Политика и принципы управления запасами предприятий общественного питания

Со стороны может показаться, что в настоящее время рынок предприятий общественного питания перенасыщен. Однако данные анализа рынка общественного питания, приводимые отечественными и зарубежными исследователями, говорят об обратном. Ниша остается довольно приемистой, индустрия ощущает ежегодный прирост как в натуральных, так и в стоимостных показателях.

Несмотря на то, что люди всегда будут испытывать потребность в еде, индустрия оказывается очень чувствительна не столько к потребителю, сколько ко внешним факторам. Так, неблагоприятная кризисная обстановка, продуктовое эмбарго вынуждают предприятия питания повышать стоимость. При этом не всегда удается закладывать в стоимость готовой продукции улучшение сервиса. К примеру, анализ рынка кофеен четко показывает смещение потребительского спроса от среднего уровня к более бюджетному.

Помимо этого, падение реального уровня доходов населения явно сказывается на покрытии предложений общественного питания. Итогом в данном случае является снижение качества готовой продукции, поскольку предприятия вынуждены экономить на материально-техническом обеспечении и качестве продукции.

В итоге наблюдается замкнутый круг – население начинает приобретать более дешевые блюда, предприятие начинает экономить на продуктах, посетителям не нравится сервис и блюда, и выручка снижается.

Подводя итоги 2017 года и сравнивая их с динамикой 2018 года, аналитики отмечают, что обороты общепита показали общее снижение на 5.5 процента. Отрицательными показателями отрасль не характеризовалась последние шесть лет. Низкий уровень ключевого индикатора индустрии объясняется увеличение кредитной нагрузки на предприятия общественного питания [8].

Наибольшее падение показали предприятия среднего ценового сегмента. Падение сегмента отрасли, по данным исследовательского агентства РБК. Research, составило 12.4 процента. Вместе с этим поменялись и предпочтения самих потребителей, больше половины из них теперь предпочитают остаться дома (56%), нежели проводить свободное время в кафе. Констатируя данные рейтинговых агентств, ухудшение ситуации наблюдается во всех сферах общественного питания:

Для того, чтобы стать более конкурентоспособной, организация, предоставляющая услуги общественного питания, должна отличаться непрерывностью процесса торговли, ритмичным сбытом товаров собственного изготовления и сторонней продукции потребителям, так, чтобы предлагаемая продукция отвечала ассортиментным, количественным и качественным запросам потребителей. В этой связи в организации общественного питания создаются товарные запасы, которые представляют собой часть совокупной товарной массы, поступающей в сферу обращения, а за оптимизацию их поступления отвечает служба снабжения предприятия [2, c. 55].

Любой сотрудник производства приведет достаточное количество обоснований в пользу увеличения уровня запасов. Но также каждый управляющий предприятием понимает, что излишние запасы – это «замороженные» денежные средства и как следствие сокращение прибыли. А отсутствие необходимого уровня запасов приводит к ряду существенных потерь для предприятия: от срывов⁴² заказных банкетов и праздников до перебоев производства, и упущенной прибыли [30].⁴²

Все участники движения⁴² материальных запасов от поставщика до производственных подразделений предприятия вносят свою составляющую в формирование уровня запасов.⁴²Запасы каких-либо предметов или ресурсов, задействованных в деятельности предприятия¹³ общественного питания, называются товарно-материальными запасами.

В свою очередь вся совокупность способов и правил регулирования данной группой запасов называется «системой управления товарно-материальными запасами¹³ в организации общественного питания». Данная система управления позволяет осуществлять контроль над уровнями запасов, и выявлять какие уровни нуждаются в поддержке¹³ [6, c. 77].

