содержание

содержание.................................................................... 1

введение......................................................................... 2

1. Теоритические аспекты сохранности электронных документов.............................................................................. 3

1.1 Обеспечение сохранности электронных документов.......................................................................... 3

1.2 Сохранность электронных документов: проблемы и решения........................................................ 12

2. Сохранность электронных документов на современном этапе РФ......................................................... 21

2.1 Организационная характеристика предприятия...................................................................... 21

2.2 Электронный документооборот в организации....................................................................... 24

3. Проблемы обеспечения сохранности деятельности электронных документов............................. 32

Заключение.................................................................. 36

введение

Проблемы правового регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности. Сегодня целый ряд стран перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет.

Основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории РФ, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

Объектом исследования здесь выступает ООО «Астон. Екатеринбург».

Предметом исследования является архивное хранение электронных документов и его нормативно-правовое регулирование.

Целью исследования является изучение архивного хранения электронных документов на примере ООО «Астон. Екатеринбург».

Задачи исследования:

1. дать общую характеристику понятия электронным документам и архивам;

2. изучить электронный документооборот и архивное хранение в ООО «Астон. Екатеринбург»;

3. определить проблемы обеспечения сохранности электронных документов.

Методика исследования: сравнительный анализ литературных источников и сайтов интернета.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику данной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение

Основной задачей ведения электронного архива организации является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории РФ, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

В процессе деятельности предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы. В рассмотренной в данной работе компании ООО «Астон. Екатеринбург» за данную работу отвечают 2 специалиста, а именно: бухгалтер и программист.

Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива в данной организации рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

В ООО «Астон. Екатеринбург», которое мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно переплетается с теорией, и главным образом, обусловлено несколькими факторами, такими как:

- работа с поставщиками и клиентами не только в городе, но и вне его пределов, что предполагает быстрый и качественный обмен документами и информацией, используя преимущественно интернет- и компьютерные технологии;

- обработка, хранение и использование документов в электронной базе данных документов, а именно в электронном архиве организации, что более приемлемо для данной организации.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Единицы и формы учета электронных документов в ООО «Астон. Екатеринбург» определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет