СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
1. Теоретические аспекты кадрового документообборота в учреждениях. 5
1.1 Сущность кадрового документообборота в учреждениях. 5
1.2 Виды кадрового документооборота. 7
1.3 Государственные программы по кадровому документо обороту. 11
2. Анализ должностных инструкций на примере организационно- контрольного отдела администрации Верх-Исетского района г. Екатеринбурга. 16
2.1 Характеристика администрация района города Екатеринбурга. 16
2.2 Качественный и количественный анализ кадровых ресурсов в администрации Екатеринбурга. 22
2.3 Анализ документооборота кадровой политики в администрации Екатеринбурга27
3. Рекомендации по оптимизации документооборота кадровой политики в администрации Екатеринбурга. 30
Заключение. 39
Список литературы.. 41
Приложения. 43
Работа в любой организации, а тем более в такой серьезной, как районная Администрация, должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:
Документооборот в организации составляет основу управления. В Документах организации по подчетам ученых, сосредоточено до 85% всей необходимой информации. С документированием информации связана работа всего коллектива организации от обычного работника и до руководителя.
Документы являются важнейшей и необходимой составляющей абсолютно любой организации. В них дана информация по управленческой деятельности, по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой организации. С помощью документов до рабочих доносятся указания руководителей организации, а также происходит контроль и исполнение этих решений. Документы содержат полные сведения о деловой активности предприятия и его аппарате управления, доказательства выполнения его обязательств перед кредиторами или иными лицами.
Объектом исследования данной курсовой работы является процесс совершенствования документооборота в организации.
Предметом исследования данной работы является оптимизация документооборота в организации администрации города Екатеринбурга, процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
Цель данной работы заключается в исследовании и изучении процесса документооборота, применяемого в администрации города Екатеринбурга, а также разработка предложений по совершенствованию текущего документооборота.
Для достижения этой цели будет необходимо:
1. Дать определение понятия «документооборот», определить какие существуют виды документооборота, и какие функции они выполняют. Разобрать теоретические аспекты данной темы;
2. Дать полную характеристику администрации города Екатеринбурга, на основе которой будет выполняться данная курсовая работа;
3. Предложить методы совершенствования существующей системы документооборота организации, показать и доказать их экономическую эффективность.
В современной компании система электронного документооборота (кратко – СЭД) становится обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.
С помощью СЭД повышают эффективность деятельности коммерческие компании, промышленные предприятия и государственных учреждениях. На базе технологии электронного дoкументооборота решают задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД – система электронного документооборота, хотя наравне с ней также используются САД - система автоматизации делопроизводства, СЭДО – система электронного документооборота и САДО – система автоматизации документооборота. [7, с.44]
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоками документов в организации. [7, с.46.]
Организация документoоборота — это необходимые правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация дoкументооборота предусматривает направленное и рациональное движение дoкументов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в структуре организации, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. [7, с.52.]
Документоoборот является важнейшим звеном в делопроизвoдстве, так как определяет не только необходимые инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В самом делопроизвoдстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, с общими целями делопроизвoдства – это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
С нечеткой oрганизацией движения документов в организации, на данный момент связывают многие недостатки в документационной деятельности аппарата управления. Например, весь процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает в себя три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и дoстаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); необходимый контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).
Если разoбрать данный процесс по операциям, то он состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических испoлнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают существенное влияние на весь процесс управления в целом.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации производства на предприятии и задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все больший и разнообразный спектр задач. На сегодняшний день разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с документацией и организационно - распорядительными документами органзвции, но и с различными внутренними документами: договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и другой различной документацией. СЭД также используется для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронной документацией: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и т. д. [9, с.43]
Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами любого формата.
Документооборот, или порядок движения документов на предприятии, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная обрабoтка документов, поступающих на предприятие.
2. Предварительная прoверка и рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение дoкументов внутри организации.
4. Обработка испoлненных и отправляемых документов.
Весь документoоборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении документами.
Документопoток (поток документальной информации) – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Дoкументопотоки различаются:
1. Пo направлению движения:
1) Гoризонтальные потоки – связывают организации одного уровня;
2) Вертикальные потoки – связывают организации различных уровней:
− Вoсходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящими организациями от подчиненных организаций;
− Нисхoдящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. [9, с.47]
2. По отношению к процессу управления:
1) Вхoдящий документопоток состоит из 4-х типов документов:
− дoкументов вышестоящих организаций, директивных указаний, нормативных и методических актов. По видовому составу, к таким документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
− документы от подведoмственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных работ, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов данный поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, актов;
− документы от не соподчинённых организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним. Основные виды таких документов – это письма (информационные, рекламные, гарантийные), договоры;
− обращения граждан – предложения, заявления или жалобы.
Входящие документы образуют три направления движения:
− руководству организации;
− руководству структурных подразделений;
− непосредственно специалисту.
Соотношение данных потоков неравномерно. Наибольшая часть документации попадает к руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой – получает значительное количество ненужной информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям.
2) Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых внутри самой организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.
Инициативные документы всегда значительно превышают по количеству группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю структуру управления. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций необходимых для согласования, визирования, подписания документов.
3) Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления организацией, не выходящие за ее пределы. К внутренним документам относятся организационные, распорядительные, информационно-справочные, а также плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования и личного состава. Маршруты движения этих документов являются наиболее нерегламентированными, что влечет за собой наиболее ощутимые потери времени на прохождении документов. [9, с.47]
В России рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50 – процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения, данный сегмент показал высокую устойчивость на фоне общего спада. Его снижение по данным за 2009 год составило не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД в России на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и организации и компании, как частные, так и государственные. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на муниципальные государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государственных учреждений стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса 2008 – 2009 года получил существенный импульс развития.
Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических барьеров при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции и казнокрадства. В качестве особенности реализации проектов СЭД в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности данных. Речь идет о построении (разработке) на базе существующих программных продуктов защищенных систем электронного документооборота, которые будут соответсвовать требованиям государственной безопасности.
Выбирая необходимую систему электронного документооборота, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Прежде чем выбрать СЭД, необходимо определить те цели, которые будет решать эта система.
Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные разработчики выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике, в структуре отечественного рынка, на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений данного процесса является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях системы электронного документооборота.
Стоит отметить, что ряд российских поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность товара) скорее рассматривается как форма ознакомления с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.
Одним из формирующихся трендов на рынке СЭД является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией на базе системы электронного документооборота.
В рамках концепции ECM СЭД рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонниками данного подхода являются в основном западные разработчики.
В России спрос на данные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты управления ECM – это управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами и другое.
Отличие технологии ECM от СЭД состоит в более глубокой проработанности вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.
В 2016 – 2017 годах в России началась реализация нескольких специальных государственных программ, связанных с организацией официального электронного сотрудничества между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения новейших информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует относить утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через глобальную сеть Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного электронного документооборота, которые стали первыми шагами на пути реализации государственной концепции «электронного правительства».
Необходимо отметить, что в России вопрос о нормативно – правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. На сегодняшний день, деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно – цифровой подписи (ЭЦП),а также ГОСТом и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями «об информационных технологиях». Можно сказать, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с бумажными документами, также имеются требования по обеспечению безопасности информационных систем. Главная проблема заключается в том, что в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.
На сегодняшний день, деятельность разработчиков систем электронного документооборота практически не регулируется. Создавая программные продукты и реализуя проекты по внедрению СЭД, разработчики программ и поставщики обязаны, ориентироваться на следующие нормативные и правовые документы:
ГОСТ № 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 года, № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ № 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 года, № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [1,2,6,13]
При реализации проектов по внедрению систем электронного документооборота, в случае работы с персональными данными физического или юридического лица, необходимо руководствоваться следующими нормативно – правовыми актами: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 и Федеральный закон «О персональных данных».
Так как ГОСТы носят только рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои программы максимальную гибкость, чтобы на базе системы данного продукта можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.
Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные принципы и подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор задач, которые должна выполнять СЭД, становится слишком субъективной задачей.
Правила и регламенты работы с документами могут быть различны не у предприятий и организаций не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.
Рассмотрим девять наиболее распространенных в России систем электронного документооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).
Кроме этих программ, существуют и другие программы российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum).
Критерии, которыми пользуются покупатели программ электронного документооборота, помогут нам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности данных систем разбиты на семь функциональных контуров:
Регистрация и ввод документов;
Работа с документами;
Управление потоками работ (Workflow) и контроль;
Поиск и анализ информации;
Информационная безопасность;
Поддержка бумажного документооборота;
Стандартные средства настройки.
Приведенные ниже критерии присущи всем рассматриваемым системам (и всем системам класса систем электронного документооборота, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать программы друг от друга. В целом, функциональные возможности всех СЭД совпадают, и лишь подробное акцентирование некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных систем.
Стоит заметить, что по всем приведенным выше системам имеется достаточно большая практика внедрения в организации. Эти системы используются сотнями фирм и предприятий для автоматизации своего документооборота. Кроме перечисленных систем, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения на российском рынке информационных технологий.
Если проанализировать системы электронного документооборота, которые появились не так давно и которые занимать лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были полностью реализованы ранее.
Если говорить о новых технических возможностях этих систем, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), разбора содержания документа и усовершенствования электронной безопасности документов. На данный момент, подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца еще не сформировался.
Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные системы электронного документооборота с точки зрения их готовности решать реальные задачи на современном предприятии. В группу лидеров вошли такие системы как: «Directum», «DocsVision», «МОТИВ» и «ЕВФРАТ».
Исключение составила лишь система «ДЕЛО», которая также попала в группу лучших систем электронного документооборота. Результаты, полученные СЭД «Globus Professional», «PayDox», «1С: Документооборот», «Босс-референт», «ДЕЛО», показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются предложениями, ориентированными на решение лишь определенного круга задач электронного документооборота.
