдарламасы бірқатар нәтижелік мәтіндік тексерісін орындай алады. Мысалы, мәтіннің мерзімдік талдауын іске асыра алады (мысалы, бұл символдың пайда болу жиелігін негізгі құжат тіліндегі пайда болуын салыстыру), орфография тәртібіне сәйкес символдардың пайда болу дұрыстығын анықтау.

«Азаматтар мен ұйымдардың өтінімдерін есепке алу» бағдарламасы нақты жүйесін таңдау үшін келесі критерийлерді таңдау керек:

Төмендегі сурет 3-те «Азаматтар мен ұйымдардың өтінімдерін есепке алу» бағдарламасының кескіні көрсетілген.

Сурет 3 «Азаматтар мен ұйымдардың өтінімдерін есепке алу» бағдарламасының кескіні

«Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасы. Бүгінгі күнге ақпаратты басқару жүйесі класының сұранысқа ие өнімдерінің бірі «Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасы болып табылады. Бұл жүйе – көруді, құруды, жүйелендіруді, сақталуды, ілеспелікті қамтамасыз ететін құжаттарды корпоративті басқару жүйесі, сонымен қатар ол өндірістік қиын деңгейлі және көлемді корпоративті мұрағаттық ақпаратты қорғайды, электронды мұрағат құжаттары мұнда істер номенклатурасына сәйкес ұйымдастырылған және бұлардың категориялары бойынша топтастырылуын қамтамасыз етеді. «Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасы арқылы мұрағаттау операцияларын ендіру тәртібін автоматтандыруға болады (есептеу және кіріс кітаптарын құру істер сипаттауы, құжаттарды қолдануды есептеу және тағы басқа), ал іздеу құралдары ақпараттық-іздестіру (ғылыми анықтамалық) ақпаратының автоматизациялауын қамтамасыз етеді. Деректердің қауіпсіздігі және жасырындығы қорғау операциялық жүйелері, «Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасы мамандандырылған жүйелерінің арнайы қосалқы келетін шаралар жиынтығы қамтамасыз етеді. Мінезделген құжаттарды басқару жүйесін қолданудың басты аумақтары: электронды архивті жүргізудің автоматизациясы, ұйымдастырушылық-бөлушілік, техникалық және арнайы техникалық құжат айналымы бойынша істер жүргізу.

Төмендегі сурет 4-те «Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасының кескіні көрсетілген.

Сурет 4 «Өтінімдерді тіркеу» бағдарламасының кескіні

«Lotus Notes» істік процестердің автоматизациялау жүйесі. Group-ware жұмыс топтары үшін бағдарламалық қамтамасыз ету бір тапсырманы біріге отырып, орындауға негізделген және компьютерлік жүйені пайдаланушы тобына ортақ құжаттармен жұмысты қатарласа отырып, оларды орындауға мүмкіндік береді. Groupware бағдарламасы мекеме қызметкерлерінің қызметінің сипаты бойынша үнемі құжат алмасуын қажет ететін кәсіпорындарға арналған. Бұл класс жүйесі рационалды деректер базасы стандартты схемасына енбейтін саланы автоматтандыруға мүмкіндік береді (мысалы, бір-бірінен алыс орындарда әр түрлі жұмыс істеуші көп санды қызметкерлердің бір-бірімен қатынасы). Мұндай қосымшалар құрылымдық ақпараттарды сонымен қатар құрылымдық емес ақпараттарды өңдей алады.

Groupware басты функциялары электрондық пошта, видео конференцияларды қолдау, құжаттар суреттерін басқару және оларды қосалқы қолдану, құжаттардың маршруттары, күнтізбелік жоспарлау. Бұл кластың ең жақсы жүйесі – «Lotus Development» компаниясының Lotus Notes, «Digital Eguipment» компаниясының Link Works, «Novel» компанияның Group Wise бағдарламалары.

Lotus Notes өнімі коллективті жұмыста қосымшаларды қатар қолдану және өңдеу үшін арналған «клиент-сервер» сәулет ортасы болып табылады. Lotus Notes-ке басты үш құрастырушы енеді: маршрутизациялау құралдары және құжаттарды өңдеу, құжаттарды басқару және қорғауды қамтамасыз ету құралдары, деректер базасын (құжаттарды) реттеу. Соңғысында әр түрлі көлемді құжаттар, сонымен қатар құрастырылған ақпарат, әр түрлі мәтіндер, электронды кестелер, суреттер, видео және аудио ақпараттар сақталады.

Lotus Notes басқару бірнеше деңгейде орындалады: құжаттың немесе құжат бөлігінің деректер базасы. Қолдануды бір қолданушыға немесе бір топ қолданушылар деңгейінде басқаруға болады. Жүйеде сегіз түрлі қолдану рұқсаты байқалады: барлық қолданушыға рұқсаттан бастап, барлығына бірдей қолдануға тиым салуға дейін.

Lotus Notes басты қасиеті – белгілі бір уақыт аралығында байланыс құралдары бойынша ақпарат алмасу үшін минималды қажеттілікті талап ете отыра, әр түрлі компьютерлердің деректер базасын синхрондандыру (деректер базасын реттеу көшірмесін синхронизациялау екі жақты процесі) әр түрлі жүйелер қолданушыларына бір ақпаратпен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Белгілі бір уақыт интервалынан соң сәйкес салалар бір-бірімен байланысып, құжаттағы барлық өзгерістерді синхрондайды және қолдану тізімін басқарады.

Lotus Notes соңғы түріне Интернетпен байланыс қарастырылған (қосалқы браузер, веб-беттер, стандартты Интернетпен хаттамасымен қызмет ететін пошталық бағдарлама), қосымшаларды өңдеу құралдары кеңейтілген.

Аталған Group Wise жүйесі өзіне электронды пошта құжаттарын, жеке және топтық күнтізбелік жоспарлауды енгізеді, тапсырмаларды және құжаттарды басқару. Жүйенің соңғы түрі «клиент-сервер» сәулетімен қорланады және Интернет стандарттарымен сәйкестенеді. Group Wise басты құрушылары құжаттардың сақталу орны (кітапхана) және Novel түріндегі үш объекті-бағытталған деректер базасы болып табылады. Құжаттармен жасалатын барлық операциялар реттеледі, оларды қолдану сақтау құжаттарының бақылауы арқылы іске асады. Жүйе жоспарлық текст бойынша сонымен қатар фильтр арқылы деректерді іздеу мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Қорғанысты қамтамасыз ету үшін құқықтық қолдау басқармасының құралдары және парольдар қолданылады.

Link Works өнімі объекті-бағытталған соңғы қолданушыға дербес сонымен қатар топтық жұмыс құжаттарымен байланысқан компьютерлерді басқаруға мүмкіндік беретін офистік жүйе болып табылады. Әкімші топтық және жеке құжаттар папкаларын серверде орналастырады, ал соңғы қолданушы жұмыс стөлінің жеке және топтық папкалар арасындағы құжат алмасуды орнатады. Link Works құрамына келесілер енеді: жеке құжат алмасу жүйесі (жұмыс стөлінің графикалық аналогы), электронды пошта, құжаттарды барлығына бірдей қолдану және түрлерді бақылау.

Төмендегі сурет 5-те «Lotus Notes» бағдарламасының кескіні көрсетілген.

Сурет 5 «Lotus Notes» бағдарламасының кескіні

Work/low Sistem іс прцесстерін автоматтандыру жүйесі нақты бизнес-процесстерін іске асыру барысында құжаттарды коллективті өңдеу жүйесінің қиын және қосалқы өңдеуін іске асыру үшін қолданылады. Құжаттың қатал маршруттауының барысында барлық құжат қозғалысы алдын ала көрсетіледі: қолдану құқығы маршруттың әр нүктесінде белгіленеді. Бос маршруттау кезінде орындаушы құжаттың қозғалыс жолы тәртібін өзі белгілей алады.

2 Жобалау бөлімі

2.1 Жобаның функционалды тағайындалуы

Бұл дипломдық жұмыс мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру арқылы іс жүргізу жөніндегі маманның жұмысын ақпараттық қолдау міндеттерін шешуге және мекеменің кіріс және шығыс құжаттары жөніндегі деректерді тіркеу процесін автоматтандыруға арналған жүйесін жобалау мен құруды қамтиды. Мекеменің әрі қарай дамуын және соған сәйкес сыртқы ұйымдармен ақпарат алмасудың көлемінің ұлғаюын, сонымен қатар техникалық базаның кеңеюін ескере отырып, есеп беруді өңдеу жұмысын автоматтандыруға арналған сәйкес ақпараттық жүйесін әзірлеу, соған сәйкес деректерді қолмен өңдеуден ДЭЕМ көмегімен игерілеу әдісіне өту қажеттігі туындап отыр.

Әзірленіп жатқан жүйе АЖО-ның қызмет түрлерін автоматтандыруды қамту керек:

Автоматтандыру жүйесін жобалауда төмендегі талаптар ескеріледі:

Жүйе бағдарламаны іске қосқан мерзімнен бастап, экран бетінен керегі жоқ ақпарат толып тұратыңдай емес, қарапайым, жұмыс аумағын бақылау мүмкіндігін туғызуы қажет. Қолданушының жұмысын жеңілдету үшін бағдарламадағы пернелерді, тышқан арқылы жұмыс атқару мүмкіндігі туатындай, айтарлықтай үлкен болғаны қажет. Қосымшаға мамандық түр беру және жақсы қабылдау үшін барлық пернелерде бір шрифт қолданған дұрыс. Бағдарламалық қосымшада қысқаша мәтінді, шағын дұрыс жауапты көрсетілетін, тышқан тетігі тиген кезде қысқаша мәлімет көрсетілуі қажет.

Жүйені әзірлеу барысында мекеме кеңсесінде қызмет көрсетуші іс қағаздары мамандарының барлық ұсыныстары мен талаптары ескерілуі тиіс.

Есеп беру бөлімінің басты есебі жетекшілерге ұсынылып, келіп түскен құжаттар туралы толық мәліметтер беретін есеп берулер болып саналады.

