введение 3
| глава |
1 |
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ХАРАКТЕРИСТИКА деятельности И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОТДЕЛА ФИНАНСОВ ООО «вИНДЕКС» Г. ТЮМЕНЬ |
12 |
| 1.1 |
Законодательная и нормативно-правовая регламентация деятельности организации |
12 |
|
| 1.2 |
Нормативная основа делопроизводства Отдела |
17 |
|
| 1.3 |
Структура, функции и направления работы финансового отдела |
28 |
|
| Глава |
2 |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ функции ОФИС-МЕНЕДЖЕРА ООО «ВИНДЕКС» Г. ТЮМЕНЬ |
34 |
| 2.1 |
Подготовка проекта документов, оформляемых офис-менеджером |
34 |
|
| 2.2 |
Работа офис-менеджера с входящей и исходящей документацией |
41 |
|
| 2.3 |
Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив |
45 |
|
| Глава |
3 |
Рекомендации по совершенствованию делопроизводства ООО «Виндекс» г. Тюмень |
48 |
| 3.1 |
Пути совершенствования делопроизводства |
48 |
|
| 3.2 |
Разработка номенклатуры дел ООО «Виндекс» |
49 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
список источников и литературы
приложения
Делопроизводство является правовым средством, которое направленно на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также является целой отраслью деятельности, обеспечивающей для указанных целей документирование и организацию работы с официальными документами.
Актуальность выпускной квалификационной работы заключается в том, что организация работы с документами является одной из наиболее важных функций службы делопроизводства и функции офис-менеджера отдела финансов ООО «Виндекс» не проводилось ранее.
Объектом данного исследования является деятельность и делопроизводство ООО «Виндекс». Целью деятельности ООО «Виндекс» является удовлетворение общественных потребностей юридических и физических лиц в работах, товарах, услугах и получения прибыли.
Общество с ограниченной ответственностью «Виндекс» осуществляет следующие виды деятельности: Производство товаров народного потребления; Организации и проведении выставок, выставок продаж, ярмарок; Транспортирование грузов, в том числе по международным перевозкам, указания услуг складского хозяйства; Прокат торгового оборудования, техники и автомобилей; Организацию и эксплуатацию объектов торгового назначения; Изготовление и продажа программных продуктов, технологий; Оказание информационных и консультационных услуг; Оказание туристических и сервисных услуг; Оказывает содействие в подготовке правовой экономической и иной документации, в проведении переговоров, заключение контрактов и др.
Дата создания ООО «Виндекс» является 14 марта 2005 года. Его деятельность осуществляется на основе Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Предметом исследования выпускной квалификационной работы является делопроизводственные функции офис-менеджера отдела финансов.
При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников.
В издании Т. В. Кузнецовой «Документационное обеспечение управления» освещаются вопросы документирования управленческой деятельности. Проанализирована нормативно-методическая база делопроизводства, описаны основы организации документооборота и технологии работы с документами на всех этапах с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий.
В вопросах по делопроизводству рассматривается в таких авторах как:
1. Белов А.Н. делопроизводство и документооборот,
2. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение
3. Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля
4. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления
5. Митченко, О.Ю. О документационном обеспечении деятельности предприятий
6. Пшенко, А.В, Березина Н., Воронцова Е. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)
7. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству
8. Спивак, В.А. Делопроизводство
9. Ю.Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления
В вопросах по оформлению документов рассматривают такие авторы как:
1. Басакина Н.В. Деловая переписка
2. Галахов, В.В. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы
3. Ермолаева А.В. Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел
4. Жукова М.П. Перечень типовых управленческих документов в делопроизводстве организации
5. Иритикова В.С Оформление документов
6. Кудряев, В.А. Организация работы с документами
7. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документации
8. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии ионного обеспечения управления
9. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии
10. Мосягина. О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел
11. Орлова Е.В. Должностные инструкции: оформляем и утверждаем
12. Охотников, А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства
13. Рогуленко Т.С. Разработка номенклатуры дел: классика жанра
14. Русакова С.В. Деловое письмо: складывание традиций оформления
15. Федин В.В. Локальные нормативные акты: что нужно знать работодателю
16. Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы
17. Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов
В вопросах деятельности офис-менеджера рассматривают такие авторы:
1. Волгина И.В. Офис-менеджер.
2. Корнева Л.В. Новейший справочник офис-менеджера.