Хочется отметить, что, внедряя систему электронного документооборота сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых специфических условиях — в условиях электронного документооборота. Но прежде всего, необходимо помнить одну деталь – чтобы выбрать наиболее подходящую для организации СЭД, необходимо определить круг тех задач, которые она должна будет выполнять.
Основной задачей администрации является решение вопросов местного значения, выполнение решений городского Совета, постановлений и распоряжений мэра на территории района города с целью обеспечения жизнедеятельности населения и социально-экономического развития района.
Администрация района города Екатеринбурга является территориальным органом мэрии Екатеринбурга.
Схема структуры администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга показана в таблица 2
Таблица 2. Структуры администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга
|
Заместители главы администрации Верх-Исетского района |
Деятельность, за которую несет персональную ответственность |
|
Первый заместитель главы администрации по городскому хозяйству |
Выработка и реализация решений по вопросам жизнеобеспечения района и стабильному функционированию районного хозяйства. |
|
Заместитель главы администрации по экономике и доходам |
Выработка и реализация решений по вопросам состояния и развития экономической и финансовой сфер района (в том числе бюджетной, тарифной, налоговой, промышленной и инвестиционной политики), земельных и имущественных отношений, развития на территории района сферы услуг (общественного питания, торговли, бытового обслуживания, туризма, ритуальных услуг), взаимодействия с производственными и предпринимательскими структурами, содействия развитию сферы материального производства, включая вопросы развития промышленности, науки и научного обслуживания, статистической деятельности. |
|
Заместитель главы администрации по социальной сфере |
Выработка и реализация решений по вопросам состояния и развития социальной политики, районной политики в области здравоохранения, образования, культуры, спорта и работы с молодежью |
|
Заместитель главы администрации по организационной работе |
Выработка и реализация решений по вопросам организационного обеспечения деятельности администрации, кадровой и информационной политики администрации, взаимодействия с общественными и религиозными объединениями, политическими партиями, содействия созданию и развитию территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления; обеспечения общественной безопасности |
В состав Администрации Екатеринбурга входят следующие отделы:
Отдел энергетики, инженерных коммуникаций и транспорта
Отдел благоустройства и озеленения
Отдел по жилищным вопросам
Отдел архитектуры и строительства
Отдел – районная административно-техническая инспекция
Отдел образования
Отдел здравоохранения
Отдел социальной поддержки населения
Отдел пособий и компенсационных выплат
Отдел по культуре и делам молодёжи
Отдел по физической культуре и спорту
Отдел опеки и попечительства
Отдел экономического развития и трудовых отношений
Отдел торговли и защиты прав потребителей
Отдел земельных и имущественных отношений
Организационно-контрольный отдел
Хозяйственный отдел
Отдел информатизации и связи
Отдел бухгалтерского учета
Юридический отдел.
В общих положениях Организационно-контрольного отдела полностью указывается функция управления, которую реализует отдел в соответствии с матрицей распределения функций между остальными отделами Администрации, т.е. Организационно-контрольный отдел является структурным подразделением администрации Верх-Исетского района, входящим в структуру управления заместителя главы администрации по организационной работе.
Также указан перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться отдел при выполнении своих обязанностей, это:
Конституция Российской Федерации,
законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Новосибирской области,
Устав города Екатеринбурга,
Положение об администрации района,
решения городского Совета,
постановления и распоряжения мэра,
приказы главы администрации.
Однако мы видим, что не указана основная цель данного отдела, которая должна определять вектор развития и направление его работы.
В данном разделе описываются основные обязанности отдела. Мы видим полный перечень задач, поставленных перед отделом, таких как:
- организационное обеспечение:
- деятельности администрации района,
- подготовки и проведения муниципальных выборов и местного референдума в соответствии с действующим законодательством,
- реализации кадровой политики, прохождения муниципальной службы, формирования и подготовки резерва кадров,
- системы документооборота администрации района и ее совершенствование,
- взаимодействия администрации района со средствами массовой информации.
Совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации района, с письменными и устными обращениями граждан.
Обеспечение в пределах компетенции контроля исполнения правовых актов, поручений, резолюций и принятие своевременных мер по их выполнению в установленные сроки.
Создание условий для хранения архивных документов и обеспечения их учета и сохранности.
Содействие созданию и развитию территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления.
Оказание содействия в проведении Всероссийской переписи населения в соответствии с законодательством.
Организация работы с наказами избирателей.
Задачи, описанные в положении, полностью соответствуют действительным задачам, выполняемым отделом на практике.
Следует отметить, что данный раздел содержит большое количество функций Организационно-контрольного отдела, некоторые из которых на практике очень редко применяются, либо не выполняются, согласно инструкции, это такие функции, как:
- Обеспечение выполнения регламента администрации,
- Организация оперативного рассмотрения, осуществление контроля исполнения в установленный срок:
- пи
postmaster@kursovik1.ru
RUB
UAH
USD