Кіріс-шығыс және сақталған ақпараттардың сипаты.

Кіріс ақпарат сақталатың ақпарат негізінде құрастырылады. Төмендегі кесте 1, 2, 3-терде көрсетілгендей, есеп берулер келесі формада беріледі, ал шығыс құжаттар реквизиттерінің сипаттары мен тізімдері кесте 4-те көрсетілген.

Кесте 1

Қызметкерлердің өтінімдері бойынша ақпарат (UА)

Тақырыбы	Жіберушінің аты-жөні	Нөмірі	Өтінім күні	Құжат түрі	Бөлім атауы	Кімге арналған?	Тіркеу нөмірі	Беттер саны	Түпнұсқа бар ма?	Жеткізу күні	Жеткізу түрі	Құжатқа сілтеме	Өтінімнің қалып-күйі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Кесте 1-дің жалғасы

Бақыланды ма?	Бақылау күні	Бақылаушы	Орындаушы	Орындау күні	Маңыздылық	Орындалды ма?	Әрекет
15	16	17	18	19	20	21	22

Кесте 2

Қызметкерлер бойынша ақпарат (KizT)

Қызметкердің аты-жөні	Тегі	Аты	Жөні	Бөлімше	E-mail
1	2	3	4	5	6

Кесте 3

Шығыс құжаттарының тізімі мен сипаттамасы

№	Иденти-фикатор	Ұсыну формалары	Ұсынылу жиілігі	Ұсыну мерзімі	Қабылдаушылар
1	2	3	4	5	6
1	UА	Машино-грамма	талап бойынша	талап бойынша	Қызметкер, бөлім басшысы
2	KizT	Машино-грамма	талап бойынша	талап бойынша	Қызметкер, бөлім басшысы

Кесте 4

Шығыс құжаттар реквизиттерінің сипаттары мен тізімдері

№	Реквизиттің атауы	Шығыс құжатының идентификаторы	Шартты белгілері	Реквизит ұзындығы
1	Тақырыбы	UА	Takirip	A(50)
2	Жіберушінің аты-жөні	UА	Zhiberushi	A(30)
3	Нөмірі	UА	Nomer	Х(10)
4	Өтінім күні	UА	Data	9(8)
5	Құжат түрі	UА	Kuzhat_turi	A(20)
6	Бөлім атауы	UА, KizT	Bolim	A(30)
7	Кімге арналған?	UА	Kimge	A(30)
8	Тіркеу нөмірі	UА	Turkeu_nomiri	Х(10)
Кесте 4-тің жалғасы
9	Беттер саны	UА	Better	9(2)
10	Түпнұсқа бар ма?	UА	Tupnuska	A(10)
11	Жеткізу күні	UА	Zhetkizu_kuni	9(8)
12	Жеткізу түрі	UА	Zhetkizu_turi	A(20)
13	Құжатқа сілтеме	UА	Kuzhat	A(50)
14	Өтінімнің қалып-күйі	UА	Kalip_kui	A(30)
15	Бақыланды ма?	UА	Bakilau	A(10)
16	Бақылау күні	UА	Bakilau_kuni	9(8)
17	Бақылаушы	UА	Bakilaushi	A(30)
18	Орындаушы	UА	Orindaushi	A(30)
19	Орындау күні	UА	Orindau_kuni	9(8)
20	Маңыздылық	UА	Manizdilik	A(50)
21	Орындалды ма?	UА	Orindau	A(10)
22	Әрекет	UА	Areket	A(50)
23	Қызметкердің аты-жөні	KizT	TAZh	A(50)
24	Тегі	KizT	Tegi	A(30)
25	Аты	KizT	Ati	A(30)
26	Жөні	KizT	Zhoni	A(30)
27	E-mail	KizT	Email	A(20)

Кіріс ақпараттарының сипаттамасы. Экономикалық ақпаратты өңдеудің ақпараттық жүйесінің және басқарудың ақпараттық жүйесін жасау және енгізу процестері басқарудың автоматтандырылған жүйесінің бірыңғай стандарттар жүйесіне сәйкес жүргізіледі.

Кіріс ақпараты бөлімі, енгізілетін мәліметтердің сипаттамасы мен тізімінен және оларға енетін ақпараттың құрылымдық бірлігінен тұрады. Әрбір ену мәліметі бойынша идентификатор, ұсыну формасы (алғашқы құжат, кодограмма және т.б.) және есептеу орталығына келіп түсу жиілігі көрсетіледі. Ақпараттың әрбір құрылымдық бірлігінің сипаттамасында атауы, талап етілетін дәлдік, ақпарат көзі және ақпарат көзінің идентификаторы көрсетіледі.

Ақпараттық қамтамасыздандыруды ұйымдастыру кезінде кіріс ақпараты сенімді болуы және өз уақытында ұсынылуы, бір мағыналылыққа ие болуы, реттеулі және қабылдау үшін ыңғайлы болуы қажет.

Кіріс ақпараты мекен-жайлы болуы керек, басқарудың берілген деңгейіне сәйкес болуы тиіс. Бұған қоса, деректерді өңдеу, жаңарту, сақтау, жинау процестері басқару процесінің өмірлік циклі процестерімен уақытымен сәйкес болуы қажет.

Кіріс ақпараты сыртқы дүниеден келіп түсетін кіріс сыртқы және ішкі жүйенің басқарылатын объектісінен алынатын кіріс ішкі ақпаратқа бөлінеді. Кіріс ішкі ақпарат банк бөлімшесі жағдайы туралы мәліметтерден тұрады және ол алғашқы болып табылады. Алғашқы ақпарат жүйенің жұмыс істеуі үшін бірінші дәрежелі мағынаға ие, яғни толықтықтан, сенімділіктен шығыс ақпаратының сапасы бағынышты болып келеді. Шығыс ақпаратты қалыптастыру үшін алдымен онда кездесетін кіріс ақпараттары қажет, себебі кіріс ақпараттар негізінде көптеген шығыс ақпараттар жиынтықтары құрастырылады. Кіріс құжаттарының сипаты мен тізімі кесте 5-те, ал кіріс құжаттар реквизиттерінің сипаты мен тізімі кесте 6-да тізімделген.

Кесте 5

Кіріс құжаттарының сипаты мен тізімі

№	Идентификатор	Ұсыну формасы	Келіп түсу жиілігі
1	Kualik	құжат	Өтінімді тіркеу кезінде
2	Otinim	құжат	Өтінімді тіркеу кезінде

Кесте 6

Кіріс құжаттар реквизиттерінің сипаты мен тізімі

№	Реквизит атауы	Ақпарат көзінің идентификаторы	Шартты белгілері	Реквизит ұзындығы
1	Тегі	Kualik	Tegi	A(30)
2	Аты	Kualik	Ati	A(30)
3	Жөні	Kualik	Zhoni	A(30)
4	Куәлік нөмірі	Kualik	Kualik	9(12)
5	Тақырыбы	UА	Takirip	A(50)
6	Нөмірі	UА	Nomer	Х(10)
7	Өтінім күні	UА	Data	9(8)
8	Құжат түрі	UА	Kuzhat_turi	A(20)
9	Беттер саны	UА	Better	9(2)
10	Жеткізу күні	UА	Zhetkizu_kuni	9(8)
11	Жеткізу түрі	UА	Zhetkizu_turi	A(20)

Нормативтік-анықтамалық ақпарат ретінде берілген есептің шешімі үшін келесідей массив қолданылады:

Аталған анықтамалықтар реквизиттерінің тізімі кесте 7, 8, 9-дарда, анықтамалықтар кодтарының сипатталуы кесте 10-да көрсетілген.

Кесте 7

Құжат түрі анықтамалығы реквизиттерінің тізімі

№	Массив атауы	Массивтің белгіленуі
1	Құжат түрі анықтамалығы	KTAn
№	Реквизиттер атауы	Реквизиттің белгіленуі	Реквизит ұзындығы
1	Құжат коды	Code	9(5)
2	Құжат түрі	Kuzhat_turi	A(20)

Кесте 8

Бөлім анықтамалығы реквизиттерінің тізімі

№	Массив атауы	Массивтің белгіленуі
1	Бөлім анықтамалығы	BolAn
№	Реквизиттер атауы	Реквизиттің белгіленуі	Реквизит ұзындығы
1	Бөлім коды	Code	9(5)
2	Бөлім атауы	Bolim	A(30)

Кесте 9

Жеткізу түрі анықтамалығы реквизиттерінің тізімі

№	Массив атауы	Массивтің белгіленуі
1	Жеткізу түрі анықтамалығы	ZTAn
№	Реквизиттер атауы	Реквизиттің белгіленуі	Реквизит ұзындығы
1	Жеткізу түрі коды	Code	9(5)
2	Жеткізу түрі	Zhetkizu_turi	A(20)

Есептің шешілуі кезінде құжат түрі, бөлім мен жеткізу түрі тізімдерінің кодтары қолданылғандықтан, төменде олардың есеп беру номенклатурасының аталуына, жүйе классификациясына және кодталуына қысқаша сипаттама беріліп кетті.

Кесте 10

Құжат түрі, бөлім мен жеткізу түрі тізімдері кодтарының сипатталуы

№	Есеп беру номенклатурасының аталуы	Жүйе	Кодтың ұзын-дығы
Классифи-кация	Кодталу
1	Құжат коды	фасеттік	позициондық	9
2	Бөлім коды	фасеттік	позициондық	9
3	Жеткізу түрі коды	фасеттік	позициондық	9

2.2 Деректер базасын құрастыру

Ақпараттық қамтамасыздандыру – ақпаратты кодтау және классификация жүйесінің бірлік мәні, ақпараттық ағындардың сызбасы, деректер базасын құру әдістемесі. Берілген ішкі жүйе басқарылатын шешімдерді алудың ақпараттық қазіргі кезде ұсыну үшін негізделген.