3. Молочков В. Компьютер для секретаря и офис-менеджера
4. Рогожин, М.Ю. Офис - мастер.
5. Соколова О. Настольная книга офис-менеджера.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ работы с документами офис-менеджера в отделе финансов ООО «Виндекс» г. Тюмени.
Задачи выпускной квалификационной работы являются:
Большое значение для реализации поставленной цели и задач имеют источники по данной теме. К ним относятся законодательные, нормативно-методические документы и локальные акты организации. Источниками для написания выпускной квалификационной работы являются следующие правовые акты:
Общие принципы организации документационного обеспечения управления регламентируется законодательством Российской Федерации.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества[1].
Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на территории Российской Федерации, обеспечение права граждан Российской Федерации на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры[2]\
Федеральный закон Российской Федерации «О коммерческой тайне» определяет сведения, которые могут быть отнесены и не должны быть отнесены к коммерческой тайне, условия охраны конфиденциальной информации, ответственность за нарушение закона и другие[3].
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» описывает понятия и определения в области информационной технологии и задающий принципы правового регулирования отношений в области информации, информационных технологий и защиты информации, а также регулирующий отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации при применении информационных технологий[4].
Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в области управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства[5].
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[6].
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела[7].
ГОСТ 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические требования» распространяется на обложки дел длительных сроков хранения[8].
Государственная система документационного обеспечения управления «Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы на вопросы документационного обеспечения управления[9].
Устав Общества с ограниченной ответственностью «Виндекс» имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления деятельности, не запрещенных федеральным законом Российской Федерации[10].
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом, регулирующий внутренний трудовой распорядок в Обществе с ограниченной ответственностью «Виндекс». Назначения правила внутреннего трудового распорядка заключаются в: укрепление трудовой дисциплины, способствование рациональному использованию рабочего времени, повышение производительности труда и её эффективности. Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются трудовым законодательством Российской Федерации, трудовым договором и должностными инструкциями.[11]
Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера. Офис-менеджер относится к категории специалистов. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Режим работы Офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Виндекс».[12]
Основным нормативным документом по делопроизводству в ООО «Виндекс» является инструкция по делопроизводству, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, содержит их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[13]
Штатное расписание составляется для оформления структуры штатного состава и штатной численности сотрудников организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание оформляется в виде таблицы по унифицированной форме № Т-3.[14]
Номенклатура дел – это классифицированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков хранения документов, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение. В целях формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме[15].
В корпоративные стандарты ООО «Виндекс» входит положение о системе контроля качества выполняемых работ. Положение разработано с целью выяснения и обеспечения соответствия выполняемых работ и применяемых материалов требованиям нормативных документов. Положение о системе контроля качества выполненных работ устанавливает правовые основы организации деятельности лиц, ответственных за качество выполняемых работ, определяет их обязанности и права.[16]
Источником для написания выпускной квалификационной работы послужили организационно-правовые и нормативно-методические документы организации, организация документооборота, а также систематизация, хранение документов и подготовка дел к передаче в архив.
При решении поставленных задач использовались теоретические и практические методы получения и сбора информации. Основными методами были анализ и описание.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников литературы и приложений.
В первой главе дипломной работы дается общее правовое регулирование, характеристика деятельности и делопроизводства отдела финансов ООО «Виндекс» г. Тюмень. Во второй главе дипломной работы проводится анализ делопроизводственных функций офис-менеджера. В третьей главе разработаны рекомендации по совершенствованию делопроизводства.
[1] Федеральный закон Российской Федерации от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.
[2] Федеральный закон Российской Федерации" от 01.06.2005 № 53-ФЗ (в ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации.
[3] Федеральный закон Российской Федерации от 29.04.2004 №98-ФЗ (с изм. на 12.03.2014) «О коммерческой тайне»
[4] Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 29.03.2019) // Собрание законодательства Российской Федерации.
[5] Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации
[6] ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // ИПК Издательство стандартов.
[7] ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Стандартинформ.