Данная необходимость обусловлена следующими принципами [2, c. 62]:

1. Необходимость в обеспечении определенного уровня независимости собственной производственной деятельности. Товарно-материальный запас позволяет обеспечить гибкость производства¹³ ;

2. Необходимость в обеспечении независимости каждого рабочего места в организации общественного питания. Время, необходимое для осуществления однородных операций, неодинаковое для каждого изделия. Следовательно, наличие на рабочем месте запаса определенных¹³ продуктов позволяет компенсировать задержку¹³ в приготовлении при превышении нормативного значения времени на выполнение какой-либо операции. Данный механизм позволяет обеспечить беспрерывный процесс производства;

3. Обеспечение учета колебаний спроса на производимую продукцию. В том случае, если спрос на производимую продукцию перманентен, предприятие имеет возможность производить данную продукцию точно в соответствии с данным спросом¹³ , например, сезонные блюда в предприятия общественного питаниях (однако это не обязательно является экономически оправданным шагом). Как правило, выявленный уровень спроса не является абсолютным значением, вследствие чего возникает необходимость в сглаживании его колебаний. Именно для сглаживания колебаний спроса предприятию необходимо поддерживать целесообразный запас готовой продукции;¹³

4. Необходимость в обеспечении гибкости производственного процесса. Товарно-материальные запасы дают возможность ослабить давления на систему производства со стороны объема выпуска. Определённый запас обеспечивает возможность увеличения времени на подготовку к выпуску продукции, следствием чего является выпуск более объемной партии продукции, по средствам планирования более дешевого и равномерного производственного процесса;

5. Необходимость в обеспечении защиты от логистических проблем, в частности от проблем с цепями поставок сырья и материалов. В силу множества причин предприятие может быть подвержено перебоям в поставках каких-либо материалов. В качестве основных причин стоит привести дефицит материалов у поставщика, проблемы с продолжительностью доставки¹³ и утерю заказа;

6. Преимущества экономически оправданной величины заказа на закупку. Данный принцип обусловлен тем, что размещение заказа всегда связано с дополнительными расходами, в частности на¹³ хранение скоропортящейся продукции, на пересылку, на затраты труда и так далее.

Следовательно, при увеличении объема отдельно взятых заказов снижается общее количество размещаемых заказов, следовательно, снижается стоимость их обеспечения на предприятии. Более того, соблюдение данного принципа позволяет снизить расходы на доставку, так как стоимость доставки единицы продукции снижается при ее общем увеличении¹³ .

Таким образом, причинами, которые обуславливают предприятия общественного питания необходимость формирования запасов, являются следующие [1, c. 53]:

обеспечение непрерывности процессов обращения;

регулирование сезонных колебаний производства и потребления;

преобразование производственного ассортимента в торговый;

образование страховых резервов и пр.

К основным функциям запасов относят:

обеспечение воспроизводства предприятия сферы общественного питания, с протеканием процессов перманентного формирования и расходования запасов;

удовлетворение платежеспособного спроса возможных потребителей, выступая в качестве формы товарного предложения;

выравнивание соотношения между параметрами спроса и предложения.

Товарные запасы можно охарактеризовать как быстро реагирующий на колебания рынка индикатор его конъюнктуры. Одновременно, запасы являются основным участником процессов регулирования рынка, приводящим в равновесие спрос и предложение, посредством осуществления различных мероприятий и акций. Организациям общественного питания необходимо поддерживать запас обязательного ассортимента товаров, отвечающих запросам и спросу со стороны потребителей. При неоптимальной или неграмотной политике управления запасами может возникнуть две ситуации (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 – Последствия неоптимальной системы управления запасами предприятия общественного питания

Согласно назначению, запасы, образующиеся в организациях общественного питания, можно классифицировать на текущие запасы, сезонные запасы, страховые запасы, спекулятивные запасы. Текущие товарные запасы являются базовой, постоянно поддерживаемой на определенном уровне и при этом быстро оборачивающейся частью запасов. Их необходимость обусловлена требованиями непрерывности процессов торговли между периодами поставок следующих партий запасов.