Ақпараттық қамтамасыздандырудың есебі оның құрылымдарымен орындалатын негізгі функцияларына тәуелді. Ақпараттық қамтамасыздандыру АЖ пайдаланушыларын өздерінің еңбек қажеттіліктерін орындау үшін қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету керек. Жүйенің ақпаратты өңдеу, деректер банкінде ақпаратты жинау, ақпаратқа автоматтандырылған қатынау мүмкіндігі бар. Әр функционалды ішкі жүйеде шешілетін тапсырмалар және ішкі деңгейлер арасында ақпараттық өзара байланыс қамтылған.

Деректер базасының құрылымы төмендегі пункттерді қамтамасыз етуі керек:

Егер деректер базасының бағыты жеке, өзара байланыспаған деректерді сақтау ғана болса, онда оның құрылымы өте қарапайым болуы мүмкін еді. Алайда, деректер базасын ұйымдастыруға қойылатын негізгі талаптардың бірі – басқалардың мәні бойынша бір мәнді іздеу мүмкіндігін қамтамасыз ету. Ал шынайы деректер базасында жиі жүздеген немесе мыңдаған мәндер болатын болса, онда теориялық тұрғыдан олардың арасында миллиондаған байланыстар орнатылуы мүмкін. Мұндай басым байланыстардың бар болуы инфологиялық модельдердің күрделілігін анықтайды.

Жобаланатын деректер базасының инфологиялық моделі тілінің «кестелер-байланыстар» тілі, сонымен қатар ER-диаграммасы арқылы құрылған.

Жиі шағын модельдерді құру үшін аз көрнекі, бірақ едәуір мазмұнды инфологиялық модельдеу тілі қолданылады, мұнда мәндер мен байланыстар түрдің ұсыныстарымен ұсынылады.

Онда барлық мәндер мәннің атауы мен тпінен тұратын атауы бар бір бағанды кестелермен бейнеленген. Кестенің жолдары – бұл мәннің атрибуттарының тізімі, ал бірінші кілтті құрайтындары жанында орналасады және шеңбермен жүргізіледі. Мәндердің арасындағы байланыстар бірінші кілттерден бастап, бағытталған меңзерлермен көрсетіледі.

Инфологиялық модель адамға түсінікті кейбір тұжырымдамаларда шынайы әлемді бейнелейді, олар толығымен деректерді сақтау ортасының параметрлеріне тәуелсіз. Осындай модельдердің құрылымына деген көптеген көзқарастар бар: графтық модельдер, семантикалық желілер, «мән-байланыс» моделі және т.б.

Деректердің инфологиялық моделі бойынша құрылатын сипаттама деректер базасының даталогиялық моделі деп аталады. Даталогиялық модель мазмұнына олардың тәуелсіз деректердің элементтері мен сақтау ортасының арасындағы логикалық байланысты бейнелейді. Пайдаланушыларға осы логикалық модельдің көпшілігі ажыратылады, олар пәндік сала туралы түсінікті бейнелейтін сыртқы модельдер деп аталады. Сыртқы модель пайдаланушылар логикалық модельдің негізінде алынатын түсініктерге сәйкес келеді. Сондай-ақ, концептуальдық талаптар пайдаланушылар алғысы келген және инфологиялық модельді әзірлеудің негізіне қойылған түсініктерді бейнелейді. Даталогиялық модель диск, таспа немесе қандайда бір басқа ақпарат таратқыш сияқты физикалық жадқа бейнеленеді. Даталогиялық модель көбінесе соңғы пайдаланушылар шығарған талаптарды іске асыру үшін программалаушылармен пайдаланылады.

Егер деректердің инфологиялық моделі көрнекі бейнелену үшін арналған, яғни адами-бағытталған болып табылатын болса, онда датологиялық модель компьютерлік-бағытталған болып табылады. Оның көмегімен ДББЖ бағдарламаларға және пайдаланушыларға сақталатын деректерге олардың атаулары бойынша шығу мүмкіндігін береді.

ҚЫЗМЕТКЕР КЕСТЕСІН ҚҰРУҒА *(өзекті мәселе)

БІРІНШІ КІЛТ (Қызметкердің коды)

ЖИЕКТЕР (Клиенттің коды (тұтас 5), Аты-жөні (мәтін 40), лауазымы (40 мәтін), IP-мекен-жайы (255 мәтін));

ШЕКТЕУЛЕР (1. Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек);

ТОПТЫҢ КЕСТЕСІН ҚҰРУҒА* (өзекті мәні)

БІРІНШІ КІЛТ (Топтың коды)

ЖИЕКТЕР (топтың коды (тұтас 5), залдар (мәтін 40), жаттығулар (мәтін 20));

ШЕКТЕУЛЕР (1. Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек );

EEG ФАЙЛ кестесін құру (өзекті мәні)

БІРІНШІ КІЛТ (файлдың коды)

ЖИЕКТЕР (файлдың коды (тұтас 4), файлдың атауы (мәтін 10), күні (күні 8));

ШЕКТЕУЛЕР (1. Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек;

ҚҰЖАТТАР ТҮРІНІҢ КЕСТЕСІН ҚҰРУ *(байланыс)

СЫРТҚЫ КІЛТ (клиент коды

NULL – мәндері мүмкін емес

Қызметкерден жою және жаңарту каскадталады)

СЫРТҚЫ КІЛТ (Топтан топтың коды

NULL – мәндері мүмкін емес

Қызметкерден жою және жаңарту каскадталады)

СЫРТҚЫ КІЛТ (EEG Файлының коды

NULL – мәндері мүмкін емес

Қызметкерден жою және жаңарту каскадталады)

ЖИЕКТЕР (қызметкер коды (тұтас 5), топтың коды (тұтас 5), файлдың коды (тұтас 4), күні (күні 8));

ШЕКТЕУЛЕР (1 Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек; 2. Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек; 3. Қызметкер кодының жиектерінің мәндері ерекше және жағымды болуы керек).

Мекеменің құрылымдық бөлімшелері үшін деректер базасын әзірлеу. «Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесі» ДБ деталдық моделін әзірлеу.

Төменде өрістер атымен бірге және олардың титерімен бірге деректер базасының құрылымы ұсынылған, сонымен қатар ДБ өрістің әр қайсысына суреттеу арналған.

«Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесі» негізінің құрылымы. «Дұрыс формалы» айланы қолдана отырып ДБ жобалау. Дұрыс формалы айланы қолдана отырып, ДБ жобалау процесі интерациялық болып табылады. Ол белгіленген тәртіп бойынша одан жоғары дұрыс формаға бірінші дұрыс форманы қатынастардың кезекті аударуында құрылады. Әр кезекті дұрыс форма функционалдық тәуелділік анықталған типін шектейді деректер базасы қатынастары үстінен орындалған операциялар аноманияларын жояды және алдындағы дұрыс форманың қасиеттерін сақтайды.

Көрсетілген атрибуттар құрылымдық кілттің тәуелділігі болып табылатын, құжат кодының атрибутының тәуелділігінде орналасқан. Осы кілттен тәуелділік келесіге әкеп соғады:

Осылайша ақпараттық файлдардың бастапқы құрамы анықталады. Оған келесілер енеді:

Бағдарламаның ақпаратты өңдеу сенімділігі және жылдамдығы көбіне бұл жүйелер деректеріне сұғу айлаларын жоспарлау сапасымен және бөлек ақпараттық бірліктер арасындағы байланыспен белгіленеді. Бізде Құжат-Коды деп аталатын сәйкес келуші кодтар үшін арналған бір ғана байланыс типі байқалады.

Құрастырылатын ақпараттық жүйесінде негізгі 8 кесте бар, деректер базасының физикалық модель құрылымы кесте 11-ден көруге болады

Кесте 11

Деректер базасының физикалық модель құрылымы

Кесте атауы	Физикалық модель құрылымы
Реквизит атауы	Реквизит типі	Сыртқы кілт
құжат түрі
Құжат түрі коды	Code	AutoNumber	–
Құжат түрі	Kuzhat_turi	Text(20)	–
БӨЛІМ
Бөлім коды	Code	AutoNumber	–
Бөлім атауы	Bolim	Text(30)	–
МАҢЫЗДЫЛЫҚ
Маңыздылық коды	Code	AutoNumber	–
Маңыздылық	Manizdilik	Text(50)	–
ӘРЕКЕТ
Әрекет коды	Code	AutoNumber	–
Әрекет	Areket	Text(50)	–
Өтінімдер тізімі
Өтінім коды	Code	AutoNumber	–
Тақырыбы	Takirip	Text(50)	–
Жіберушінің аты-жөні	Zhiberushi	Text(30)	–
Нөмірі	Nomer	Text(10)	–
Өтінім күні	Data	Date/Time	–
Құжат түрі	Kuzhat_turi	Long Integer	+
Бөлім атауы	Bolim	Long Integer	+
Кімге арналған?	Kimge	Text(30)	–
Тіркеу нөмірі	Turkeu_nomiri	Text(10)	–
Беттер саны	Better	Long Integer	–
Түпнұсқа бар ма?	Tupnuska	Boolean	–
Жеткізу күні	Zhetkizu_kuni	Date/Time	–
Жеткізу түрі	Zhetkizu_turi	Long Integer	+
Кесте 11-дің жалғасы
Құжатқа сілтеме	Kuzhat	Text(50)	–
Өтінімнің қалып-күйі	Kalip_kui	Long Integer	+
Бақыланды ма?	Bakilau	Boolean	–
Бақылау күні	Bakilau_kuni	Date/Time	–
Бақылаушы	Bakilaushi	Text(30)	–
Орындаушы	Orindaushi	Long Integer	+
Орындау күні	Orindau_kuni	Date/Time	–
Маңыздылық	Manizdilik	Long Integer	+
Орындалды ма?	Orindau	Boolean	–
Әрекет	Areket	Long Integer	+
ЖЕТКІЗУ ТҮРІ
Жеткізу түрі коды	Code	AutoNumber	–
Жеткізу түрі	Zhetkizu_turi	Text(20)	–
ӨТІНІМНІҢ ҚАЛЫП-КҮЙІ
Қалып-күй коды	Code	AutoNumber	–
Қалып-күй түрі	Kalip_kui	Text(50)	–
қызметкер тізімі
Қызметкер коды	Code	AutoNumber	–
Қызметкердің аты-жөні	TAZh	Text(50)	–
Тегі	Tegi	Text(30)	–
Аты	Ati	Text(30)	–
Жөні	Zhoni	Text(30)	–
E-mail	Email	Text(20)	–
Бөлім	Bolim	Text(30)	–

ДБ логикалық құрылымын жобалау кезінде барлық ақпараттық бірліктерді және олардың арасындағы байланыстарды анықтау, оларға атау беру, ақпараттық бірліктердің типін анықтау, сонымен қатар қандай да бір мөлшерлі сипаттамаларды беру қажет. Сурет 6-да көрсетіліп тұрғандай, ДБ-ның деректер схемасы көрсетілген.