[8] ГОСТ 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические требования» // Издательство стандартов
[9] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) // Главархив СССР
[10] Устав общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. решением №8 единственного участника ООО «Виндекс» от 26 марта 2010 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[11] Правила внутреннего трудового распорядка общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. приказом Генерального директора ООО «Виндекс» №38-Д от 19 сентября 2017 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[12] Должностная инструкция офис-менеджера общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. Генеральным директором ООО «Виндекс» от 1 августа 2011 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[13] Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. Генеральным директором ООО «Виндекс» от 8 июля 2011 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[14] Штатное расписание общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. приказом генерального директора ООО «Виндекс» №39-Д от 01 октября 2017 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[15] Номенклатура дел приемной общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. генеральным директором ООО «Виндекс» от 9 января 2013 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
[16] Положение о системе контроля качества выполняемых работ общества с ограниченной ответственностью «Виндекс». Утв. приказом генерального директора ООО «Виндекс» №10/1-Д от 30 марта 2017 г. // Текущий архив ООО «Виндекс» г. Тюмень
В заключении данной выпускной квалификационной работы отмечу, что тема порядок работы с документами офис-менеджера отдела финансов ООО «Виндекс» г. Тюмени, носит весьма актуальный характер на нынешнем этапе развития делопроизводства.
В процессе проведенных исследований организации работы с документами офис-менеджера отдела финансов в ООО «Виндекс» мне удалось:
В результате анализа системы документационного обеспечения управления в ООО «Виндекс» был выявлен единственный недостаток – это разработка новой номенклатуры дел отдела финансов.
Хотелось бы сделать итог по каждому разделу выпускной квалификационной работе. В первом разделе выпускной квалификационной работы выделено правовое регулирование и характеристика деятельности и делопроизводства отдела финансов ООО «Виндекс» г. Тюмень. В данном разделе я охарактеризовала законодательные акты, нормативно-методическую базу делопроизводства, а также структуру и обязанностей сотрудников отдела финансов.
Обработка и систематизация документов – это неотъемлемые элементы деятельности ООО «Виндекс». Делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов. Документационное обеспечение необходимо в организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности.
В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры дел, расширения международных экономических и культурных связей роль общества с ограниченной ответственностью «Виндекс» процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях должностных инструкций, инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников. Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей данного производства, нужно так организовать его, чтобы не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят скорость и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии.
Во втором разделе дипломной работы я раскрыла делопроизводственные функции офис-менеджера, такие как:
Исходя из раздела делопроизводственные функции офис-менеджера ООО «Виндекс», можно сделать следующий вывод. Офис-менеджер представляет своего генерального директора. Прежде всего, у офис-менеджера должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с клиентами, быть сдержанным. Для успешной работы офис-менеджера необходимо помнить, что данная деятельность предъявляет некоторые требования. Например, такие, как компетентность (т.е. наличие знаний и опыта, необходимых для эффективной деятельности), а также подходить ко всем делам с ответственностью.
Офис-менеджер - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. В настоящее время существует большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющее высшее профессиональное образование, опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса.
В третьем разделе я описала рекомендации по совершенствованию делопроизводства, а также разработала номенклатуру дел ООО «Виндекс».
В существующей системе делопроизводства ООО «Виндекс» существует проблема документационной деятельности: некорректное оформление номенклатуры дел. Было необходимо разработать номенклатуру дел. Данная номенклатура дел в ООО «Виндекс» находится в некачественном оформлении. Именно поэтому я выбрала данный документ в качестве её разработки и исправлении ошибок. Её необходимость разработки заключается в том, что номенклатуру дел нужно разрабатывать ежегодно. Последней датой разработки номенклатуры дел был девятого января 2013 года.
Для написания выпускной квалификационной работы применялись организационно-правовые документы, нормативно-методические документы, распорядительные документы и информационно-справочные документы организации, а также организация работы с документооборотом и подготовка документов к сдаче в архив.
В сфере работы с документами, как и в любой профессиональной сфере деятельности, поступательно развивающихся в течении нескольких десятилетий, существует обширно правовое поле и множество традиций, не только имеющих под собой сугубо рациональную основу, но и базирующихся на положения более ранних нормативов, которые прошли проверку временем и практикой, и в силу этого сохранилось, несмотря на отмену самих нормативов. Знания в области документирования требуются для правильного составления, изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Также знание и умения позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.
Общество с ограниченной ответственностью «Виндекс» на сегодняшний день является одним из крупнейших в России холдингов, занимающихся на производстве, оптовом и розничном распространении фармацевтической продукции, а также специализирующихся научно-практическими изысканиями в области создания современных лекарственных препаратов.
postmaster@kursovik1.ru
RUB
UAH
USD