Операционные запасы следует тщательно планировать и вовремя пополнять. Это связано с тем, что¹³¹ основная категория продукции в общественном питании относится к скоропортящимся продуктам. Организация общественного питания должна обладать нужным уровнем запасов на определенное число дней, согласно графику производства и реализации продукции. при этом планирование потребности в запасах должно производиться так, чтобы не было их нехватки или пролеживания [5, c. 66].

Так как завышенный уровень и пролеживание запасов приводит к замедлению их оборачиваемости, росту издержек хранения и реализации продукции, а также к снижению качества, порче и потерям товаров. Нехватка запасов вызовет перебои в изготовлении продукции в период ожидания следующей поставки и приведет к ограничениям в объеме сбыта товаров.

Существует категория запасов, называемая резервными запасами, создаваемая в организации для выравнивания возможных перебоев в транспортировке товаров, т.е. интервалов между их поставкой продуктов на производство и доставкой готовой продукции в места реализации.

Необходимо поддерживать расчетный уровень запасов и предусматривать их своевременное возобновление для бесперебойной реализации продукции.

Таким образом, запасы предприятия общественного питания являются своеобразным буфером, сглаживающим колебания в поставках продуктов и в продажах блюд. Размер этого буфера с одной стороны определяется целями предприятия общественного питания по уровню сервиса, а с другой – его финансовыми возможностями. Хорошей формулой идеальных запасов может быть такое определение – запасы оправданны только тогда, когда их отсутствие обходится дороже их хранения.

Затраты на хранения можно объединить в несколько групп.

1. Капитальные затраты, это затраты на отвлеченный капитал. Самым простым методом расчета считается метод альтернативных затрат.

2. Затраты, связанные с хранением. К этому виду затрат относят аренду складских помещений, затраты на электроэнергию, охрану, обработку запасов. Для предприятия общественного питания эти суммы обычно не являются критическими, т.к. сами по себе объемы хранения не такие большие.

3. Затраты, связанные с рисками. К рискам относят порчу, воровство, бой и т.д. Для предприятия общественного питания запасы это чаще всего продукты или алкоголь, поэтому и риски тут очень высокие. Все продукты имеют сроки годности. Если запас не использован в эти сроки, то его утилизируют. Каждый товар имеет свои условия хранения. Риски при хранении заморозки или алкоголя в несколько раз ниже рисков хранения товаров категории «Fresh». Прорабатывая меню нужно помнить и о такой составляющей его себестоимости, как затраты, связанные с хранением его ингредиентов.

Для того, чтобы рассчитать потери от недостаточного объема запасов необходимо выявить факторы, которые на них влияют:

1. Возможность оперативного дозаказа продукта. Если срок его поставки короткий, то в случае сокращения запасов «ниже минимума» его всегда можно возобновить и ничего страшного с точки зрения сервиса не случится – блюдо не встанет в «стоп-лист». Поэтому при расчете нужно помнить о сроках и условиях поставки продукта.

2. Меню заведения. Если продукт попал в стоп-лист и этого никто из гостей не заметил, то и ущерба нет. А если в стоп-лист попадет блюдо категории «ААА», то потери могут быть в разы больше затрат на хранение страхового запаса.

3. Наличие альтернативы или товара-заменителя.

Потенциальный ущерб от отсутствия запаса посчитать сложно и часто его заменяют понятием «репутационные риски» и уровень сервиса. В этом случае можно по стоимости хранения запасов под такие требования определить во сколько владельцу предприятия общественного питания обходится его имидж.

Управление запасами предприятия общественного питания можно назвать постоянной борьбой за их постоянное уменьшение. Согласно ключевому закону природы запасов их количество, при отсутствии жесткого контроля за ними, всегда стремится к увеличению.

В основе методологии управления запасами лежит теория запасов – раздел теории исследования операций, который исследует закономерности накопления и расходования материальных ресурсов и разрабатывает методы по оптимальному управлению ими. Рассматривая комплекс экономико-математических методов и моделей, используемых для оптимального управления запасами, следует выделить 3 основные группы:

методы анализа запасов;

методы оптимизации;

методы регулирования уровня запасов.