Деректердің сенімді байланысын қамтамасыз ету үшін анықтағыштарды толықтыру барысында кілттік сөзді автоматты түрде қарастыру қажет. Ол келесі талаптарға сай келуі тиіс:

Cурет 6 «Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеу» ДБ деректер схемасы

2.3 Бағдарламалау тілін таңдау

Құрылған жүйе деректер базасымен жұмыс істеуге арналған графикалық интерфейсі бар қолданбалы бағдарламалық пакеті түрінде болады. Delphi 7.0 құру ортаның жетістіктерін қарастырайық:

Қолданбалы бағдарламалық қамсыздандыруды жазу барысында келесі стандартты кітапханалар қолданылады:

Жүйенің негізгі мәселердің бірі жинау, сақтау және мәліметтер массивтеріне сұраныс жасау болғандықтан, біздің талаптарымызға қанағат болатын деректер базасын басқару жүйесін таңдау керек. Access ДББЖ жаман таңдау емес, өйткені оның келесі жетістіктері бар:

Windows ортасында қолданбалы бағдарламаларды құрудың көптеген құралдары баршылық. Бірақ олардың артықшылықтары сияқты өзіндік кемшіліктері де бар.

Қосымшаларды құру кезінде бағдарламалаудың қолайлы ортасы Delphi болып табылады. Delphi бізге көптеген артықшылықтар мен мүмкіндіктерді береді және бағдарламалаудың тиімділігін арттыруға көмектеседі.

Delphi-де компоненттер моделін қолданудың негізгі тағайындалуы компоненттерді көп ретті пайдалану мен жаңа бағдарламаларды құрастыру мүмкіндігін қамтамасыз етуі болып саналады. Сонымен бірге, объектілі модельге енгізілген өзгерістер, бірінші орында, визуалды бағдарламалау технологиясын қолдау қажеттілігімен шақырылған. Мұнымен қоса, бұл тіл Borland 7.0 – құрастырудың жылдам ортасы (RAD) компиляторын қолдайтын түрінде қалды.

Есептеуіш техникасы мен бағдарламалау технологиясының дамуы Borland фирмасының жаңа бағдарламалық өнімді – Delphi-ді құрастырып шығаруына әкелді. Delphi негізінде визуалды жобалаудың технологиясы мен бағдарламалаудың объектілі-бағытталған әдістемесі жатыр.

Берілген есептер кешенін шешу үшін Borland Delphi 7.0. объектілі-бағытталған бағдарламалау ортасы қолданылады.

TPersistent класы – Tobject класына байланысты пайда болады. Ол өз ұрпағын басқа объектілермен байланыс жасауын қамтамасыз етеді.

TComponent класы барлық компоненттер үшін маңызды болып табылады.Осының көмегімен кез келген визуалды емес компоненттерді құруға болады. TСomponent класының жұмыс істеу механизмі колмпоненттің өңдеу ортасымен байланысын қамтамасыз етеді, яғни компоненттер палитрасымен және объектілер инспекторымен. Осы класс мүмкіндіктері арқасында компоненттер жобаны өңдеу кезінде жұмысын бастайды.

TControl класы – TСomponent классынан пайда болады.Оның негізгі тағайындалуы – визуалды компоненттердің функционалдануын қамтамасыз ету.

TWinControl класы – басқару элементтерін құруда өңдеу мүмкіндігін кеңейтеді. TСontrol класынан пайда болады және басқарудың терезелік элементін құруға мүмкіндік береді. TWinControl деңгейінде қолданушының GUI (Graphic User Interfase) – графикалық интерфейсімен байланысын орнатады.

Delphi – бұл Microsoft Windows ортасы үшін қосымшалардың кең спектрін құрастыруға мүмкіндік беретін жаңа бағдарламалық өнім болып табылады. Ол деректер базаларын технологиялық басқарудың масштабты және көрнекі бағдарламаларды (визуалды) құрастырудың құралы жоғары өнімділікті компиляторды біріктіреді. Delphi-дің басты тағайындалуы – Windows-қосымшалар классын тез құрастыру үшін басты құрал болып қызмет етеді. Ол қосымшаларды құрастыру тәжірибесінде және бағдарламалауда көптеген жаңа табыстарды ескереді және визуалды бағдарламалау үшін тағайындалған. Визуалды бағдарламалау бағдарлама интерфейсін тезірек құрастыруға, терезеде ақпараттың орналасу есебінен оны сапалы етіп істеуге, жобалау экранында көптеген қателерді болдырмау мүмкіндігін береді.

Сонымен бірге, Delphi қатарына пайдалануға дайын эксперттер кіреді, бағдарламалаудың бұл ортасы құрастырушыларға IDE-ға кіретін өзіндік эксперттерінің интерфейстерін әзірлеуге мүмкіндік береді.

Delphi жобасы бағдарламалық бірліктер құрамы – модульдерден тұрады. Ауқымды деп аталатын модуль бағдарлама басталатын нұсқаулықтан тұрады. Қосымшанаң негізгі модулін Delphi автоматты түрде қалыптастырады.

Delphi қосымшасының терезесі өзінің мүмкіндіктерінің арқасында тек қолданушының интерфейсін қамтамасыз етіп қана қоймай, сонымен қатар басқа компоненттер жабдығы болып табылады.

Қосымша терезесі көптеген маңызды операцияларды орындауы қажет. Ол өзін экранда дұрыс көрсетуі, операциялық жүйе және басқа терезелермен байланысу керек, онда орналасқан басқару элементтерін ұйымдастыруы және түрлі оқиғаларға көңіл аударуы қажет.

Delphi стандартты жобасы формалардан тұрады. Форма – өңдеу кезеңіндегі қосымша терезесі. Әрбір форманы екі файл сипаттайды. Форма файлы – форма қасиетін және орналасқан компоненттерді сипаттайды, ал модуль – форма класының экземплярын және алғашқы кодты құрайды.

Көбінесе қосымшалар деректерді өңдеу үшін құрылады. Қосымшада файлдарды қолдану үшін көптеген есептерді шығаруға тура келеді. Оның негізгісі – қажет файлды іздеу және олармен енгізу/шығару операцияларын орындау.

3 Құрастырылған жүйені жүзеге асыру

3.1 Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесінің тағайындалуы

Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесін таңдау арқылы мекеме мұндай жүйелерді бағалау кезінде бірнеше маңызды критерийлердің бірден есептелуін ойластырады. Мекеменің электрондық құжат айналымының жүйесі өзіне бірқатар маңызды сапалар ендіруі тиіс:

Бағдарламалық өнімді жоспарлау кезінде қолданушы экрандық интерфейсті өңдеу маңызды орын алады.

Интерфейс – бұл қолданушыға жұмыс барысында тек қана өзі үшін маңызды шешімдерге назар аудара отырып, бағдарламаның басқа жұмыстарына назар аудармастан, жұмыс жасау бағдарламалық құжаттардың жиынтығы.

Бағдарламаның экрандық интерфейсі көбіне қолданушының көбіне жұмыстың жеңілдігін негіздейді және оның еңбегінің тиімділігіне әсер етуші маңызды факторлардың бірі болып табылады. Оған артылған барлық функцияларды орындайтын, жоғарғы тез орындау қасиеті бар бағдарлама қолданушымен интерфейстің арасындағы байланыс жоқтығынан толығымен жұмыс үшін қажетсіз болуы мүмкін.

Қолданушының көз қарасына әлде қайда қарапайым және тиімді етіп, мәзірі шығып отыратын жүйе негізінде құрылған экранды интерфейсті санауы мүмкін.

Қолданушының экранында бағдарламаның жұмыс облысы және мәзір орнатылуы маңызды. Мәзірдің барлық тармақтарына қандай да болмасын мақсатқа арналған формалар сәйкес келуі тиіс. Бағдарламаның жұмыс облысы формалар оның ішіне толық орналасуы тиіс және қолданушыға оны қысқарту немесе ұзарту қиындығын туғызбауы тиіс.

Сонымен қатар түстерді таңдау және олардың сәйкес келуі қолданушының интелектуалды жұмысына, жұмыс тиімділігіне және жұмыс қабілетіне мол әсер тигізуде. Сондықтан бағдарламадағы түстер жайлы және көзге әсер тигізуі тиіс.

Мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесі адам мен есептеуіш техникасының өзара тығыз байланысына, сонымен қатар басқару тәжірибесінде құрылған қабылданатын шешімдерді оңтайландыру және автоматтандыру әдіс-тәсілдерінің кең қолданысына негізделген Әкімшілікке келіп түскен, азаматтардың жазбаша жүгінген жұмыс үрдісінің ақпараттық жүйесі процесін ұйымдастыру формасы болып табылады. Соның арқасында мекеменің ішкі және сыртқы құжаттарымен айналысатын қызметкерлердің жұмыс мазмұны өзгереді, олар көп жұмыстан және артық жұмыстарды орындқала босатылады. Олар деректерді өңдеудің технологиялық процесінің барлық операция түрлерін (қажетті ақпаратты жинақтау, дайындау, енгізу, өңдеу, шығару және т.б.) орындай отырып, сұхбаттық режимде жұмыс істейді.

Бағдарламамен жұмыс істеу үшін жүйеге қойылатын минималды талаптар:

Microsoft Office бағдарламалар жиынында деректерді экспорттау бойынша бірқилы әзірлемесін қолдану шығыс есеп беру формаларын едәуір күшейтуге және оларды соңына дейін редакциялауға мүмкіндік береді. Деректер базасының барлық форматтарына интерфейстің бар болуы, қажетінше, кез келген сыртқы бағдарламалық қамтамасыздандыруы бар кешенді бағдарламасын қолдануына мүмкіндік береді. Шығыс формалары мен есеп беру интерпретаторларының ішінде орнатылған редакторды қолдану кез келген есеп берудің дайындалуын жеңілдетеді, кез келген есеп беру түрлерін өз бетінше құрастыруға мүмкіндік береді.

3.2 Бағдарламаның орындалу шарттары

Қолданушы бағдарламаны жүктегеннен кейін сурет 6-да көрсетілгендей,

«Идентификация» атты формасы пайда болады, бұл формада қолданушыны тізімнен таңдай отырып, таңдалған қолданушыны пароль арқылы идентификациялау үшін қажет. Егер қолданушыға тән парольді дұрыс енгізетін болса, ары қарай бағдарламамен жұмыс істеу мүмкіндігіне ие болады, ал пароль қате енгізілген жағдайда пароль қате енгізілгені туралы және аталған бағдарламаның жабылатыны туралы хабарлайтын арнайы сұхбаттық терезе ашылатын болады.

Сурет 7 «Идентификация» формасы

Қолданушыға тән пароль дұрыс енгізілген жағдайда бағдарламамен ары қарай жұмыс істеу мүмкіндігіне ие болуға болады.

Төмендегі сурет 7-де көрсетіліп тұрғандай, «Өтінімдер тізімі» формасы бағдарламаның негізгі формаларының бірі болып табылады. Ол басты мәзірдің «Деректер → Өтінімдер тізімі» пункттері арқылы шақырылады. Мұнда мекемеге келіп түскен өтінімдер туралы деректерді енгізу жүзеге асырылады.

Сурет 8 «Өтінімдер тізімі» формасы

Аталған формада құжат келіп түскен құжатқа қатысты реквизиттер: құжат нөмірі, құжаттың келіп түскен күні, құжат тақырыбы, қалып-күй, орындау күні және т.б. толтырылады.

Өтінімдерге қатысты жазбаларды форманың ортаңғы бөлігінде орналасқан кестенің тақырыпшаларын шерте отырып, деректерді өсу немесе кему ретімен сұрыптауға болады.

Формадағы құжатқа байланысты ағымдағы деректерді өзгерту үшін немесе жаңадан деректерді косу үшін форманың төменгі бөлігінде орналасқан «Қосу» және «Карточка» батырмаларын қолдану қажет. Нәтижесінде төмендегі сурет 8 және 9-да кескінделіп тұрғандай, «Жазбаша өтінімді тіркеу» атты формасы пайда болады. Аталған форма көмегімен өтінім туралы барлық деректерді редакциялай отырып, енгізілген өзгерістерді деректер базасына «Сақтау» батырмасын шерте отырып сақтауға болады.

Сурет 9 «Жазбаша өтінімді тіркеу» формасы. «Құжат туралы» атты вкладкасы

«Өтінімдер тізімі» формасында кестедегі қажетті деректерді іздестіру үшін форманың жоғарғы бөлігінде орналасқан арнайы өрістерді (жылды, тізімдегі айды, сонымен қатар өтінім тақырыбын) көрсете отырып, «Іздеу» батырмасы арқылы деректерді сүзгілеуге болады. Егер деректердің сүзгісін болдырмау үшін форманың жоғарғы бөлігінде орналасқан «Барлық жазбалар» батырмасын шерту керек.

Сурет 10 «Жазбаша өтінімді тіркеу» формасы. «Орындалуы» атты вкладкасы

Өтінімдер бойынша есеп берулерді рәсімдеу үшін «Баспаға шығару» батырмасын қолдану қажет, нәтижесінде сурет 10-да көрініп тұрғандай, MS Excel бағдарламасында құжаттар бойынша барлық деректер экспортталатын болады.

Сурет 11 MS Excel бағдарламасына өтінімдер тізімін экспорттау

Төмендегі сурет 11-де көрсетіліп тұрғандай, «Қызметкерлер тізімі» формасы бағдарламаның негізгі анықтамалық ақпараттардың бірі болып табылады. Ол басты мәзірдің «Деректер → Қызметкерлер» пункттері арқылы шақырылады. Мұнда мекемеде жұмыс істейтін барлық қызметкерлер туралы деректерді енгізу жүзеге асырылады.

Аталған форманың төменгі бөлігінде орналасқан «Қосу» батырмасы көмегімен базаға жаңа қызметкерді енгізуге болады, кестеден қажетті өрісті таңдай отырып, «Өзгерту» батырмасы көмегімен ағымдағы деректерді өзгертуге болады.

Сурет 12 «Қызметкерлер тізімі» атты формасы

Нәтижесінде деректерді өзгертуге мүмкіндік беретін сурет 12-де көрініп тұрғандай, арнайы «Қызметкерлер туралы деректер» атты форма ашылатын болады. Бұл формада қолданушы қызметкер бойынша қажетті деректерді толтырып, енгізілген деректерді сақтау үшін «Сақтау» батырмасын шерту керек, өзгерістерді болдырмау үшін сәйкесінше «Қайта оралу» батырмасын басу қажет.

Ағымдағы формада қызметкерлер тізімін оның аты-жөні бойынша сүзгілеуге болады, ол үшін форманың төменгі сол жақ бөлігінде орналасқан «Іздеу» өрісін толтыру керек, егер барлық жазбаларды көрсету үшін сәйкесінше «Барлық жазбалар» батырмасын шерту керек. Сонымен қатар қызметкерлер бойынша есеп берулерді рәсімдеу үшін форманың төменгі бөлігінде орналасқан «Баспаға шығару» батырмасын қолдану қажет, нәтижесінде сурет 13-те көрініп тұрғандай, MS Excel бағдарламасында кестеде тізімделген барлық қызметкерлер бойынша деректер автоматты түрде экспортталатын болады.

Сурет 13 «Қызметкерлер туралы деректер» формасы

Сурет 14 MS Excel бағдарламасына қызметкерлер тізімін экспорттау

Бағдарламада негізгі формалармен жұмыс істеу барысында қолданушыға жиі кездесетін мәліметтерді қолмен толтырмас үшін бірқатар төменде көрсетілген анықтамалықтар тізімі бар:

Аталған анықтамалық ақпараты бар форманы ашу үшін бағдарламаның басты мәзірінің «Деректер» пунктінен таңдау керек. Мысалы, басты мәзірдің «Деректер → Бөлімдер тізімі» пункттері арқылы сәйкес мекемедегі барлық бөлімдер туралы деректерді енгізу формасы ашылатын болады, бұл форманың кескіні төмендегі сурет 14-те көрсетілген.

Сурет 15 «Бөлімдер тізімі» атты формасы

Аталған форманың оң жақ бөлігінде орналасқан «Қосу» батырмасы көмегімен базаға жаңа бөлімді енгізуге болады, кестеден қажетті өрісті таңдай отырып, «Өзгерту» батырмасы көмегімен ағымдағы деректерді өзгертуге болады, сәйкесінше бұл әрекеттерді орындау барысында төмендегі сурет 15-те көрсетіліп тұрғандай, «Деректерді өзгерту» атты формасы ашылатын болады.

Сурет 16 «Деректерді өзгерту» формасы

Бұл формада қолданушы бөлім бойынша өрісті толтырып, енгізілген деректі сақтау үшін «ОК» батырмасын шерту керек, өзгерісті болдырмау үшін сәйкесінше «Cancel» батырмасын басу қажет.

Ағымдағы формада бөлімдер тізімін оның атауы бойынша сүзгілеуге болады, ол үшін форманың жоғарғы бөлігінде орналасқан «Іздеу» өрісін толтыру керек, егер барлық жазбаларды көрсету үшін сәйкесінше «Барлық жазбалар» батырмасын шерту керек. Сонымен қатар бөлімдер бойынша есеп берулерді рәсімдеу үшін форманың оң жақ бөлігінде орналасқан «Баспаға шығару» батырмасын қолдану қажет, нәтижесінде MS Excel бағдарламасына кестеде тізімделген барлық бөлімдер бойынша деректер автоматты түрде экспортталатын болады.

Бағдарламаның басты мәзірінің «Есеп беру → Өтінімдер бойынша есеп беру» пункттері арқылы сурет 16-да көрсетіліп тұрғандай, «Есеп берулер» формасы шақырылады. Бағдарламаның бұл формасы мекеменің әр түрлі өтінімдері бойынша есеп берулерді көруге және оларды баспаға шығаруға мүмкіндік береді.

Сурет 17 «Есеп берулер» атты формасы

Аталған формада өңделген құжаттар, орындалған құжаттар, орындалмаған құжаттар, бақылаудағы құжаттар, бақылау мерзімі өтіп кеткен құжаттар, құжаттарды орындамаған орындаушылар сияқты есеп берулерді қалыптастыруға болады. Белгілі бір мерзімде құрылған мекеме құжаттары бойынша есеп берулерді рәсімдеу үшін форманың жоғарғы бөлігінде орналасқан құжаттың құрылған кезеңін енгізу керек.

Бағдарламаның «Мекеме деректері» формасы бағдарламаға мекеме атауын, оның реквизиттерін, басшысын енгізуге мүмкіндік береді. Оның кескіні төмендегі сурет 17-де көрсетілген. Бұл реквизиттер келешекте әр түрлі есеп берулерді рәсімдеу кезінде қолданылатын болады. Бұл формада мекеме деректері бойынша сәйкес өрістерді толтырып, енгізілген деректі сақтау үшін «Сақтау» батырмасын шерту керек, өзгерісті болдырмау үшін сәйкесінше «Шығу» батырмасын басу қажет.

Сурет 18 «Мекеме деректері» формасы

Сонымен қатар бағдарламамен жұмыс істеу көп қолданушылық режимін қолдайды, бағдарлама қолданушыларын басқару үшін бағдарламаның басты формасының аспаптар панелінде орналасқан «Қолданушылар тізімі» батырмасын шерту керек, нәтижесінде сурет 18-де көрсетіліп тұрғандай, «Қолданушылар» атты формасы пайда болады.

Сурет 19 «Қолданушылар» атты формасы

Аталған форманың төменгі бөлігінде орналасқан «Қосу» батырмасы көмегімен базаға жаңа қолданушыны енгізуге болады, кестеден қажетті қолданушыны таңдай отырып, «Өзгерту» батырмасы көмегімен ағымдағы деректерді өзгертуге болады, сәйкесінше бұл әрекеттерді орындау барысында форманың төменгі бөлігінде сәйкес деректерді өзгерту панелі пайда болады [30, 30-35 б.].

Бағдарламада оның тіркелген қолданушыларының жұмыс істеу барысын көру мүмкіндігі бар, ол үшін бағдарламаның басты формасының аспаптар панелінде орналасқан «Қолданушылардың жұмыс статистикасы» батырмасын шерту керек, нәтижесінде сурет 19-да көрсетіліп тұрғандай, «Жұмыс статистикасы» атты формасы пайда болады.

Сурет 20 «Жұмыс статистикасы» атты формасы

Қорытынды

Кез келген ірі және ұсақ ұйымдарда аса тиімді жұмысты қамтамасыз ететін деректерді басқаруды ұйымдастыру мәселесі туындайды. Ұсақ ұйымдар бұл үшін бумалары бар шкафтарды пайдаланады, дегенмен ірі мекемелер ақпаратты сақтауды, алуды және үлкен көлемдегі деректерді басқаруды тиімді қамтамасыз ететін автоматтандырудың компьютерлендірілген жүйесін пайдаланады.

Шешімді жедел қабылдау үшін ақпаратты өңдеудің стандартты әдісінен электрондық құжат айналымына көшу керек болды. Мекеме басшыларының, қызметкерлерінің жұмысында әр түрлі құжаттарды құру, талдау және оқуға көп уақыттары кетеді. Ерекше үлкен қиындықтар сырттан келген құжаттарға жауап ретінде шығыс құжаттарды құру кезінде туындайды, бұл бірінші кезекте құрастырушылардың арнайы білімдерінің жетіспеушілігімен сипатталады.

Құжаттарды құру және пайдалану процестерінде уақыттың өндірістік емес шығындарын болдырмау шығармашылық және формализацияның саналы сәйкестігін талап етеді, бұл авторлардың пікірінше, бір жағынан, құжаттарды құрастырушылардың құжаттарды қабылдаудың аса жалпы заңдарымен танысуды, екінші жағынан – негізгі құжаттарды құрудың жалпы ережелері мен нормаларының қалыптасуы мен жүйеленуінін талап етеді.

Жеке қағидалар типтік негізінде құрастырылады. Типтік қағидалар басқарудың жоғарғы ұйымдарымен бекітіледі, ал жеке қағидалар әкім мен акимат бөлімшелерінің басшыларымен бекітіледі. Басқарудағы құжаттың құрылу процесі дәстүрлі шығыс ақпаратын жинау, құжатты дайындау, құжатқа заңды күш беру амалдарынан тұрады. Бұл амалдар қолмен және де есептеуіш техника құралдары көмегімен орындалады.

Электрондық техника аса маңызды есептеуіштік мүмкіндіктеріне ие. Бұл өз кезегінде басқарушылық функцияларды кешенді автоматтандыруға көшуге мүмкіндік берді. ЭЕМ-нің пайда болуымен автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді және басқару жүйелерін, автоматтандырылған жұмыс орындарын, құжаттарды өңдеудің басқа да автоматтандырылған жүйелерін құруға мүмкін болды.

Берілген дипломдық жұмыста құжаттарды өңдеудің уақытын азайтатын, бағынышты ұйымдарға шешімдер мен тапсырмаларды беруді автоматтандыруға мүмкіндік беретін мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесін құру және жобалау қарастырылды. Жобаланған деректер базасы және бағдарламалық қамтамасыздандыру мекеменің кеңсе бөлімінің жұмысын жеңілдетуге және ақпараттық қолдауды қамтамасыз ету жүйесін және іс қағаздарын жүргізу бойынша мамандардың жұмыстарын автоматтандыруға жүзеге асырылған әр түрлі әдістерін қолдануға мүмкіндік береді.

Жұмыстың бірінші бөлімінде пәндік облысқа сипаттама беріліп кетті, мекемеде деректерді беру, өңдеу және жинау технологиясының аса еңбек сыйымдылығына байланысты ақпараттық жүйені құру және оны жаңарту мақсаты қойылған, ол мекеменің жергілікті есептеуіш желісіне кіретін дербес компьютердің дискісінде орналасқан, құрылған деректер базасында сақталған кіріс және шығыс құжаттары туралы ақпаратты беру, іздеу, сақтау, есепке алу бойынша аса қолайлы жұмысты реттеуге мүмкіндік береді.

Екінші бөлімде дипломдық жұмыстың жобалық бөлімін сипаттайды. Мұнда мекемелердегі қызметкерлердің өтінімдерін тіркеуді автоматтандыру жүйесінің функционалды ішкі модулі ретінде автоматтандырылған құжат айналымы туралы жалпы мәліметтер сипатталды, оның ұйымдастырушылық-экономикалық мәні бейнеленді, шығыс есеп берулері, кіріс, нормативті анықтамалық ақпарат, сақталынатын ақпараттың массивтері және шешу үшін пайдаланылатын классификаторлар сипатталған, бағдарламаның негізгі модульдері және олардың арасындағы өзара байланыс көрсетілген, жүйенің кестелері және деректердің инфологиялық моделі берілген. АЖ бағдарламалық қамтамасыздандыруын сипаттай отырып, берілген есепті жүзеге асыру үшін деректер базаларына қосымшаларды құру бойынша кең мүмкіндіктерге ие Borland Delphi 7 бағдарламалау жүйесі таңдалды. Деректер базасын әзірлеу Access деректер базасын басқару жүйесінде жүзеге асырылған.

Жұмыстың үшінші бөлімінде бағдарламамен жұмыс істеу принциптері сипатталды. Жобаға негізін зерттей келе қазіргі кездегі автоматизациялау кезеңіне сәйкесінше болатын жасалған бағдарлама өзінің қолдану жеңілдігімен, сонымен қатар клиенттік деректердің базаға сақталуын, олардың тұрақты немесе сенімді есептелуін іске асырады.

Қолданылған әдебиеттер тізімі

Қосымша А

Бағдарлама листингі

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, LMDThemedComboBox, LMDCustomComboBox,

LMDFontSizeComboBox, LMDCustomBevelPanel, LMDCustomParentPanel,

LMDCustomPanelFill, LMDCustomSheetControl, LMDPageControl, LMDControl,

LMDCustomControl, LMDCustomPanel, DBGridEhGrouping, LMDCustomButton,

LMDButton, ExtCtrls, GridsEh, DBGridEh, RXSpin, kaControls, kaExtCtrls,

DBCtrls, ComOBJ, Word2000, WordXP, XLSFile, XLSFormat, ShellAPI, Mask,

ToolCtrlsEh, DBGridEhToolCtrls, DynVarsEh, EhLibVCL, DBAxisGridsEh;

type

TForm1 = class(TForm)

LMDPageControl1: TLMDPageControl;

LMDTabSheet1: TLMDTabSheet;

Panel1: TPanel;

LMDButton1: TLMDButton;

LMDButton2: TLMDButton;

LMDButton3: TLMDButton;

DBGridEh1: TDBGridEh;

LMDButton4: TLMDButton;

LMDButton5: TLMDButton;

LMDButton6: TLMDButton;

LMDButton7: TLMDButton;

kaPanel1: TkaPanel;

LMDButton8: TLMDButton;

Label1: TLabel;

RxSpinEdit1: TRxSpinEdit;

Label2: TLabel;

ComboBox1: TComboBox;

kaPanel2: TkaPanel;

Label4: TLabel;

LMDButton9: TLMDButton;

LMDButton10: TLMDButton;

CheckBox1: TCheckBox;

CheckBox2: TCheckBox;

DBNavigator1: TDBNavigator;

Edit1: TEdit;

LMDButton11: TLMDButton;

Label3: TLabel;

procedure WMActivateApp(var Msg: TWMActivateApp); message WM_ACTIVATEAPP;

procedure WMSysCommand(var Msg: TWMSysCommand); message WM_SYSCOMMAND;

procedure LMDButton3Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton2Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton1Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton4Click(Sender: TObject);

procedure DBGridEh1DrawColumnCell(Sender: TObject; const Rect: TRect;

DataCol: Integer; Column: TColumnEh; State: TGridDrawState);

procedure RxSpinEdit1Exit(Sender: TObject);

procedure LMDButton7Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton6Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton5Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton8Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton9Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton10Click(Sender: TObject);

procedure LMDButton11Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

implementation

uses Unit3, Unit4, Unit6, Unit5;

{$R *.dfm}

procedure TForm1.WMActivateApp(var Msg: TWMActivateApp);

begin

if IsIconic(Application.Handle) then begin

ShowWindow(Application.Handle, SW_RESTORE);

SetActiveWindow(Handle);

end;

inherited;

end;

procedure TForm1.WMSysCommand(var Msg: TWMSysCommand);

begin

if (Msg.CmdType = SC_Minimize) then ShowWindow(Application.Handle, SW_MINIMIZE)

else inherited;

end;

procedure TForm1.LMDButton3Click(Sender: TObject);

begin

Form1.Close;

end;

procedure TForm1.LMDButton2Click(Sender: TObject);

begin

Form1.Visible:=false;

Form3.CheckBox1.Checked:=false;

Form3.Visible:=true;

end;

procedure TForm1.LMDButton1Click(Sender: TObject);

begin

Form1.Visible:=false;

Form4.CheckBox1.Checked:=false;