Наиболее известные методы анализа в управлении запасами − ABC и XYZ-анализ [9].

ABC-анализ предполагает дифференцирование всей номенклатуры наличных запасов на три группы в зависимости от¹³¹ вклада в конечный результат. Основную идею АВС-анализа запасов можно сформулировать следующим образом: надежный контроль 20 % позиций запаса позволяет на 80 % контролировать систему управления запасами. Это правило совершенно справедливо и к учету, и к управлению:

Группа А – 50-80% результата;

Группа B – 30-15% результата,

Группа С – 20-5% результата.

ABC-анализ запасов также разделяет весь ассортимент на три группы, только работает он не с позициями меню или бара, а с позициями хранения и переработки, листом утвержденных продуктов (ЛУП). Со всем тем, что ресторан закупает для нужд кухни и бара, исключая инвентарь, стекло, оборудование, бытовую химию и т.д.

Самым главным вопросом при проведении ABC-анализа запасов является «Что считать вкладом или как определить ценность номенклатурной единицы». Если при анализе продаж существуют классические и легко определяемые параметры (количество продаж, оборот, маржинальная прибыль), то с запасами такие параметры определить не просто.

XYZ-анализ – это классификация запасов на группы в зависимости от¹³¹ равномерности их отгрузки (расходования), к группе X относят запасы имеющие стабильные параметры спроса (коэффициент вариации до 10 %), Y – запасы, как правило, сезонного спроса (коэффициент вариации до 25 %), Z – спрос, на которые непредсказуем и нестабилен. ABC и XYZ группировка запасов позволяет вырабатывать различные подходы к управлению запасами для выделенных групп, что позволяет повысить эффективность системы управления запасами в целом. Методы оптимизации в управлении запасами

Среди методов оптимизации в логистике запасов наиболее распространен метод оптимального размера заказа, известный как формула Уилсона. Метод предполагает сопоставление затрат на пополнение и хранение запаса и определение такой величины и периодичности заказов, чтобы общая величина затрат на управление запасами была минимальна.

Существует три основных типа управления запасами, которые отличаются принципами пополнения запасов и способами обработки информации [33]:

- система с фиксированным размером заказа – его величина постоянная, а интервал доставки – переменный; заказ подается при снижении запаса по данному товару до критического уровня – точки запаса; размер заказа (партии) выбирается таким, чтобы общие издержки обращения были минимальными;

- модель с постоянным уровнем запасов базируется на постоянной величине запаса, а размер заказа является величиной переменной и рассчитывается как разница между предельным уровнем запаса и фактическим; предельный уровень запаса учитывает время доставки товара и наличие резервного запаса;

- модель с двумя уровнями запасов (двухбункерная) предусматривает минимальный и максимальный запасы товаров; заказ делается при достижении фактическим запасом уровня минимального, величина его должна обеспечить уровень второго бункера, т.е. максимального запаса; объем первого бункера в этой модели играет роль страхового запаса, который обеспечивает устойчивость системы [5].

Политика управления запасами —⁶⁵ составная часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающаяся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей с позиций наиболее эффективного осуществления операционного (производственно-коммерческого) цикла [10].

Разработка политики управления запасами осуществляется на предприятии по следующим основным этапам (³⁰ рис. 1.4).

Рисунок 1.4 – Этапы политики управления запасами В связи с изменением номинального уровня цен на товарно-материальные ценности в условиях инфляционной экономики, цены, по которым сформированы их запасы, требуют соответствующей корректировки к моменту производственного потребления или реализации этих активов. Если такая корректировка цен не будет произведена, реальная стоимость запасов этих активов будет занижаться, а соответственно будет занижаться и реальный размер инвестированного в них капитала. Это нарушит объективность оценки состояния и движения этого вида активов в процессе финансового менеджмента