Form4.Visible:=true;

end;

procedure TForm1.LMDButton4Click(Sender: TObject);

begin

Form1.DBNavigator1.BtnClick(nbInsert);

Form5.JvFilenameEdit1.FileName:='';

Form1.Visible:=false;

Form5.ShowModal;

end;

procedure TForm1.DBGridEh1DrawColumnCell(Sender: TObject;

const Rect: TRect; DataCol: Integer; Column: TColumnEh;

State: TGridDrawState);

begin

if (Rect.Top = DBGridEh1.CellRect(DBGridEh1.Col, DBGridEh1.Row).Top) and

(not (gdFocused in State) or not DBGridEh1.Focused) then begin

DBGridEh1.Canvas.Brush.Color:=clSilver;

end;

DBGridEh1.DefaultDrawColumnCell(Rect, DataCol, Column, State);

end;

procedure TForm1.RxSpinEdit1Exit(Sender: TObject);

begin

if length(Form1.RxSpinEdit1.Text) = 0 then Form1.RxSpinEdit1.Value:=2010;

end;

procedure TForm1.LMDButton7Click(Sender: TObject);

begin

Form5.JvFilenameEdit1.FileName:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat').AsString;

Form1.DBNavigator1.BtnClick(nbEdit);

Form1.Visible:=false;

Form5.ShowModal;

end;

procedure TForm1.LMDButton6Click(Sender: TObject);

var

buttonSelected: integer;

begin

If DataModule1.ADOQUndeu.RecordCount = 0 then begin

Application.MessageBox('Ошіретін деректер табылган жок!', 'Коніл аударыныз!', mb_ok + mb_iconwarning);

Exit;

end;

buttonSelected:=Application.MessageBox('Деректерді ошіргініз келе ме?', 'Коніл аударыныз!', mb_okcancel + mb_iconwarning);

if buttonSelected = mrOK then Form1.DBNavigator1.BtnClick(nbDelete);

end;

procedure TForm1.LMDButton5Click(Sender: TObject);

var

a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p, q, r: string;

begin

If DataModule1.ADOQUndeu.RecordCount = 0 then begin

Application.MessageBox('Кошірме жасайтын деректер табылган жок!', 'Коніл аударыныз!', mb_ok + mb_iconwarning);

Exit;

end;

a:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Takirip').AsString;

b:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhiberushi').AsString;

c:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Nomer').AsString;

d:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Data').AsString;

e:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat_turi').AsString;

f:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bolim').AsString;

g:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kimge').AsString;

h:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Turkeu_nomiri').AsString;

i:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Better').AsString;

j:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_kuni').AsString;

k:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_turi').AsString;

l:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kalip_kui').AsString;

m:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilau_kuni').AsString;

n:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilaushi').AsString;

o:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindaushi').AsString;

p:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindau_kuni').AsString;

q:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Manizdilik').AsString;

r:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Areket').AsString;

DataModule1.ADOQUndeu.Insert;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Takirip').AsString:=a;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhiberushi').AsString:=b;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Nomer').AsString:=c;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Data').AsString:=d;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat_turi').AsString:=e;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bolim').AsString:=f;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kimge').AsString:=g;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Turkeu_nomiri').AsString:=h;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Better').AsString:=i;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_kuni').AsString:=j;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_turi').AsString:=k;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kalip_kui').AsString:=l;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilau_kuni').AsString:=m;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilaushi').AsString:=n;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindaushi').AsString:=o;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindau_kuni').AsString:=p;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Manizdilik').AsString:=q;

DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Areket').AsString:=r;

DataModule1.ADOQUndeu.Post;

end;

procedure TForm1.LMDButton8Click(Sender: TObject);

begin

DataModule1.ADOQUndeu.Close;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Clear;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Add('SELECT * FROM Undeu ORDER BY Nomer');

DataModule1.ADOQUndeu.Open;

DataModule1.ADOQUndeu.First;

end;

procedure TForm1.LMDButton9Click(Sender: TObject);

var

aa: string;

begin

If (Form1.RxSpinEdit1.Value <> 0) and (Form1.ComboBox1.ItemIndex <> -1) then begin

if (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 10) or (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 11) or (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 12) then

aa:='.' + inttostr(Form1.ComboBox1.ItemIndex + 1) + '.' + floattostr(Form1.RxSpinEdit1.Value) else aa:='.0' + inttostr(Form1.ComboBox1.ItemIndex + 1) + '.' + floattostr(Form1.RxSpinEdit1.Value);

end;

If (Form1.RxSpinEdit1.Value = 0) and (Form1.ComboBox1.ItemIndex <> -1) then begin

if (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 10) or (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 11) or (Form1.ComboBox1.ItemIndex = 12) then aa:='.' + inttostr(Form1.ComboBox1.ItemIndex + 1) + '.' else aa:='.0' + inttostr(Form1.ComboBox1.ItemIndex + 1) + '.';

end;

If (Form1.RxSpinEdit1.Value <> 0) and (Form1.ComboBox1.ItemIndex = -1) then aa:='.' + floattostr(Form1.RxSpinEdit1.Value);

If (Form1.RxSpinEdit1.Value = 0) and (Form1.ComboBox1.ItemIndex = -1) then aa:='';

DataModule1.ADOQUndeu.Close;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Clear;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Add('SELECT * FROM Undeu WHERE (((Data Like :A) and (Takirip Like :B))) Order by Nomer');

if aa <> '' then DataModule1.ADOQUndeu.Parameters.ParamByName('A').Value:='%'+aa else DataModule1.ADOQUndeu.Parameters.ParamByName('A').Value:='%';

If Length(Form1.Edit1.Text) <> 0 then DataModule1.ADOQUndeu.Parameters.ParamByName('B').Value:='%'+Form1.Edit1.Text+'%' else DataModule1.ADOQUndeu.Parameters.ParamByName('B').Value:='%';

DataModule1.ADOQUndeu.Open;

DataModule1.ADOQUndeu.First;

If DataModule1.ADOQUndeu.RecordCount = 0 then begin

Application.MessageBox('Сіз енгізген реквизиттермен ешкандай жазба табылган жок!', 'Коніл аударыныз!', mb_ok + mb_iconwarning);

DataModule1.ADOQUndeu.Close;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Clear;

DataModule1.ADOQUndeu.SQL.Add('SELECT * FROM Undeu ORDER BY Nomer');

DataModule1.ADOQUndeu.Open;

DataModule1.ADOQUndeu.First;

end;

end;

procedure TForm1.LMDButton10Click(Sender: TObject);

var

WordApp, Excel: Variant;

k, k1, i, u: integer;

xf: TXLSFile;

begin

If DataModule1.ADOQUndeu.RecordCount = 0 then begin

Application.MessageBox('Экспорттайтын деректер табылган жок!', 'Коніл аударыныз!', mb_ok + mb_iconwarning);

Exit;

end;

if Form1.CheckBox1.Checked = true then begin

WordApp:=CreateOLEObject('Word.Application');

Sleep(100);

WordApp.Documents.Add;

Sleep(100);

WordApp.Selection.Font.Name:='Times New Roman';

WordApp.Selection.Font.Size:=14;

WordApp.Selection.Font.Bold:=true;

WordApp.Selection.ParagraphFormat.Alignment:=wdAlignParagraphLeft;

WordApp.Selection.TypeText('Отінім карточкасы');

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Такырыбы: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Takirip').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.Font.Size:=12;

WordApp.Selection.Font.Bold:=False;

WordApp.Selection.TypeText('Жіберушінін аты-жоні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhiberushi').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Номірі: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Nomer').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Отінім куні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Data').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Кужат турі: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat_turi').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Болім атауы: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bolim').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Кімге арналган? ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kimge').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Тіркеу номірі: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Turkeu_nomiri').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Беттер саны: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Better').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Жеткізу куні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_kuni').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Жеткізу турі: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_turi').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Отінімнін калып-куйі: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kalip_kui').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Бакылау куні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilau_kuni').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Бакылаушынын аты-жоні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilaushi').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Орындаушынын аты-жоні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindaushi').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Орындау куні: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindau_kuni').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Маныздылык: ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Manizdilik').AsString);

WordApp.Selection.TypeParagraph;

WordApp.Selection.TypeText('Не істеу керек? ' + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Areket').AsString);

WordApp.Visible:= true;

Sleep(100);

end;

if Form1.CheckBox2.Checked = true then begin

DataModule1.ADOQUndeu.First;

xf:=TXLSFile.Create;

xf.Workbook.Sheets[0].Name:='Отінімдер тізімі';

xf.Workbook.Sheets[0].Rows[2].FontBold:=true;

xf.Workbook.Sheets[0].Rows[2].VAlign:=xlVAlignCenter;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[0].Width:=5;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[1].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[2].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[3].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[4].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[5].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[6].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[7].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[8].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[9].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[10].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[11].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[12].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[13].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[14].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[15].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[16].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[17].Width:=100;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[18].Width:=100;

for u:=0 to 16 do begin

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[u].HAlign:=xlHAlignCenter;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[u].VAlign:=xlVAlignCenter;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[u].FontName:='Times New Roman';

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[u].FontHeight:=12;

xf.Workbook.Sheets[0].Columns[u].Wrap:=true;

end;

try with xf.Workbook.Sheets[0] do begin

Cells[2,0].Value:='№';

Cells[2,1].Value:='Такырыбы';

Cells[2,2].Value:='Жіберушінін аты-жоні';

Cells[2,3].Value:='Номірі';

Cells[2,4].Value:='Отінім куні';

Cells[2,5].Value:='Кужат турі';

Cells[2,6].Value:='Болім атауы';

Cells[2,7].Value:='Кімге арналган?';

Cells[2,8].Value:='Тіркеу номірі';

Cells[2,9].Value:='Беттер саны';

Cells[2,10].Value:='Жеткізу куні';

Cells[2,11].Value:='Жеткізу турі';

Cells[2,12].Value:='Отінімнін калып-куйі';

Cells[2,13].Value:='Бакылау куні';

Cells[2,14].Value:='Бакылаушынын аты-жоні';

Cells[2,15].Value:='Орындаушынын аты-жоні';

Cells[2,16].Value:='Орындау куні';

Cells[2,17].Value:='Маныздылык';

Cells[2,18].Value:='Не істеу керек?';

k:=3;

i:=1;

while not DataModule1.ADOQUndeu.Eof do begin

Cells[k,0].Value:=i;

Cells[k,1].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Takirip').AsString;

Cells[k,2].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhiberushi').AsString;

Cells[k,3].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Nomer').AsString;

Cells[k,4].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Data').AsString;

Cells[k,5].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat_turi').AsString;

Cells[k,6].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bolim').AsString;

Cells[k,7].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kimge').AsString;

Cells[k,8].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Turkeu_nomiri').AsString;

Cells[k,9].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Better').AsString;

Cells[k,10].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_kuni').AsString;

Cells[k,11].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Zhetkizu_turi').AsString;

Cells[k,12].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kalip_kui').AsString;

Cells[k,13].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilau_kuni').AsString;

Cells[k,14].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Bakilaushi').AsString;

Cells[k,15].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindaushi').AsString;

Cells[k,16].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Orindau_kuni').AsString;

Cells[k,17].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Manizdilik').AsString;

Cells[k,18].Value:=DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Areket').AsString;

DataModule1.ADOQUndeu.Next;

k:=k+1;

i:=i+1;

end;

for k1:=3 to k do begin

k:=k-1;

for u:=0 to 18 do begin

Cells[k,u].BorderColorIndex[xlBorderAll]:=xlColorBlack;

Cells[k,u].BorderStyle[xlBorderAll]:=bsThin;

end;

end;

end;

xf.Workbook.Sheets[0].Cells[0,1].Value:='Отінімдер тізімі';

xf.Workbook.Sheets[0].Cells[0,1].FontName:='Arial';

xf.Workbook.Sheets[0].Cells[0,1].FontHeight:=16;

xf.Workbook.Sheets[0].Cells[0,1].FontBold:=true;

xf.Workbook.Sheets[0].Cells[0,1].HAlign:=xlHAlignLeft;

xf.SaveAs(GetCurrentDir + '\Export.xls');

finally

xf.Destroy;

end;

Excel:=CreateOleObject('Excel.Application');

Excel.Workbooks.Add[GetCurrentDir + '\Export.xls'];

Excel.Columns.AutoFit;

Excel.Cells.Item[1,1].Select;

Excel.Visible:=true;

end;

end;

procedure TForm1.LMDButton11Click(Sender: TObject);

begin

if DataModule1.ADOQUndeu.RecordCount = 0 then begin

Application.MessageBox('Базада бірде-бір жазба тіркелмеген!', ' Коніл аударыныз!', MB_OK + MB_ICONWARNING);

Exit;

end;

if length(DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat').AsString) <> 0 then begin

if FileExists(ExtractFilePath(Application.ExeName) + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat').AsString) then shellexecute(0, 'open', PChar(ExtractFilePath(Application.ExeName) + DataModule1.ADOQUndeu.FieldByName('Kuzhat').AsString), nil, nil, SW_SHOWNORMAL)

else Application.MessageBox('Кужат тупнускасы табылган жок! Агымдагы кужат ошірілуі немесе орны ауыстырылуы мумкін!', ' Коніл аударыныз!', mb_Ok + mb_iconinformation);

end else Application.MessageBox('Базага кужат жуктелмеген!', ' Коніл аударыныз!', mb_Ok + mb_iconinformation);

end;

end.

unit Unit2;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, Menus, XPMan, StdCtrls, ExtCtrls, ComCtrls, JvExComCtrls,

JvStatusBar, DateUtils, XLSFile, XLSFormat, ComObj, LMDPNGImage,

JvExControls, JvFormWallpaper, ImgList, Word2000, WordXP, ToolWin,

JvToolBar;

type

TForm2 = class(TForm)

MainMenu1: TMainMenu;

N1: TMenuItem;

N3: TMenuItem;

N4: TMenuItem;

N5: TMenuItem;

N8: TMenuItem;

XPManifest1: TXPManifest;

N12: TMenuItem;

N13: TMenuItem;

N16: TMenuItem;

StatusBar1: TJvStatusBar;

DateTimePicker1: TDateTimePicker;

DateTimePicker2: TDateTimePicker;

Timer1: TTimer;

CheckBox1: TCheckBox;

CheckBox2: TCheckBox;

N2: TMenuItem;

N6: TMenuItem;

N21: TMenuItem;

N22: TMenuItem;

N23: TMenuItem;

N24: TMenuItem;

N27: TMenuItem;

N28: TMenuItem;

JvFormWallpaper1: TJvFormWallpaper;

N32: TMenuItem;

N33: TMenuItem;

N34: TMenuItem;

DateTimePicker3: TDateTimePicker;

ImageList1: TImageList;

N9: TMenuItem;

N10: TMenuItem;

N11: TMenuItem;

N14: TMenuItem;

N15: TMenuItem;

JvToolBar1: TJvToolBar;

ToolButton1: TToolButton;

ToolButton2: TToolButton;

ToolButton3: TToolButton;

ToolButton4: TToolButton;

ToolButton5: TToolButton;

ToolButton6: TToolButton;

ToolButton7: TToolButton;

ToolButton8: TToolButton;

ToolButton9: TToolButton;

ToolButton10: TToolButton;

ToolButton11: TToolButton;

ToolButton13: TToolButton;

ToolButton14: TToolButton;

ToolButton12: TToolButton;

procedure WMActivateApp(var Msg: TWMActivateApp); message WM_ACTIVATEAPP;

procedure WMSysCommand(var Msg: TWMSysCommand); message WM_SYSCOMMAND;

procedure N4Click(Sender: TObject);

procedure N3Click(Sender: TObject);

procedure N5Click(Sender: TObject);

procedure N8Click(Sender: TObject);

procedure N13Click(Sender: TObject);

procedure N14Click(Sender: TObject);

procedure N15Click(Sender: TObject);

procedure FormCloseQuery(Sender: TObject; var CanClose: Boolean);

procedure FormClose(Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

procedure Timer1Timer(Sender: TObject);

procedure FormCreate(Sender: TObject);

procedure N19Click(Sender: TObject);

procedure N20Click(Sender: TObject);

procedure N22Click(Sender: TObject);

procedure N23Click(Sender: TObject);

procedure FormActivate(Sender: TObject);

procedure N24Click(Sender: TObject);

procedure N27Click(Sender: TObject);

procedure N28Click(Sender: TObject);

procedure N32Click(Sender: TObject);

procedure N9Click(Sender: TObject);

procedure N10Click(Sender: TObject);

procedure N11Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form2: TForm2;

implementation

uses Unit1, Unit3, Unit10, Unit14, Unit6, Unit16, Unit24, Unit26, Unit4,

Unit8, Unit18, Unit21, Unit25, Unit29;

{$R *.dfm}

procedure TForm2.WMActivateApp(var Msg: TWMActivateApp);

begin

if IsIconic(Application.Handle) then begin

ShowWindow(Application.Handle, SW_RESTORE);

SetActiveWindow(Handle);

end;

inherited;

end;

procedure TForm2.WMSysCommand(var Msg: TWMSysCommand);

begin

if (Msg.CmdType = SC_Minimize) then ShowWindow(Application.Handle, SW_MINIMIZE)

else inherited;

end;

procedure TForm2.N4Click(Sender: TObject);

begin

Application.Terminate;

end;

procedure TForm2.N3Click(Sender: TObject);

begin

Form3.CheckBox1.Checked:=true;

Form3.ShowModal;

DataModule1.ADOQMekeme.Edit;

end;

procedure TForm2.N5Click(Sender: TObject);

begin

DataModule1.ADOQKizmetker.First;

Form10.ShowModal;

end;

procedure TForm2.N8Click(Sender: TObject);

begin

DataModule1.ADOQKuzhatTuri.First;

Form14.ShowModal;

end;

procedure TForm2.N13Click(Sender: TObject);

begin

Form1.LMDPageControl1.ActiveSheet:=Form1.LMDTabSheet1;

DataModule1.ADOQUndeu.First;

Form1.ShowModal;

end;

procedure TForm2.N14Click(Sender: TObject);

begin

DataModule1.ADOQManizdilik.First;

Form25.ShowModal;

end;

procedure TForm2.N15Click(Sender: TObject);

begin

DataModule1.ADOQZhetkizu.First;

Form29.ShowModal;

end;

procedure TForm2.FormCloseQuery(Sender: TObject; var CanClose: Boolean);

begin

if Application.MessageBox('Багдарламамен жумысты аяктайсыз ба?', 'Коніл аударыныз!', MB_OKCANCEL) = id_Cancel then

CanClose:=False;

end;

procedure TForm2.FormClose(Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

begin

if (Form16.DBLookupComboBox1.KeyValue <> null) and (length(Form16.Edit1.Text) <> 0) then begin

If DataModule1.ADOStatistika.RecordCount = 500 then begin

DataModule1.ADOStatistika.First;

DataModule1.ADOStatistika.Delete;

end;

Form2.DateTimePicker2.DateTime:=now;

DataModule1.ADOStatistika.Insert;

DataModule1.ADOStatistika.FieldByName('Data').AsString:=DateToStr(Form2.DateTimePicker1.Date);

DataModule1.ADOStatistika.FieldByName('Vhod').AsString:=TimeToStr(Form2.DateTimePicker1.DateTime);

DataModule1.ADOStatistika.FieldByName('Vihod').AsString:=TimeToStr(Form2.DateTimePicker2.DateTime);

DataModule1.ADOStatistika.FieldByName('Vremya_raboti').AsString:=IntToStr(MinuteOftheDay(Form2.DateTimePicker2.Time - Form2.DateTimePicker1.Time)) + ' минут';

DataModule1.ADOStatistika.FieldByName('Polzovatel').AsString:=Form16.DBLookupComboBox1.Text;

DataModule1.ADOStatistika.Post;

end;

Application.Terminate;

end;

end.